「説明がうまくいかない」「自分の話が伝わりにくい」と悩んでいませんか？
効果的な説明には、話し手と聞き手が同じ理解を持つための「前提条件の共有」と、話の流れを整える「PREP法」の活用が欠かせません。
この記事では、前提条件を揃える重要性と、PREP法を使って説得力のある説明を行うための具体的な手順を解説します。ビジネスや日常会話で役立つ例文もご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
1. 説明の前に前提条件を揃える重要性
説明が伝わらない原因の多くは「前提条件の不一致」です。前提条件とは、話の土台となる背景情報や基本的な知識を指します。聞き手と話し手が前提を共有していないと、理解のズレが生じます。
前提条件を揃えるためのポイント
- ターゲットの理解度を把握する：聞き手がどの程度の知識を持っているかを確認する。
- 必要最低限の情報を共有する：専門用語や業界知識は事前に説明する。
- 共通認識を確かめる：重要なポイントは相手に確認する。
例文1：
「今回の提案では、弊社の新サービス『スマートコネクト』を導入する効果について説明します。『スマートコネクト』は、複数の業務システムを一つに統合するクラウドサービスです。」
このように、話の冒頭で前提となる情報を提示すると、聞き手が内容を理解しやすくなります。
2. PREP法とは？説明の構成を整える基本フレームワーク
PREP法は、**Point（結論）→Reason（理由）→Example（具体例）→Point（再度結論）**の流れで説明を行う手法です。論理的かつわかりやすい構成になるため、ビジネスのプレゼンや日常会話にも最適です。
PREP法の構成
- Point（結論）：最初に結論を述べる。
- Reason（理由）：結論を支える理由を説明。
- Example（具体例）：理由を裏付ける具体的な例を紹介。
- Point（再度結論）：最後に再び結論を述べる。
例文2：
Point：「オンライン会議ツールの導入をおすすめします。」
Reason：「出張費を削減でき、業務効率が向上するからです。」
Example：「実際、昨年導入したA社では、出張費が30％削減され、生産性が15％向上しました。」
Point：「したがって、当社でもオンライン会議ツールを導入することを強く推奨します。」
3. 前提条件＋PREP法で説明する手順
前提条件を揃えた上でPREP法を活用することで、さらに理解されやすい説明が可能になります。
ステップ1：聞き手の理解度を確認する
説明を始める前に、相手の知識レベルや背景を把握します。
例文3：
「これからマーケティング施策についてお話ししますが、『リード獲得』や『コンバージョン率』という言葉はご存じでしょうか？」
ステップ2：必要な前提条件を共有する
必要な情報を簡潔に説明します。
例文4：
「リード獲得とは、商品やサービスに興味を持つ見込み顧客の情報を集めることです。コンバージョン率は、訪問者のうち実際に購入などの行動を取った人の割合を指します。」
ステップ3：PREP法で説明を構成する
前提が揃ったら、PREP法で説明します。
例文5：
Point：「新しいマーケティングツールの導入をおすすめします。」
Reason：「ターゲット層の分析機能が強化され、効果的な施策を実行できるためです。」
Example：「B社では導入後、ターゲット層の理解が深まり、売上が20％アップしました。」
Point：「したがって、当社でも新しいマーケティングツールの導入を検討すべきです。」
4. PREP法を使う際の注意点
1. 結論を明確にする
PREP法では最初に結論を述べるため、あいまいな表現は避け、はっきりとした主張を心がけましょう。
2. 理由は簡潔に説明する
理由が複雑すぎると、聞き手が混乱します。必要な情報を簡潔に述べることが大切です。
3. 具体例は相手がイメージしやすい内容を選ぶ
聞き手の立場を考え、理解しやすい具体例を提示します。
5. まとめ
説明の際には、聞き手との前提条件を揃えてから、PREP法を使って話を組み立てることが効果的です。
前提条件を揃えることで理解のズレを防ぎ、PREP法を使うことで相手に伝わりやすく、説得力のある説明が可能になります。
ぜひ、日常会話やプレゼンテーションの場で実践してみてください。