ビジネスの場において、アポイント依頼は最初の印象を左右する重要なコミュニケーションです。依頼の仕方ひとつで「丁寧な人」「信頼できそうな会社」という印象を与えることもあれば、逆に「配慮が足りない」「強引だ」と受け取られてしまうこともあります。
特にメールや電話でのアポイント依頼は、相手の時間を頂戴する行為であるため、言葉選びや構成には細心の注意が必要です。本記事では、ビジネスシーンで安心して使えるアポイント依頼の基本マナーから、状況別の具体的な例文までをわかりやすく解説します。初めてアポイントを取る方はもちろん、改めて表現を見直したい方にも役立つ内容です。
ビジネスにおけるアポイント依頼の基本マナー
アポイント依頼で最も大切なのは、「相手の時間を尊重する姿勢」を明確に伝えることです。一方的に都合を押し付けるのではなく、「お時間を頂戴したい」という謙虚な姿勢を言葉で表現する必要があります。
基本的なマナーとしては、以下の点を押さえておくと安心です。
まず、用件を簡潔に伝えることです。長すぎる説明は相手の負担になります。
次に、日時を複数提示し、相手が選べる余地を残すことです。
さらに、「ご都合が合わなければご遠慮なくお知らせください」といった配慮の一文を添えることで、柔らかい印象になります。
これらを意識するだけで、アポイント依頼の成功率は大きく変わります。
初めて連絡する相手へのアポイント依頼例文
初対面の相手へのアポイント依頼では、自己紹介と連絡の経緯を明確にすることが重要です。突然の連絡であることを理解したうえで、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
【例文】
突然のご連絡失礼いたします。
私、〇〇株式会社の〇〇と申します。
このたびは、貴社の〇〇に関する取り組みを拝見し、ぜひ一度お話をお伺いしたくご連絡いたしました。
つきましては、30分ほどお時間を頂戴し、オンラインにてご挨拶のお機会を頂けましたら幸いです。
ご多忙のところ恐れ入りますが、ご都合のよろしい日時をいくつかお知らせいただけますでしょうか。
初回連絡では、売り込み感を抑え、「話を聞きたい」「情報交換をしたい」という姿勢を前面に出すことがポイントです。
メールで使える丁寧なアポイント依頼例文
メールでのアポイント依頼は、記録として残るため、特に言葉選びが重要です。失礼がないかを意識しながら、簡潔で読みやすい文章を心がけましょう。
【例文】
お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇でございます。
本日は、〇〇についてご相談させていただきたく、ご連絡いたしました。
もし可能でしたら、下記のいずれかの日時でお打ち合わせのお時間を頂戴できませんでしょうか。
・〇月〇日（〇）〇時〜
・〇月〇日（〇）〇時〜
上記以外でもご都合のよろしい日時がございましたら、お知らせいただけますと幸いです。
何卒ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。
日時を箇条書きにすることで、相手が確認しやすくなり、返信の手間を減らすことができます。
電話でのアポイント依頼の伝え方と例文
電話でのアポイント依頼は、相手の反応を直接感じ取れる一方で、準備不足だと要件が伝わりにくくなります。事前に話す内容を整理しておくことが大切です。
【例文】
お忙しいところ失礼いたします。私、〇〇株式会社の〇〇と申します。
本日は、〇〇について一度ご相談のお時間を頂戴できないかと思い、お電話いたしました。
もし差し支えなければ、改めてお打ち合わせのお時間を頂くことは可能でしょうか。
電話では長く話しすぎず、「アポイントを取ること」に集中するのがポイントです。
取引先へのアポイント依頼例文（関係性がある場合）
すでに取引のある相手には、形式ばりすぎず、しかし礼儀を欠かさない表現が適しています。
【例文】
いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。
さて、〇〇の件につきまして、一度直接ご説明のお時間を頂戴できればと存じます。
ご都合のよろしい日時をお知らせいただけましたら、こちらから調整いたします。
お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。
関係性がある場合でも、「いつもお世話になっております」という一文は欠かさないようにしましょう。
相手の都合を最優先するアポイント依頼の表現
相手に配慮する姿勢を強く示したい場合は、「相手都合優先」の表現を使うと好印象です。
【例文】
ご多忙のところ恐れ入りますが、〇〇様のご都合のよろしい日時に合わせてお伺いできればと存じます。
お時間のある際に、ご希望をお知らせいただけましたら幸いです。
このような表現は、役職が高い方や忙しい相手に特に効果的です。
アポイント依頼で避けたいNG表現
アポイント依頼では、無意識に使ってしまいがちなNG表現もあります。
例えば、「〇日の〇時で大丈夫ですよね」といった決めつける言い方や、「お時間ください」とだけ書かれた曖昧な依頼は避けるべきです。
また、理由が書かれていないアポイント依頼は、相手に不安を与えます。
「何の話なのか」「どれくらい時間がかかるのか」を簡潔に伝えることが大切です。
まとめ
ビジネスにおけるアポイント依頼は、単なる日程調整ではなく、相手への配慮や信頼を伝える重要なコミュニケーションです。
用件を簡潔に伝え、日時を複数提示し、相手の都合を尊重する姿勢を示すことで、スムーズにアポイントを取ることができます。
本記事で紹介した例文をベースに、自社や相手との関係性に合わせて表現を調整し、失礼のないアポイント依頼を心がけていきましょう。