ビジネスシーンで書類の到着を確認するメールは、相手に失礼のないように配慮しながら簡潔に書く必要があります。
このようなメールは、誤解を避けるための重要なツールでもあります。
本記事では、書類到着確認メールの基本的な書き方から、実際に使える文例まで詳しく解説します。
これを参考にすれば、ビジネスマナーに適したスムーズなやり取りが可能になります。
1. 書類到着確認メールの基本ルールとは？
書類到着確認メールは、相手が確実に受け取ったかを確認するために送るメールです。
相手に負担をかけず、簡潔に要件を伝えることが重要です。
以下の3つのポイントを押さえましょう：
- 相手への感謝を冒頭で述べる
- 到着確認をシンプルに依頼する
- 確認をお願いする期限を明示する
2. 書類到着確認メールを書く際の注意点
メールを書く際に気をつけるべき点は以下の通りです：
- 敬語を正しく使う：失礼のない言葉遣いを心がける
- 簡潔に書く：長文にならないように要点を絞る
- トーンに注意する：急かしている印象を与えない
3. 書類到着確認メールの構成とポイント
メールは以下の構成で書くとスムーズです：
- 挨拶文：例）「いつもお世話になっております」
- 感謝の一言：例）「お忙しい中、書類をご対応いただき、ありがとうございます」
- 要件の伝達：例）「先日お送りした書類の到着確認をさせていただきたく存じます」
- 返信依頼：例）「お手数をおかけしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします」
- 結びの挨拶：例）「どうぞよろしくお願いいたします」
4. 実際に使える文例5選
文例1
件名：書類の到着確認について
本文：
○○様
いつもお世話になっております。
先日、○月○日に発送いたしました「〇〇書類」について、ご確認いただけましたでしょうか。
お忙しいところ恐れ入りますが、到着の有無をお知らせいただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
文例2
件名：書類到着確認のお願い
本文：
○○様
お世話になっております。
○月○日に郵送いたしました「〇〇書類」ですが、無事にお手元に届いておりますでしょうか。
念のため確認させていただきたくご連絡申し上げました。
ご確認いただきましたら、お手数ですがご一報いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
文例3
件名：書類受領のご確認をお願いいたします
本文：
○○様
いつもお世話になっております。
先日発送いたしました「〇〇書類」について、到着の確認をお願い申し上げます。
お忙しい中恐縮ではございますが、ご確認の上、ご返信いただけますようお願い申し上げます。
何卒よろしくお願いいたします。
文例4
件名：〇〇書類の到着について
本文：
○○様
お世話になっております。
先日送付しました「〇〇書類」が無事に到着しているか確認のためご連絡いたしました。
お忙しいところお手数をおかけしますが、到着のご連絡をいただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
文例5
件名：書類到着の確認のお願い
本文：
○○様
お世話になっております。
○月○日に送付しました「〇〇書類」について、到着確認のためご連絡差し上げました。
お手数をおかけいたしますが、問題なく届いているかお知らせいただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。
5. 書類到着確認メールをスムーズに送るコツ
- 件名で要件を明確にする：簡潔な件名で相手に意図を伝えましょう
- 返信しやすい文面を心がける：相手の負担を軽減するため、「到着の有無のみで結構です」など簡単な回答を促す文言を追加する
- 返信期限を伝える：例）「〇月〇日までにご連絡いただけますと幸いです」