パソコンで文書や資料を印刷する際、印刷プレビューではきれいに表示されているのに、実際に印刷してみるとズレていたり、文字が途切れていたり、余白がおかしかったりといったトラブルに遭遇することがあります。特にWordやExcel、PDFなどで発生しやすいこの問題は、原因を知っておくことで未然に防ぐことができます。この記事では、「印刷プレビュー」と「実際の印刷結果」が異なる原因と、それぞれの解決方法について詳しく解説します。
印刷プレビューとは何か？基本をおさらい
印刷プレビューとは、画面上で印刷される内容を事前に確認できる機能です。Microsoft WordやExcel、PDFビューアなど、ほとんどのソフトに搭載されており、レイアウトの確認や余白のチェックに便利です。
しかし、印刷プレビューはあくまで「予測」であり、プリンタの設定やドライバの仕様、フォントなどの環境要因によって、実際の出力結果と異なることがあります。まずはこの点を理解しておくことが大切です。
よくあるズレや不具合のパターンとは？
テキストが印刷されない・途中で切れる
印刷プレビューでは全文見えていても、実際の印刷結果では文字が切れていたり、余白に収まりきっていないことがあります。これはプリンタの印刷可能領域が関係しています。
画像が位置ズレする、切れる
画像や図形がページ内に収まらずズレていたり、上下が切れてしまうこともあります。特にExcelで多い現象で、セルの幅と用紙サイズのズレが原因のことが多いです。
改ページ位置が変わる
WordやExcelでは、プレビュー上のページ区切りと、印刷された用紙の実際の区切り位置がズレる場合があります。改ページの自動設定が効いていない、またはフォントサイズの違いで起きることもあります。
プリンタ設定が原因のケースとその対処法
プリンタには「余白」や「拡大縮小」などの設定があります。これがソフト側の設定と一致していない場合、印刷結果がプレビューと異なることがあります。
対処法：
- プリンタのプロパティで「拡大縮小印刷」をオフにする
- 「フチなし印刷」などの特殊設定を確認する
- 「用紙サイズ」と「印刷サイズ」が一致しているかチェックする
Word・Excel・PDFでよくある問題と設定の見直し
Wordの場合
- 「ページ設定」の余白が印刷可能領域を超えていると、印刷時に自動調整が入る
- 使用フォントがプリンタに対応していない場合、代替フォントで印刷され、文字幅が変わる
対策：
- 余白設定を「狭い」や「ユーザー設定」で再確認
- 使用フォントは「MS明朝」「Arial」など標準フォントを選ぶ
Excelの場合
- 印刷範囲が正しく設定されていないと、見えない部分が出る
- カラム幅や行の高さが実際の用紙サイズに合っていないことがある
対策：
- 「印刷範囲の設定」と「改ページプレビュー」で確認
- 「ページレイアウト」→「拡大縮小印刷」でA4一枚に収める設定を使う
PDFの場合
- Adobe Acrobatやブラウザでの印刷設定に違いがある
- 用紙サイズが「A4」ではなく「レター」になっていることが多い
対策：
- 「実際のサイズ」で印刷するよう設定
- 「ページサイズに合わせて印刷」などのチェックを外す
ソフトウェアとプリンタドライバの非互換
使用しているプリンタドライバが古かったり、ソフトウェア側との互換性に問題があると、プレビュー通りに印刷できないことがあります。
対策：
- プリンタドライバを最新のものにアップデートする
- Windowsの更新後にプリンタ設定がリセットされていないか確認
解決のためのチェックリスト
- 用紙サイズは一致しているか？
- 印刷範囲・改ページの設定は正しいか？
- 使用フォントに問題はないか？
- プリンタの拡大縮小設定はオフになっているか？
- 最新のプリンタドライバを使っているか？
この5つを順にチェックしていけば、ほとんどの印刷ズレは解消できます。
最後に：トラブルを防ぐコツ
印刷ミスを未然に防ぐには、以下のような小さな工夫が役立ちます。
- 「PDFとして保存」で一度出力してから印刷する
- テスト印刷を1枚だけしてみる
- 印刷前に「実際のサイズ」で表示するプレビューを使う
こうしたひと手間で、失敗印刷を減らすことができます。印刷物を多く扱う職場や、プレゼン資料など重要な文書では特に意識したいポイントです。
まとめ
印刷プレビューと実際の印刷結果が異なる原因は、ソフト側の設定ミス、プリンタ設定の違い、ドライバの問題などさまざまです。しかし、原因を知り、正しく設定を見直すことで、多くの印刷トラブルは防ぐことができます。印刷の品質にこだわりたい方は、日頃から設定確認を習慣にしておくと安心です。