Excelは、ビジネスや学業、家庭のタスク管理まで幅広く活用できる便利なソフトです。しかし、日々の作業の中で「もっと効率的にできたら」と思うことはありませんか？本記事では、知っていると役立つExcelの便利な小技を20個紹介します。初心者から中級者まで使えるテクニックで、作業時間を大幅に短縮しましょう！
1. セルの内容を素早くコピーする「Ctrl + D」と「Ctrl + R」
同じ内容を縦方向にコピーするには「Ctrl + D」、横方向にコピーするには「Ctrl + R」を使います。ドラッグ操作をする必要がなくなり、時間を節約できます。
2. 数値や文字を瞬時に合計する「Alt + =」
集計が必要な際は、合計したいセルの下で「Alt + =」を押せば、自動的にSUM関数が挿入されます。手動で関数を入力する手間が省けます。
3. 表全体を一瞬で選択する「Ctrl + A」
表内のセルを選択した状態で「Ctrl + A」を押すと、表全体を選択できます。もう一度押せばシート全体が選択されます。
4. オートフィル機能で連続データを簡単作成
セルの右下にマウスを合わせてドラッグすると、連続する日付や数値を簡単に入力できます。曜日や月も同様に作成可能です。
5. 条件付き書式で自動的に色を付ける
「ホーム」タブの「条件付き書式」を使えば、指定した条件に基づいてセルに自動で色をつけることができます。重要な数値を見逃さないために便利です。
6. 重複データを一発で削除する
データの重複を削除するには、「データ」タブの「重複の削除」を使います。数千件のデータでも数秒で整理可能です。
7. セル内で改行する「Alt + Enter」
セル内で文章を改行したい時は「Alt + Enter」を使います。リストや説明文が読みやすくなります。
8. 絶対参照と相対参照を瞬時に切り替える「F4」
関数内でセル参照を入力した後、「F4」キーを押すと、$記号で絶対参照や相対参照に簡単に切り替えられます。
9. フィルターを素早く設定「Ctrl + Shift + L」
表にフィルターを設定するには、「Ctrl + Shift + L」を使います。データの絞り込みが一瞬で可能です。
10. セルの書式を一瞬でコピー「Ctrl + Shift + C / Ctrl + Shift + V」
セルの書式だけをコピーする場合、ペイントブラシを使うか、「Ctrl + Shift + C / Ctrl + Shift + V」を活用します。
11. 数式の参照先を確認する「Ctrl + [」
セルに入力された数式がどのセルを参照しているか確認するには「Ctrl + [」を使います。複雑な数式の理解が容易になります。
12. 複数シートを同時に選択する「Ctrl + クリック」
「Ctrl」を押しながらシートタブをクリックすると、複数のシートを同時に選択できます。まとめて編集する際に便利です。
13. シートを一瞬で移動する「Ctrl + PageUp/PageDown」
「Ctrl + PageUp」で前のシート、「Ctrl + PageDown」で次のシートに移動できます。マウス操作不要で作業スピードが上がります。
14. セルの内容を簡単に分割する「区切り位置」機能
「データ」タブの「区切り位置」を使えば、カンマやスペースで区切られたデータを複数の列に分割できます。
15. ピボットテーブルでデータを瞬時に分析
「挿入」タブの「ピボットテーブル」を使うと、大量のデータを素早く集計・分析できます。ドラッグ＆ドロップで操作可能です。
16. ブック内の検索を効率化「Ctrl + F」
「Ctrl + F」でキーワードを検索し、「オプション」から「すべて検索」を選ぶと、全シートを一括で調べることができます。
17. フラッシュフィルでデータを自動入力「Ctrl + E」
パターンに基づいてデータを自動で入力する機能です。例えば、名前を「姓」と「名」に分ける作業が瞬時に完了します。
18. 大きなデータでもヘッダーを固定する「ウィンドウ枠の固定」
「表示」タブの「ウィンドウ枠の固定」を使えば、スクロールしても見出し行を固定できます。データを見失わずに作業可能です。
19. 日付を自動入力「Ctrl + ;」
作業中の日付を瞬時に入力するには「Ctrl + ;」。現在時刻は「Ctrl + Shift + ;」で入力できます。
20. 図形や画像を整列させる「配置」機能
複数の図形を選択して右クリックし「配置」→「上下/左右に整列」を選べば、プレゼン資料作成がスムーズになります。
まとめ
Excelには、知っていると作業効率が格段に上がる便利な機能が多数備わっています。今回紹介した小技を活用すれば、日々の業務をより快適に進めることができるでしょう。ぜひ実践してみてください！