ビジネスシーンでは、社内外への案内文を作成する機会が多くあります。例えば、会議や説明会の開催通知、社内研修の案内、イベントの告知、あるいは店舗の営業時間変更など、多岐にわたる内容を、相手にわかりやすく、丁寧に伝える必要があります。この記事では、ビジネスでそのまま使える案内文の例文を多数紹介し、目的に合った書き方のコツも解説します。文章作成が苦手な方でも、例文をベースにすれば安心して案内文を作成できます。
目次
ビジネス案内文の基本構成とは？
ビジネス案内文には、以下のような基本構成があります。
- 【宛名・宛先】：社内向けなら「各位」、社外なら「お取引先各位」など
- 【前文】：季節のあいさつや、日頃の感謝などを述べる
- 【主文】：案内の目的や内容を明確に記載
- 【詳細】：日時、場所、内容、対象者など
- 【結び】：お願いや問い合わせ先など
- 【署名】：部署名、氏名、連絡先など
形式的な言い回しを使いながらも、できるだけ簡潔にわかりやすく書くことが重要です。
社内会議の案内文例
社内各位
平素より大変お世話になっております。
下記の通り、定例の営業会議を開催いたしますので、ご出席くださいますようお願いいたします。
記
日時：2025年7月15日（火） 10:00～11:30
場所：第1会議室（本社ビル3階）
議題：2025年度上期営業実績の振り返りと下期方針について
ご多忙のところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
営業部
田中 太郎（内線123）
セミナー開催の案内文例（社外向け）
お取引先各位
拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、下記のとおり弊社主催の無料セミナーを開催いたします。
ご多忙とは存じますが、ぜひご参加いただければ幸いです。
記
セミナー名：最新トレンドから学ぶDX導入のポイント
開催日時：2025年8月2日（金） 14:00～16:00
開催方法：Zoomによるオンライン開催
参加費：無料
申込方法：7月25日（金）までに下記URLよりお申し込みください
（URL：https://example.com）
何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
株式会社〇〇
マーケティング部
担当：山本 真理（info@example.com）
営業時間変更のお知らせ文例
お客様各位
平素よりご愛顧いただき、誠にありがとうございます。
誠に勝手ながら、下記の期間中、店舗の営業時間を変更させていただきます。
記
期間：2025年8月10日（日）～2025年8月15日（金）
変更後の営業時間：10:00～17:00（通常は9:00～18:00）
お客様にはご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解のほどお願い申し上げます。
〇〇カフェ店長
佐藤 花子
展示会出展のご案内文例
お取引先各位
拝啓 盛夏の候、貴社ますますご繁栄のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、このたび弊社では、下記のとおり展示会に出展する運びとなりました。
当日は新製品の紹介や実演デモも予定しております。ぜひご来場賜りますようお願い申し上げます。
記
展示会名：第20回〇〇産業展
開催日：2025年9月12日（木）～14日（土）
会場：東京ビッグサイト 西展示棟 小間番号B-52
出展内容：新型AI搭載IoTソリューションの紹介
皆さまのご来場を心よりお待ちしております。
敬具
株式会社〇〇
営業企画部 一同
社内研修の案内文例
各位
いつもお世話になっております。
下記の通り、社内研修を実施いたしますので、該当部署の皆さまにおかれましてはご参加をお願いいたします。
記
日時：2025年7月20日（月） 13:00～16:00
場所：第3会議室
内容：「情報セキュリティと個人情報保護」
対象者：新入社員および中途入社1年未満の社員
参加が難しい場合は、所属上司までご相談ください。
人事部
案内文を作成するときの注意点
- 日時や場所の記載ミスに注意する
→ 曜日も必ず併記すると親切です。 - 読み手にとっての「メリット」を忘れずに伝える
→ 参加意義や利点を明示すると反応がよくなります。 - 問い合わせ先や申し込み方法を明確に記載する
→ 抜けがあると混乱の原因になります。 - 文章は丁寧かつ簡潔に
→ 長文よりも、ポイントを箇条書きにするなど工夫を。
まとめ：案内文は「伝わる」ことが最優先
ビジネスにおける案内文は、社内外との信頼関係を築くうえでも大切なコミュニケーションツールです。形式にとらわれすぎず、読み手の立場に立って、わかりやすく丁寧に伝えることを心がけましょう。今回ご紹介した例文をベースに、あなたの状況に合った案内文をぜひ作成してみてください。