表計算ソフトといえばExcelを思い浮かべる方が多いかもしれませんが、近年はGoogleスプレッドシートを業務で使う場面も急速に増えています。
Googleスプレッドシートは「Excelの代替」ではなく、Excelにはない独自の関数や機能を数多く備えているのが大きな特徴です。
特に、Webとの連携や複数人での共同作業、データの自動取得・整形といった点では、Googleスプレッドシートならではの強みがあります。
本記事では、Excelには存在しない、もしくはExcelより圧倒的に便利なGoogleスプレッドシート専用の関数を厳選して紹介します。
日々の業務効率を上げたい方、Excel作業に限界を感じている方は、ぜひ参考にしてください。
IMPORTRANGE関数｜別スプレッドシートのデータを簡単に参照できる
IMPORTRANGE関数は、別のGoogleスプレッドシートからデータを直接取得できる関数です。
Excelでは、別ファイルを参照する場合にリンク設定やファイル管理が必要になりますが、GoogleスプレッドシートではURLを指定するだけで完結します。
IMPORTRANGEの最大のメリットは、元データが更新されると参照先も自動で更新される点です。
たとえば、
・売上管理用シート
・在庫管理用シート
・メンバーごとの作業進捗シート
などを分けて管理している場合でも、1つの集計シートに最新情報を自動で反映できます。
複数人で別々に管理しているシートをまとめたい場合にも非常に相性がよく、「集計専用シート」を作る文化を支えている関数といえます。
QUERY関数｜関数だけでデータベースのような抽出ができる
QUERY関数は、Googleスプレッドシートを語るうえで欠かせない存在です。
この関数を使うと、SQLに近い感覚でデータの抽出・並び替え・集計ができます。
ExcelでもFILTERやSUMIFSなどを組み合わせれば似たことは可能ですが、QUERY関数の強みは
・条件指定
・並び替え
・集計
を1つの関数でまとめて記述できる点です。
特に、
・特定条件のデータだけを一覧化したい
・月別、担当者別に集計したい
・並び替えと集計を同時に行いたい
といったケースでは、Excelよりも圧倒的にシンプルに記述できます。
関数が長くなりがちなExcelに比べ、見た目もロジックも整理しやすいのがQUERY関数の魅力です。
GOOGLEFINANCE関数｜株価や為替を自動取得できる
GOOGLEFINANCE関数は、株価・指数・為替レートなどの金融データを自動取得できる関数です。
Excelでは、外部アドインやWebクエリを使う必要があり、初心者にはややハードルが高い分野ですが、Googleスプレッドシートでは非常に簡単に扱えます。
この関数を使えば、
・株価の現在値
・過去の株価推移
・為替レート
などを自動で取得し、常に最新の状態に保てます。
投資管理用のシートや、簡易的な資産管理表を作る際には特に便利で、「手動更新が不要」という点が大きな強みです。
IMPORTXML関数｜Webページから情報を直接取得する
IMPORTXML関数は、Webページ上の情報をXPathで指定して取得できる関数です。
これはExcelには存在しない、Googleスプレッドシートならではの強力な機能です。
たとえば、
・Webサイトに掲載されている価格情報
・ランキングデータ
・定期的に更新される数値
などを、スプレッドシートに直接取り込むことができます。
これにより、
「Webを見てコピー＆ペーストする作業」
を大幅に削減できます。
定期的な情報収集や簡易的なデータスクレイピング用途として、非常に重宝される関数です。
IMPORTDATA関数｜CSVやTSVをそのまま読み込める
IMPORTDATA関数は、URLで公開されているCSVやTSVファイルを直接読み込める関数です。
Excelでは、ファイルを一度ダウンロードしてから開く必要がありますが、GoogleスプレッドシートではURL指定だけで完結します。
この関数を使うと、
・公開データ
・統計データ
・社内で共有しているCSV
などをリアルタイムに反映できます。
特に、定期更新されるCSVデータを扱う場合には、手動作業をほぼゼロにできるのが大きなメリットです。
ARRAYFORMULA関数｜数式を一括適用できる
ARRAYFORMULA関数は、1つの数式で複数行に一気に処理を適用できる関数です。
Excelでは、数式をコピーして下まで貼り付けるのが一般的ですが、ARRAYFORMULAを使えばその作業が不要になります。
行が増えても自動で計算対象に含まれるため、
・データ件数が増減する表
・フォーム連携で自動追加されるデータ
といったケースで特に効果を発揮します。
「数式のコピーミス」や「貼り忘れ」を防げる点も、業務上の大きなメリットです。
SPLIT関数｜区切り文字で一瞬で分割
SPLIT関数は、指定した文字でセルの内容を分割する関数です。
Excelにも似た機能はありますが、Googleスプレッドシートでは関数として非常に直感的に使えます。
たとえば、
・姓と名を分けたい
・カンマ区切りのデータを分解したい
・URLやメールアドレスを分割したい
といった作業を一瞬で終わらせることができます。
ARRAYFORMULAと組み合わせることで、大量データの一括分割も簡単に行えます。
FLATTEN関数｜縦横に散らばったデータを1列にまとめる
FLATTEN関数は、複数行・複数列に分かれたデータを1列にまとめる関数です。
これはExcelには存在しない、Googleスプレッドシート特有の便利機能です。
アンケート結果やチェックリストなど、
・縦横に配置された値を集計したい
・重複チェックや一覧化をしたい
といった場面で非常に役立ちます。
データ整形の自由度が大きく広がる関数といえるでしょう。
まとめ
Googleスプレッドシートには、Excelにはない、もしくはExcelよりも直感的で強力な関数が数多く用意されています。
特に、
・外部データとの連携
・Web情報の取得
・一括処理
・自動更新
といった分野では、Googleスプレッドシートの方が圧倒的に有利です。
Excelに慣れている方ほど、最初は戸惑うかもしれませんが、これらの関数を使いこなせるようになると、
「なぜ今までExcelだけで頑張っていたのか」
と感じる場面も増えてくるはずです。