仕事を進めるうえで欠かせないのが「上司への承認依頼」です。
企画書の提出、稟議書の申請、スケジュール変更、経費精算など、さまざまな場面で承認を求める必要があります。しかし、伝え方を間違えると「要点が分からない」「判断しづらい」と感じさせてしまい、承認が遅れたり、差し戻しになったりすることも少なくありません。
本記事では、上司に承認を依頼する際の基本マナーから、メール・口頭・チャットで使える具体的な例文、承認されやすくなるコツまでをわかりやすく解説します。ビジネス初心者の方でもすぐに実践できる内容になっていますので、ぜひ日々の業務に役立ててください。
上司に承認を依頼する場面とは
上司への承認依頼は、ビジネスのあらゆる場面で発生します。
代表的な例としては、次のようなケースがあります。
・企画書や提案書の提出前
・稟議書や社内申請書の決裁
・スケジュールや納期の変更
・経費精算や備品購入の申請
・取引先への連絡内容の確認
これらはいずれも、上司が最終的な判断や責任を持つ事項です。そのため、単に「見てください」「承認お願いします」と伝えるだけでは不十分で、判断材料を整理して伝える姿勢が求められます。
承認依頼で押さえるべき基本マナー
承認依頼をする際には、内容以前に「姿勢」や「配慮」が重要です。以下のポイントを意識するだけで、上司からの印象は大きく変わります。
まず大切なのは、結論を先に伝えることです。
忙しい上司にとって、何を承認すればよいのかが一目で分かることは非常に重要です。
次に、理由や背景を簡潔にまとめることです。
なぜ承認が必要なのか、承認しない場合にどのような影響があるのかを簡単に補足すると、判断しやすくなります。
最後に、期限や希望時期を明確に伝えることです。
「お手すきの際に」だけでは、後回しにされてしまう可能性があります。
上司が承認しやすい依頼文の構成
承認されやすい依頼文には、共通した構成があります。基本は次の流れです。
- 簡単な挨拶
- 承認をお願いしたい内容（結論）
- 理由・背景・補足説明
- 期限や対応希望日
- 締めの言葉
この構成を意識することで、読みやすく、判断しやすい文章になります。
メールで使える承認依頼の例文
メールは記録に残るため、丁寧かつ簡潔な表現が求められます。
例文① 基本的な承認依頼
お疲れさまです。
○○の件につきまして、添付の資料内容で進めたく存じます。
恐れ入りますが、ご確認のうえ、ご承認いただけますでしょうか。
問題がなければ、○月○日までにご確認いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
例文② 理由を添えた承認依頼
お疲れさまです。
○○案件についてですが、先方の要望を踏まえ、添付資料の内容で対応する予定です。
納期の関係上、早めに進行する必要があるため、ご承認をお願いできればと存じます。
お忙しいところ恐縮ですが、ご確認をお願いいたします。
口頭で承認を依頼する場合の伝え方
口頭での承認依頼は、簡潔さが特に重要です。
長々と説明すると、かえって要点が伝わらなくなります。
例文
「○○の件ですが、この内容で進めたいと考えています。
問題なければ、本日中にご承認いただけますでしょうか。」
口頭の場合は、事前に資料を準備しておくと、よりスムーズに話が進みます。
チャットツールでの承認依頼例
社内チャットでは、簡潔かつ失礼にならない表現がポイントです。
例文
お疲れさまです。
○○の件について、資料を共有しました。
恐れ入りますが、内容をご確認のうえ、ご承認いただけますでしょうか。
スタンプや略語を多用しすぎないことも、ビジネスチャットでは重要です。
承認が通りにくい依頼文のNG例
次のような依頼文は、承認が遅れたり、差し戻されたりしやすくなります。
・何の承認か分からない
・背景や理由が書かれていない
・期限が不明確
・一方的で配慮がない表現
「とりあえず見てください」「急ぎです」だけの依頼は避けるようにしましょう。
承認をスムーズに通すためのコツ
承認をスムーズに通すためには、日頃の準備も重要です。
・事前に口頭で相談しておく
・選択肢を提示する
・修正ポイントを想定しておく
あらかじめ「この内容で問題ないでしょうか」と軽く相談しておくだけで、正式な承認依頼がスムーズになることも多いです。
上司への承認依頼でよくある質問
承認依頼については、多くの人が同じような悩みを抱えています。
「何度も催促していいのか」
「急ぎの場合はどう伝えるべきか」
「修正依頼が来たらどう対応するか」
基本は、丁寧さを保ちながら状況を正直に伝えることが大切です。感情的にならず、冷静に対応しましょう。
まとめ
上司への承認依頼は、単なるお願いではなく、相手が判断しやすいよう配慮するビジネススキルの一つです。
結論を先に伝え、理由や期限を明確にし、丁寧な言葉遣いを心がけることで、承認は格段にスムーズになります。
本記事で紹介した構成や例文を参考に、自分の業務内容に合った承認依頼文を作成してみてください。日々の小さな工夫が、仕事全体の効率アップにつながります。