ビジネスやイベント、学校行事など、さまざまな場面で使われる「案内文」。中でも最初の「書き出し」は読み手の印象を大きく左右します。丁寧でわかりやすい書き出しができれば、案内文全体がぐっと伝わりやすくなります。この記事では、案内文の書き出しについての基本的な考え方と、実際に使える例文をシーン別にご紹介します。案内文を書くのが苦手な方も、ぜひ参考にしてください。
案内文の「書き出し」が大切な理由
案内文の冒頭部分は、手紙やメールの「顔」にあたります。
読む人が「自分に関係のある情報だ」と受け取るかどうかは、この部分にかかっていると言っても過言ではありません。
具体的には以下のような役割を担っています。
- 文書の目的を端的に伝える
- 読み手に安心感や丁寧さを示す
- 内容をスムーズに導入する
たとえば、いきなり「イベントを行います」と書き始めるよりも、「日頃より大変お世話になっております。さて、下記の通り〜」とした方が、読み手の印象は柔らかくなります。
書き出しを考えるときのポイント
案内文の書き出しを考える際には、以下の点を意識すると効果的です。
- 宛先に応じた敬語や文体にする
→ ビジネス相手と親しい友人では語調を変える必要があります。 - 日頃の感謝や挨拶を含める
→「平素よりお世話になっております」「いつもありがとうございます」などが一般的です。 - 本文の概要を予告する
→ 「さて、このたび…」「つきましては…」などで導入します。
ビジネス向け案内文の書き出し例
例文1：会議開催の案内
平素より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
さて、下記の通り会議を開催いたしますので、ご案内申し上げます。
このように感謝→目的→本題という流れが自然です。
例文2：社内研修の案内
日頃より業務にご尽力いただき、誠にありがとうございます。
このたび、社内研修を下記の通り実施いたしますので、ご参加いただきたくご案内申し上げます。
社内向けであっても丁寧な語調を保ちます。
イベント案内の書き出し例
例文3：講演会の案内
このたび、〇〇先生をお迎えし、講演会を開催することとなりました。
ご多忙の折とは存じますが、ぜひご参加いただけますようご案内申し上げます。
イベントの魅力を簡潔に伝えるのがコツです。
例文4：地域イベントの案内
日頃より地域活動にご理解とご協力を賜り、誠にありがとうございます。
さて、今年も恒例の〇〇祭りを開催いたしますので、皆さまのご参加をお待ちしております。
地域ならではの親しみやすさと丁寧さのバランスが大切です。
学校・PTA関連の案内文の書き出し例
例文5：保護者向けのお知らせ
日頃より本校の教育活動にご理解・ご協力をいただき、誠にありがとうございます。
さて、下記の通り保護者会を開催いたしますので、ご出席くださいますようお願い申し上げます。
学校の案内は堅めの文体が一般的ですが、丁寧でわかりやすい表現が好まれます。
例文6：PTAボランティア募集の案内
いつもPTA活動にご理解とご協力をいただき、ありがとうございます。
このたび、〇〇の行事におけるボランティアを募集いたしますので、ご協力のほどよろしくお願いいたします。
ボランティア募集では柔らかく協力をお願いする語調がポイントです。
書き出しに使える定型フレーズ集
場面に応じて便利に使える書き出しフレーズを一覧でご紹介します。
- 「平素よりお世話になっております。〇〇の件でご案内申し上げます。」
- 「いつも格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。」
- 「このたび、〇〇の機会を得ましたので、ご連絡申し上げます。」
- 「ご多忙の折恐縮ですが、〇〇についてのご案内です。」
- 「突然のご連絡、失礼いたします。〇〇についてお知らせいたします。」
これらの表現を組み合わせることで、どのような場面にも対応できる書き出しを作ることができます。
まとめ：丁寧な書き出しが案内文の第一歩
案内文はただ情報を伝えるだけではなく、相手への気配りや礼儀が求められる文章です。特に書き出しは、案内全体の印象を左右する重要な部分です。形式にとらわれすぎず、相手や状況に合った言葉で丁寧に始めることが、伝わる案内文の第一歩になります。
「案内文の書き出しに迷ったらまずは感謝の一言から始める」。このシンプルなコツを意識するだけで、印象が大きく変わります。この記事で紹介した例文をぜひ活用し、あなたの案内文作成に役立ててください。