Excelで印刷範囲を完璧に設定する方法｜トラブル回避と効率化のコツ

Excelで印刷しようとしたら「途中で切れてしまう」「余白が変」「必要な部分だけ印刷できない」といった経験はありませんか。
実は、印刷範囲の設定を理解しておくことで、これらの問題は簡単に解決できます。

この記事では、Excelの印刷範囲の基本から応用的な設定方法、さらには動的に印刷範囲を調整する裏技までをわかりやすく解説します。
実務で役立つ「印刷範囲トラブルの原因と対策」も紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

Excelの印刷範囲とは？基本をおさらい

印刷範囲とは、実際に紙に出力される範囲をExcel上で指定する機能です。
範囲を設定することで、不要な空白や余計なセルを印刷せずに済みます。

この範囲が印刷される領域です。
設定後は、**[ファイル]→[印刷]**で確認すると、プレビューにも反映されています。

一度設定した印刷範囲は、変更しない限りそのまま保存されます。
異なるシートで印刷するときに「前の設定が残っている！」というトラブルもよくあります。

これで設定が解除され、シート全体が印刷対象に戻ります。

複数の範囲を印刷したい場合は、
「Ctrl」キーを押しながら複数選択 →「印刷範囲の設定」
この方法で離れた範囲をまとめて印刷することも可能です。

印刷範囲を正しく設定しても、思ったように1ページに収まらない場合があります。
主な原因は以下の3つです。

列の幅が極端に広い、または高さが揃っていないと、印刷時にページが分割されます。
→ 対策：不要な列を削除し、全体を選択して「列の幅を自動調整」

自動で改ページが入ることがあります。
→ 対策：「表示」タブ →「改ページプレビュー」で調整可能。
点線をドラッグして手動で修正できます。

印刷設定画面で「1ページに収める」などの調整が可能です。
→ 「ページ設定」→「拡大縮小印刷」→「次のページ数に収める：1×1」を指定。

毎回データが増減する場合、印刷範囲を手動で変えるのは面倒ですよね。
そこでおすすめなのが、動的な印刷範囲設定です。

データを「テーブル化」することで、自動的に範囲が拡張されます。

「数式」タブ →「名前の管理」→「新しい名前」で
以下のような数式を設定します。

=OFFSET($A$1,0,0,COUNTA($A:$A),5)

この場合、A列のデータ数に応じて範囲が自動拡張されます。
印刷範囲としてこの名前を指定すれば、常に最新データを印刷できます。

複数部署や日付ごとに異なる印刷範囲を使う場合、
ボタン一つで切り替えるVBAスクリプトが便利です。

Sub 印刷範囲営業部()
    ActiveSheet.PageSetup.PrintArea = "$A$1:$E$30"
End Sub

Sub 印刷範囲総務部()
    ActiveSheet.PageSetup.PrintArea = "$A$1:$D$25"
End Sub

ボタンにそれぞれのマクロを割り当てることで、クリック一つで範囲変更が可能になります。
報告書テンプレートなどに非常に便利です。

→ シートが保護されている可能性があります。「校閲」→「シート保護の解除」で解決。

→ ページ設定の「ヘッダー／フッター」タブで開始番号を確認。

→ ページ設定で用紙サイズを変更したり、「余白の自動調整」をオフにすると改善される場合があります。

印刷範囲を設定したら、必ず「Ctrl＋P」でプレビューを確認しましょう。
特にチェックすべきポイントは次の3つです。

プレビュー画面で「ページ設定」を直接開くと、即修正も可能です。

Excelの印刷範囲は、見た目よりも「印刷結果」を意識して設定することが重要です。
手動設定で正確に範囲を指定するのはもちろん、
テーブル機能やVBAを活用すれば、作業効率は格段に上がります。