Microsoft Outlookを使っていると、「OSTファイル」や「PSTファイル」という言葉を目にすることがあります。これらはメールデータを保存するための重要なファイル形式ですが、用途や扱い方が異なります。特に、Outlookを企業のExchange環境で利用している場合や、個人でバックアップを取りたい場合には、この違いを理解しておくことが非常に大切です。この記事では、OSTファイルとPSTファイルの仕組み、役割、保存場所、注意点、そして活用方法までをわかりやすく解説します。
OSTファイルとは？その基本と仕組み
OSTファイル（Offline Storage Table）は、OutlookがExchangeサーバーやMicrosoft 365と連携して使用する際に生成される「オフライン用のデータファイル」です。
オンライン環境で取得したメールや予定表、連絡先などのデータをパソコン上にローカル保存し、インターネットが切断されている状態でも作業を続けられるようにします。
OSTファイルの最大の特徴は「同期」です。
接続が復旧すると、OST内で行った変更（メールの送信、削除、予定の変更など）が自動的にサーバーに反映されます。これにより、ユーザーは常に最新のメールデータにアクセスできます。
OSTファイルは一時的なキャッシュデータとしての役割を持つため、バックアップ目的では利用されません。万が一OSTファイルを削除しても、サーバー上にデータが残っていれば再同期によって再生成されます。
PSTファイルとは？その基本と特徴
PSTファイル（Personal Storage Table）は、Outlookがローカル上にメールデータを保存するための「個人用データファイル」です。
Exchangeサーバーに依存せず、ユーザー自身がデータを完全に管理できます。OutlookのPOP3アカウントや、バックアップ・アーカイブとして使われるケースが多い形式です。
PSTファイルの特徴は以下の通りです。
- 自分のPC上に保存されるため、サーバーに依存しない
- バックアップや移行が簡単
- メール、予定表、連絡先などをまとめて1つのファイルで管理できる
PSTファイルを活用すれば、古いメールをアーカイブしたり、別のパソコンにメールデータを移したりすることができます。ただし、サーバーと同期しないため、会社環境では使用が制限される場合もあります。
OSTファイルとPSTファイルの違いを比較
OSTとPSTは見た目が似ていますが、役割と使い方は明確に異なります。以下の表にそれぞれの違いを整理しました。
| 項目 | OSTファイル | PSTファイル |
|---|---|---|
| 主な用途 | ExchangeやMicrosoft 365との同期 | ローカル保存・バックアップ |
| 保存場所 | サーバーとローカルの両方 | ローカルのみ |
| 同期の有無 | あり（サーバーと双方向） | なし（ローカル完結） |
| 作成対象 | Exchange / IMAPアカウント | POP3 / 手動アーカイブ |
| 再生成 | 可能（サーバー再同期） | 不可（削除するとデータ消失） |
| バックアップ用途 | 不向き | 向いている |
| データ移行 | 自動同期 | 手動エクスポート／インポート |
このように、OSTは「サーバー依存型の作業用キャッシュファイル」、PSTは「完全ローカル型のデータ保管ファイル」と位置づけるとわかりやすいです。
OSTファイルの保存場所と注意点
OSTファイルは通常、ユーザーのローカルディスク上に自動的に作成されます。デフォルトの保存場所は以下の通りです。
- Windows 10 / 11:
C:\Users\<ユーザー名>\AppData\Local\Microsoft\Outlook\
ファイル名はメールアカウントごとに異なり、.ost拡張子で保存されます。
注意点として、OSTファイルはキャッシュであるため、直接編集や移動は推奨されません。万が一破損した場合は、Outlookを再設定することで新しいOSTが自動生成されます。
また、OSTファイルのサイズが大きくなりすぎると、Outlookの動作が遅くなることがあります。不要なメールを削除したり、「Outlook データファイルの圧縮」を実行して容量を減らすことが効果的です。
PSTファイルの保存場所とバックアップ方法
PSTファイルのデフォルト保存先は以下の通りです。
- Windows 10 / 11:
C:\Users\<ユーザー名>\Documents\Outlook ファイル\
このファイルを他のドライブや外部メディアにコピーすれば、簡単にバックアップが可能です。
Outlookを別のパソコンに移行する際も、このPSTファイルをインポートすれば、過去のメールや連絡先をそのまま利用できます。
バックアップの手順は以下の通りです。
- Outlookを閉じる
- PSTファイルをコピーして外部ストレージに保存
- 必要に応じて別のPCでインポート
バックアップを定期的に行うことで、万一のデータ消失やPC故障にも備えられます。
OSTをPSTに変換する必要がある場合
特定の状況では、OSTファイルをPSTファイルに変換したい場合があります。たとえば以下のケースです。
- Exchangeアカウントを削除してアクセスできなくなった
- サーバー上のメールをローカルに保存したい
- 退職・異動などでアカウント削除前にデータを保持したい
通常、OSTからPSTへの直接変換はOutlookの標準機能では提供されていません。
代替手段として、**「エクスポート機能」**を利用する方法があります。
変換手順の一例：
- Outlookを開く
- [ファイル] → [開く/エクスポート] → [インポート/エクスポート] を選択
- 「ファイルにエクスポート」を選択
- 「Outlook データファイル（.pst）」を選択
- 保存するフォルダを指定し、PSTファイルを作成
この方法で、OST内のデータをPSTとして保存できます。
ただし、アクセスできないOSTファイル（サーバーが削除済みなど）は開けないため、変換ツールを利用する必要があります。
OST/PSTファイルが破損したときの対処法
Outlookのデータファイルはサイズが大きくなったり、突然のシャットダウンなどで破損することがあります。破損した場合、Outlookが起動できない、メールが消えるなどのトラブルが発生します。
Microsoftは、修復ツール 「scanpst.exe」 を提供しています。このツールはOutlookに付属しており、以下の手順で使用できます。
C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\OfficeXX\を開くscanpst.exeを実行- 修復したいPSTまたはOSTファイルを指定
- [開始] をクリックして修復
軽度の破損ならこれで復旧可能です。
ただし、修復後も一部のデータが欠落することがあるため、定期的なバックアップを心がけましょう。
Outlookデータを安全に管理するためのポイント
Outlookのデータファイルを安全に管理するためには、以下の点に注意してください。
- 定期的にPSTファイルをバックアップする
- OSTファイルは削除しても再生成できることを理解する
- Outlook終了時に自動バックアップ設定を検討する
- クラウド同期とローカルバックアップを併用する
特に、ビジネス利用ではデータ漏えいを防ぐため、暗号化されたドライブや社内バックアップポリシーに従うことが重要です。
まとめ
OSTファイルとPSTファイルは、どちらもOutlookでメールデータを扱うために欠かせないファイルですが、役割が明確に異なります。
- OSTは「サーバーと同期するキャッシュ用ファイル」
- PSTは「個人で管理・保存するローカルファイル」
企業環境ではOSTが主流ですが、個人利用やバックアップではPSTが便利です。
両者の仕組みを理解しておくことで、Outlookのトラブル対応やデータ移行がスムーズに行えるでしょう。