Wordで文書を作成・編集していると、「赤字や取り消し線が消えない」「誰がどこを直したのか表示されたままになる」といった経験はありませんか。
それらはWordの「変更履歴」機能によるものです。共同編集や上司・取引先とのやり取りでは便利な機能ですが、最終版を提出する際には変更履歴を完全に削除しておかないと、修正履歴が相手に見えてしまうというリスクがあります。
この記事では、Wordの変更履歴の基本から、正しい削除方法、削除できない原因、提出前に必ず確認すべきポイントまでを、初心者にもわかりやすく解説します。
「表示を消しただけで安心していた」「削除したつもりだったのに残っていた」という失敗を防ぎたい方は、ぜひ最後までご覧ください。
Wordの変更履歴とは何か
Wordの変更履歴とは、文書内で行った追加・削除・修正の履歴を記録し、可視化する機能です。
この機能を有効にすると、以下のような変更が記録されます。
・追加した文字が色付きで表示される
・削除した文字に取り消し線が入る
・コメントや修正者名が表示される
・修正日時が記録される
主に以下のような場面で利用されます。
・複数人での文書チェック
・上司やクライアントからの修正指示確認
・契約書や報告書の修正履歴管理
ただし、この機能は有効にしたまま保存され続けるため、意図せず変更履歴が残った状態で文書を共有してしまうケースが少なくありません。
変更履歴を削除しないと起こるトラブル
変更履歴を削除せずに文書を提出すると、以下のような問題が起こる可能性があります。
・内部の修正過程が相手に見える
・誰がどの表現を修正したかが分かってしまう
・不適切な表現や下書きが表示される
・信用や評価を下げる原因になる
特に、社外提出資料・契約書・申請書類では、変更履歴が残っていること自体がマナー違反と受け取られることもあります。
そのため、最終版を提出する前には、必ず変更履歴を完全に削除する必要があります。
Wordの変更履歴を削除する基本手順
ここでは、もっとも基本的な変更履歴の削除方法を解説します。
変更履歴をすべて承諾して削除する方法
この方法は、修正内容をすべて確定させた上で削除する手順です。
- Word文書を開く
- 上部メニューの「校閲」タブをクリック
- 「変更履歴」グループ内の「承諾」をクリック
- 「すべての変更を承諾」を選択
これにより、記録されていた修正内容がすべて確定され、変更履歴が削除されます。
変更履歴をすべて拒否して削除する方法
修正内容を反映させたくない場合は、以下の方法を使います。
- 「校閲」タブを開く
- 「拒否」をクリック
- 「すべての変更を拒否」を選択
この場合、修正前の状態に戻ったうえで、変更履歴が削除されます。
表示が消えないときに確認すべきポイント
「削除したはずなのに、まだ赤字が表示される」という場合、以下の点を確認してください。
表示設定が「すべての変更」になっている
Wordには、変更履歴の表示方法を切り替える設定があります。
・すべての変更
・簡易表示
・変更なし
・元の文書
表示を「変更なし」に切り替えると、履歴が非表示になりますが、削除されたわけではありません。
必ず「承諾」「拒否」で確定処理を行いましょう。
コメントが残っている
変更履歴とは別に、コメントが残っているケースもあります。
コメントは以下の手順で削除します。
- コメント部分を右クリック
- 「コメントの削除」を選択
または、「校閲」タブから「すべてのコメントを削除」を選ぶことも可能です。
変更履歴を完全に削除したか確認する方法
提出前には、必ず以下の方法で最終チェックを行いましょう。
文書検査を使った確認方法
Wordには、変更履歴や個人情報をチェックできる「文書検査」機能があります。
- 「ファイル」をクリック
- 「情報」を選択
- 「問題のチェック」→「文書検査」
- 「変更履歴」「コメント」にチェックを入れて検査
ここで何も検出されなければ、変更履歴は完全に削除されています。
変更履歴を削除できない・グレーアウトする原因
変更履歴の削除ボタンが押せない場合、以下の原因が考えられます。
・文書が保護されている
・閲覧権限のみのファイル
・共有モードが有効になっている
文書の保護を解除する方法
- 「校閲」タブを開く
- 「編集の制限」をクリック
- 制限を解除（パスワードが必要な場合あり）
保護が解除されると、変更履歴の操作が可能になります。
変更履歴を残さず編集する設定方法
最初から変更履歴を残したくない場合は、以下を確認しましょう。
・「校閲」タブの「変更履歴」がオフになっているか
・共同編集時に自動でオンになっていないか
特に、他人が作成した文書を編集する際は、知らないうちに変更履歴がオンになっていることが多いため注意が必要です。
ビジネス文書での注意点
ビジネスシーンでは、以下の点を意識すると安心です。
・提出前は必ず文書検査を実行する
・PDF化する前に変更履歴を削除する
・最終版は「別名保存」して管理する
「確認用ファイル」と「提出用ファイル」を分けて保存しておくと、誤送信防止にもなります。
まとめ
Wordの変更履歴は、共同編集では非常に便利な機能ですが、削除方法を誤ると修正履歴が相手に見えてしまうリスクがあります。
変更履歴を削除する際は、
・表示を消すだけでなく「承諾」「拒否」で確定する
・コメントも忘れず削除する
・文書検査で最終確認を行う
この3点を徹底することが重要です。
提出前のひと手間が、信頼性の高い文書作成につながります。ぜひ日常業務で活用してください。