「商談中の案件が多すぎて、どれが今どの状態か把握しきれない」「案件をExcelで管理したいが、どんな項目を設けてどう整理すれば良いのかわからない」というお悩みをお持ちの方は多いのではないでしょうか。
Excelで案件管理表を作ることで、営業案件やプロジェクトの進捗を一元管理し、チーム全体で状況を共有できるようになります。
この記事では、案件管理表に必要な項目の設計から、フィルタリング・集計機能の活用、見やすいレイアウトの作り方まで詳しく解説します。
案件管理表に必要な項目を設計する
案件管理表を作る前に、どの情報を管理すべきかを整理しましょう。案件ID・案件名・取引先名・担当者・発生日・ステータス（初回接触/提案準備/提案済/交渉中/受注/失注/保留）・受注確度（A/B/C）・見込み金額・受注金額・受注予定日・次アクション内容と期日・備考欄が基本項目です。プロジェクト案件の場合は開始日・完了予定日・進捗率・使用予算・実績予算も追加することで、進捗管理とコスト管理を一体化できます。
基本レイアウトとテーブル形式への変換
1行目にヘッダーを入力し、データ範囲を選択して「挿入」→「テーブル」でテーブル形式に変換します。テーブルに変換することで、新行追加時に書式・数式・ドロップダウンが自動拡張され、オートフィルターも使えるようになります。テーブル名を「案件管理」に設定しておくとCOUNTIFSなどの関数での参照がわかりやすくなります。「表示」→「ウィンドウ枠の固定」でヘッダー行を固定し、件数が多くなってもスクロール時に項目名が見えるようにしましょう。
ドロップダウンリストでステータス・確度を統一入力する
ステータスや受注確度の列はドロップダウンリストを設定することで、入力のばらつきを防ぎ、後の集計精度が上がります。ステータス列を選択し「データ」→「データの入力規則」→「リスト」から「初回接触,提案準備,提案済,交渉中,受注,失注,保留」とカンマ区切りで入力します。受注確度には「A（80%以上）,B（50〜79%）,C（50%未満）」のようなリストを設定し、評価基準をチームで統一しておきましょう。
条件付き書式でステータスと期日超過を色分けする
条件付き書式でステータス別に行の色を変えると、案件状況が一目でわかります。「受注」は緑、「失注」はグレー、「交渉中」は黄色など、色の意味をチームで統一しましょう。また、次アクション期日が今日より前でかつ受注・失注でない行を赤くする条件付き書式を設定すれば、対応が遅れている案件が即座に識別できます。数式例として「=AND(H2<TODAY(),D2<>”受注”,D2<>”失注”)」（H列：次アクション期日、D列：ステータス）のように設定します。
COUNTIFS・SUMIFS関数で営業パフォーマンスを集計する
別シートに集計テーブルを作りCOUNTIFS・SUMIFS関数でステータス別件数と見込み金額を集計します。「=SUMIFS(案件管理[見込み金額],案件管理[ステータス],”交渉中”)」で交渉中案件の見込み合計が得られます。担当者別の受注件数は「=COUNTIFS(案件管理[担当者],E2,案件管理[ステータス],”受注”)」で集計でき、営業メンバーの実績比較が可能になります。受注日からMONTH関数で月を抽出し月別受注件数・金額をグラフ化すれば、売上推移の可視化にも使えます。
フィルター・並べ替えで案件を効率的に管理する
テーブル形式のオートフィルターを使って、担当者別・ステータス別に案件を素早く絞り込めます。フィルター後の状態でも「集計行」を表示すれば、表示中の件数・金額だけを集計できます。受注予定日列を昇順で並べ替えると期限の近い案件が上に来るため、優先対応すべき案件の管理に役立ちます。
まとめ：Excelで案件管理を仕組み化しよう
Excelで案件管理表を作ることで、営業やプロジェクトの進捗を一元管理しチーム全体で状況を共有できます。テーブル形式・ドロップダウン・条件付き書式・COUNTIFS/SUMIFS関数を組み合わせることで、シンプルでありながら高機能な案件管理ツールが実現します。まずは基本構成で管理表を作成し、運用しながら自社の業務に合わせてカスタマイズしてみてください。