Gmailは日常的に使うメールツールですが、基本的な使い方だけではもったいないです。
便利な小技を活用すれば、メール管理の手間を減らし、より快適に作業を進められます。
本記事では、Gmailの隠れた便利機能や設定を10個紹介します。
これらを知っておけば、業務の効率化はもちろん、ストレスフリーなメール管理が実現できます。
目次
1. メールの送信を取り消す方法
Gmailでは、送信したメールを一定時間内なら取り消せます。
設定方法
- Gmailの「設定」→「すべての設定を表示」を開く
- 「全般」タブで「送信取り消し」の時間を設定（最大30秒）
- メール送信後、画面下の「取消」ボタンをクリック
2. ショートカットキーを活用する
Gmailには多数のショートカットキーがあり、マウス操作なしでスムーズにメール管理ができます。
主なショートカットキー
C：新規メール作成R：返信A：全員に返信F：転送E：アーカイブ
有効化手順
- 「設定」→「すべての設定を表示」→「全般」
- 「キーボードショートカット」を「オン」にする
3. メールをスヌーズして後で確認
重要なメールを後で確認したいときは「スヌーズ」機能が便利です。
使い方
- メール一覧でスヌーズしたいメールを選択
- 画面上部の「時計アイコン（スヌーズ）」をクリック
- リマインドしたい日時を選択
4. 特定の送信者からのメールを自動分類する
フィルタ機能を使えば、特定の送信者や件名のメールを自動分類できます。
設定手順
- 検索バーの右側にある「フィルタを作成」アイコンをクリック
- 条件を設定（例：「from:example@example.com」）
- 「フィルタを作成」→「ラベルを付ける」「迷惑メールにしない」などのアクションを選択
5. Gmailのラベル機能で整理整頓
Gmailでは「フォルダ」ではなく「ラベル」を使ってメールを管理できます。
ラベルの作成方法
- 左サイドバーの「ラベルの作成」をクリック
- ラベル名を入力し「作成」
- メールに適用することで、分類しやすくなる
6. 署名を設定してメールのやり取りをスムーズに
メールの署名をあらかじめ設定しておけば、毎回入力する手間が省けます。
設定方法
- 「設定」→「すべての設定を表示」→「全般」
- 「署名」の項目で新しい署名を作成
- 「保存」を押して適用
7. スマートリプライで返信を素早く
GmailにはAIが自動で返信候補を提案する「スマートリプライ」機能があります。
有効化手順
- 「設定」→「すべての設定を表示」→「全般」
- 「スマートリプライ」をオンにする
8. 重要なメールにスターをつけて目立たせる
後で確認したいメールには「スター」をつけることで、すぐに見つけられます。
方法
- メール一覧でスターをクリック
- 重要なメールを「スター付き」フォルダで管理
9. 自動返信を設定して不在時の対応を楽に
長期休暇や出張時に自動で返信を送れる機能があります。
設定方法
- 「設定」→「すべての設定を表示」→「全般」
- 「不在通知をオン」にし、返信メッセージを入力
- 期間を設定し「保存」
10. オフラインでもGmailを使う
ネット環境がなくても、Gmailをオフラインで使用できます。
設定手順
- 「設定」→「すべての設定を表示」→「オフライン」
- 「オフラインメールを有効にする」を選択
- データの保存方法を設定し「変更を保存」
まとめ
Gmailには便利な機能がたくさんあります。
今回紹介した10個の小技を活用すれば、作業効率がアップし、メール管理がよりスムーズになります。
ぜひ実践してみてください！