Excel条件付き書式の使い方｜見やすい表を自動で作るテクニックを徹底解説

Excelで作業をしていると、「特定の条件に応じてセルの色を変えたい」「数字が基準を超えたときに強調表示したい」と感じることはありませんか？
そんなときに役立つのが「条件付き書式」です。Excelに標準搭載されている機能で、あらかじめ設定した条件に合ったセルの見た目を自動で変更できます。

このブログでは、初心者の方でもすぐに使えるように、条件付き書式の基本的な使い方から、応用テクニックまでをわかりやすく解説します。日々の業務やデータ分析を効率化したい方は、ぜひ最後までご覧ください。

条件付き書式とは？

条件付き書式とは、指定した条件に合ったセルの書式（色やフォント、アイコンなど）を自動で変更できるExcelの機能です。
例えば、「売上が100万円を超えたセルだけ緑色にする」や「在庫が10個以下のとき赤字で表示する」など、視覚的に強調したいデータの見える化が簡単にできます。

条件付き書式を使うことで、データの中から重要なポイントを一目で確認できるようになり、作業効率が格段に向上します。

まず、条件付き書式を適用したいセル範囲を選択します。例えば、A2〜A10の範囲に売上データが入っている場合は、その範囲をドラッグして選択しましょう。

「ホーム」タブにある「条件付き書式」→「セルの強調表示ルール」または「上位/下位ルール」などをクリックします。

表示されるメニューから「指定の値より大きい」「文字列が含まれる」などのルールを選び、必要な値を入力します。書式（文字色、背景色など）もあわせて設定しましょう。

OKボタンを押すと、条件に合ったセルに自動的に書式が適用されます。設定を変更したい場合は、再度「条件付き書式」→「ルールの管理」で編集できます。

「セルの強調表示ルール」→「指定の値より大きい」を使えば、閾値を超えたデータをすぐに強調できます。

「セルの強調表示ルール」→「等しい」→ 値を空欄に設定することで、空白セルをハイライトできます。

「日付ルール」→「昨日」「先週」などの選択が可能。納期の管理やスケジュール調整に便利です。

「セルの強調表示ルール」→「重複する値」で、同じ内容のセルに色が付きます。名簿管理やデータクリーニングで重宝します。

「上位/下位ルール」→「上位10項目」「下位10%」などを選ぶことで、ランキングやパフォーマンス分析が簡単にできます。

条件付き書式では、数式を使って自由度の高いルールを作ることもできます。

このように数式を使えば、複雑な条件でも自在に書式を設定できます。

・範囲の指定ミスや、数式内のセル参照の相対/絶対が誤っている可能性があります。
・特に複数行にまたがる場合は、$の位置に注意しましょう。

・複数の条件が重なると、最後に設定されたルールが優先されます。
・「ルールの管理」から優先順位を変更できます。

・大量の条件付き書式を使いすぎると、ファイルが重くなることがあります。
・使わないルールは定期的に削除しましょう。

月別・担当者別の売上金額に対して、目標達成しているセルだけ緑で表示すれば、営業会議での説明がしやすくなります。

在庫が一定数を下回ったときに赤くする設定をすれば、補充のタイミングを見逃しません。

始業時刻より後の打刻時間に色をつけることで、視覚的に把握できます。

Excelの条件付き書式は、データの重要なポイントを一目で把握できるようにする非常に便利な機能です。
基本操作から数式を使った応用まで覚えておくと、表現力や業務効率が大きく向上します。

まずは簡単なルールから試し、徐々に応用へとステップアップしていきましょう。
「見せるExcel」を目指して、ぜひ日常業務に取り入れてみてください。