留守番電話は、会社とお客様をつなぐ重要なコミュニケーション手段の一つです。特に営業時間外や担当者が不在の場合、留守番電話の内容次第で会社の印象が大きく変わります。適切で分かりやすいメッセージを設定することで、顧客に安心感を与え、信頼を築くことができます。この記事では、会社の留守番電話メッセージを作成する際のポイントと、実際に使える文例を5つ紹介します。
1. 留守番電話の重要性：顧客に安心感を与えるために
留守番電話は、お客様が会社に連絡をした際に最初に触れるポイントの一つです。丁寧で明確なメッセージがあれば、顧客に安心感を与え、信頼を築く一助となります。一方で、不適切なメッセージは顧客の不満や不信感を招く可能性もあります。そのため、留守番電話は単なる機能ではなく、会社の「声」として捉えましょう。
2. 会社の留守番電話を作成する際のポイント
留守番電話のメッセージを作成する際には、以下のポイントを意識しましょう。
- 簡潔でわかりやすい内容にする
- 会社名や担当部署を明確に伝える
- 折り返しの連絡方法を提示する
- 感謝の気持ちを込める
- 柔らかく丁寧な口調を心がける
3. 具体的な文例5選：状況に応じた使い方
文例1：営業時間外の場合
「お電話ありがとうございます。こちらは〇〇株式会社でございます。本日は営業時間外のため、対応ができません。営業時間は平日の午前9時から午後6時までです。お手数ですが、後ほどおかけ直しいただくか、発信音の後にお名前とご連絡先をお残しください。折り返しご連絡いたします。」
文例2：担当者が不在の場合
「お電話ありがとうございます。〇〇株式会社の△△部でございます。現在、担当者が不在にしております。お急ぎの場合は、発信音の後にお名前とご連絡先、簡単なご用件をお残しください。担当者より折り返しご連絡させていただきます。」
文例3：全社的な休業日のお知らせ
「こちらは〇〇株式会社です。本日は全社的な休業日となっております。ご不便をおかけし、申し訳ございません。通常営業は〇月〇日から再開いたしますので、恐れ入りますが再度ご連絡をお願い申し上げます。」
文例4：繁忙期の対応メッセージ
「お電話ありがとうございます。〇〇株式会社でございます。現在、多くのお問い合わせをいただいており、対応にお時間をいただいております。お急ぎの方は、発信音の後にお名前とご連絡先をお残しください。順次折り返しご連絡いたします。」
文例5：特定のサービスに関する問い合わせの場合
「お電話ありがとうございます。〇〇株式会社の△△部です。現在、□□に関するお問い合わせが集中しており、対応が遅れる場合がございます。お急ぎの場合は、弊社ホームページのお問い合わせフォームをご利用いただけますと幸いです。」
4. 留守番電話で避けるべきNGフレーズとは？
- 「ただいま電話に出ることができません」：理由を具体的に述べる方が信頼感が生まれます。
- 「メッセージを残しても対応できない場合があります」：対応に前向きな姿勢を示すことが重要です。
- 長すぎるメッセージ：聞き取りにくく、顧客が途中で電話を切る可能性があります。
5. まとめ：留守番電話の適切な設定が会社の信頼を高める
留守番電話は、会社の印象を左右する重要なポイントです。適切なメッセージを設定し、顧客に信頼感を与えることで、より良い関係性を築くことができます。この記事で紹介した文例やポイントを活用し、顧客満足度の向上に役立ててください。