Outlookでメールを作成していると、「行間が広すぎて読みづらい」「意図せず改行が詰まってしまう」など、行間に関する悩みを持つ人は多くいます。行間は読みやすさに直結する大切な要素であり、適切に調整できれば、ビジネスメールの印象が大きく改善します。本記事では、Outlookで行間を調整する具体的な方法を、初心者にもわかりやすく丁寧に解説します。Windows版Outlook、Web版Outlook、それぞれの設定方法や注意点もまとめているため、この記事だけで行間に関する悩みをすべて解決できます。
Outlookで行間が広くなる原因とは？
Outlookで行間が思ったように調整できない場合、多くは「制御できていない自動設定」や「HTML形式の仕様」によって起こります。特に以下が主な原因です。
①メール形式がHTMLになっている
HTML形式の場合、段落設定（スペース前・スペース後）が自動で適用されるため、Enterキーを押すたびに余分な行間が挿入されます。見た目は広がったように見えても、実際には段落間のスペースが生じているだけのケースが多いです。
②Shift＋Enterを使わずEnterのみを使っている
Outlookでは「Enter＝段落」「Shift＋Enter＝改行」というルールが適用されます。段落と改行はOutlook上で扱いが異なるため、Enterばかり使うと行間が広くなりがちです。
③Wordの設定が影響している場合
OutlookのエディタはWordと連動しているため、Wordの段落設定がOutlookに引き継がれて行間が広がるケースもあります。
まずはこうした原因を把握することで、後述する設定変更の効果がより理解しやすくなります。
Outlookで行間を調整する基本的な方法（Windows版）
Outlookアプリで行間を調整する最も一般的な操作方法は、メール作成画面で段落設定を変更することです。
■手順1：メール作成画面を開く
新規メールを開いた状態で、本文エリアをクリックします。
■手順2：「書式設定」タブを開く
上部のリボンメニューから 「書式設定」→「段落」 をクリックします。
■手順3：「段落」ダイアログで行間を設定
段落設定の詳細画面が開き、次の項目を修正できます。
- 間隔（スペース前／スペース後）
→ 0pt に設定すると余計な空白がなくなります。 - 行間（1行、1.5行、固定値、多倍数など）
→ 一般的には「1行」が最も自然です。 - 改行と段落の区別
→ 段落を増やしたくない場合、Shift＋Enterを使う。
■おすすめの設定
- 行間：1行
- スペース前：0pt
- スペース後：0pt
この3つを設定するだけで、行間はほぼ意図した状態になります。
EnterとShift＋Enterの違いを理解する（行間調整の最重要ポイント）
Outlookで行間が広がる原因の多くは、改行の方法が適切でないことです。
■Enterキー
- 「段落」を作成する
- 段落には自動的にスペースが追加される設定の場合、行間が広く見える
■Shift＋Enter
- 段落ではなく「改行」のみ
- 行間が詰まった自然な見た目になる
■使い分けの例
✔ 丁寧に段落を分けたい → Enter
✔ 文章内で行を少しだけ変えたい → Shift＋Enter
ビジネスメールでは、Shift＋Enterを適切に使うことで読みやすく、すっきりとしたメールが作れます。
Outlook Web版で行間を調整する方法
Web版Outlook（Outlook on the Web）では設定画面が異なりますが、行間の調整は可能です。
■手順1：メール作成画面を開く
ブラウザ版Outlookで新規メールを開きます。
■手順2：「その他のオプション」から書式設定を開く
編集バーにある 「…（その他）」→「段落オプション」 をクリック。
■手順3：行間やスペースの設定を変更
表示された設定から、
- 行間：1行
- スペース前／後：0
に変更します。
■注意点
Web版Outlookはバージョンによって表示が異なるため、段落設定がポップアップではなくリボン表示されるケースもあります。
行間が調整できない時の対処法（トラブルシューティング）
場合によっては、設定を変更しても行間が直らないことがあります。その際は以下の対処法が有効です。
■原因①：HTML形式による影響
対処法：メール形式を「テキスト形式」に変更して送信
ただし、装飾が消えるため注意が必要です。
■原因②：コピーした文章の書式が残っている
Wordやウェブサイトから文章をコピーした場合、余分なHTMLタグが行間調整を妨げます。
対処法：書式をクリアする
- メール本文を選択
- 「メッセージ」→「書式クリア」
■原因③：テンプレートの段落設定がおかしい
以前作成したテンプレートに段落のクセが残っている場合があります。
対処法：テンプレートを新規作成して設定を見直す
■原因④：Wordの段落設定がOutlookに影響している
OutlookとWordは書式エンジンを共有しているため、Word側で間隔が広い設定になっているとOutlookにも反映されます。
対処法：Wordの段落設定をデフォルトに戻す
行間を整えるとメールの印象が大きく変わる理由
行間は、単なる見た目だけでなくメールの読みやすさや伝わり方に直結します。
■理由1：読みやすさが段違いに向上する
行間が広すぎたり詰まりすぎていると、読み手はストレスを感じます。適切な行間は、さっと目を通しやすく、理解しやすいメールになります。
■理由2：ビジネスの印象が整う
余計な空白が多いメールは、「雑な書き方」「見直していない」という印象を与えることがあります。反対に行間が整っているメールは、丁寧で信頼感のある印象を与えます。
■理由3：社内外のコミュニケーションの質が上がる
読みやすいメールは誤解が生まれにくく、返信や共有がスムーズになります。結果として、コミュニケーション全体の効率が向上します。
行間調整をスムーズに行うためのおすすめ設定
Outlookを日常的に使うなら、以下の設定を行っておくことでミスを減らせます。
■おすすめ1：既定の段落設定を変更する
Outlookのオプションから、既定のスペース前／後を0ptに変更しておくと、毎回の手間が省けます。
■おすすめ2：文章入力の基本ルールを統一する
職場でOutlookを使っている場合、以下を共有するとトラブルが減ります。
- 行を変えるときはShift＋Enter
- 段落を変えるときはEnter
- コピペした文章は書式クリア
■おすすめ3：テンプレートも行間設定を統一する
共通テンプレートを使っている場合、行間設定がバラつくとメール全体が見づらくなります。テンプレートは必ず行間と段落設定を統一しましょう。
まとめ
Outlookの行間調整は、段落設定や改行方法の理解不足によって問題が起こるケースがほとんどです。
特に、Enter＝段落、Shift＋Enter＝改行 の違いを理解するだけで、行間の悩みは大きく改善します。
さらに、段落設定で「スペース前・後を0pt」に変更すれば、ビジネスメールに適したすっきりした見た目になります。
行間は読みやすさや印象を左右する大切な要素です。この記事で紹介した方法を取り入れることによって、Outlookでのメール作成がより快適で、相手に伝わりやすい文章が作れるようになります。