予定が変更になったときに欠かせないのが「振替の連絡」です。
仕事の打ち合わせや学校行事、習い事やレッスンなど、日常生活の中で予定を変更しなければならない場面は多くあります。その際に、相手へ丁寧で分かりやすい連絡をすることで信頼関係を守り、スムーズに予定を再調整できます。
この記事では「振替連絡」を行う際の基本的なポイントと、ビジネス・学校・習い事などさまざまなシーンで使える具体的な例文を紹介します。相手に失礼のない伝え方を身につけておきましょう。
振替連絡とは？その重要性
振替連絡とは、当初の予定を変更し、別の日や時間に調整することを相手へ伝えることです。
例えば「会議を翌日に振り替える」「授業を来週に振り替える」「レッスンを別の日に変更する」といったケースがあります。
予定変更の連絡は相手のスケジュールに影響するため、以下の点が重要です。
- できるだけ早めに伝えること
- 理由を簡潔に伝えること
- 新しい日程の候補を添えること
- 相手への配慮を忘れないこと
この4点を押さえるだけで、相手に好印象を与えることができます。
振替連絡の基本的な流れ
振替の連絡をする際は、次のような流れで伝えるとスムーズです。
- 挨拶・導入：「お世話になっております」「こんにちは」など、基本的なあいさつ。
- 変更の依頼・理由：「急な出張のため」など簡潔に理由を説明。
- 振替の提案：「〇日または〇日はいかがでしょうか」など具体的に提案。
- 相手への配慮：「ご迷惑をおかけし申し訳ありません」など一言添える。
- 結び：「ご確認のほどよろしくお願いいたします」など丁寧な締め。
ビジネスシーンでの振替連絡例文
会議の振替依頼（メール）
件名：打ち合わせ日程変更のお願い
〇〇株式会社
△△様
お世話になっております。
□□株式会社の山田です。
恐れ入りますが、〇月〇日に予定しておりました打ち合わせについて、急な社内会議が入ってしまい、出席が難しくなりました。
大変恐縮ですが、以下の日程に振り替えさせていただけますでしょうか。
- 〇月〇日（火）14:00〜
- 〇月〇日（水）10:00〜
ご都合のよろしい時間をお知らせいただけますと幸いです。
急なお願いでご迷惑をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。
□□株式会社
山田
社内ミーティングの振替（チャット・短文）
「本日のミーティングですが、急用のため明日に振替をお願いします。10時開始で問題ないでしょうか？」
学校・PTAでの振替連絡例文
授業参観の振替案内（学校から保護者へ）
保護者各位
いつも本校の教育活動にご理解とご協力をいただきありがとうございます。
さて、〇月〇日に予定しておりました授業参観ですが、学校行事の都合により日程を変更させていただきます。
変更後の日程は以下の通りです。
- 日時：〇月〇日（木）10:30〜
- 場所：〇年〇組教室
急な変更となり申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。
PTA活動の振替連絡（保護者から）
「来週の清掃当番ですが、所用のため参加できません。もし可能でしたら、翌週の担当と交換していただけないでしょうか。ご検討いただけますと幸いです。」
習い事・レッスンでの振替連絡例文
レッスン欠席と振替依頼（生徒側）
「お世話になっております。〇月〇日のピアノレッスンですが、体調不良のため欠席させていただきたく存じます。可能であれば翌週〇日の同じ時間に振り替えていただけますでしょうか。よろしくお願いいたします。」
スクール側からの振替案内
「〇月〇日の英会話レッスンは、講師の都合により休講となります。代わりに〇月〇日（日）14時より振替レッスンを実施いたします。ご都合がつかない場合は別日での対応も可能ですので、ご相談ください。」
電話での振替連絡の仕方
メールやLINEが主流になっていますが、急ぎの場合は電話での連絡が望ましいです。
例：
「お世話になっております。△△株式会社の山田です。本日の打ち合わせですが、急な出張が入り、明日に振り替えていただければと思いご連絡しました。明日10時からでよろしいでしょうか？」
ポイントは、声のトーンを落ち着かせ、相手の時間を尊重することです。
振替連絡をスムーズにするコツ
- できるだけ早く伝える：直前だと相手の予定に迷惑がかかる。
- 候補日を複数提示する：相手に選んでもらえるようにする。
- 謝罪を忘れない：「ご迷惑をおかけし〜」と一言添える。
- 記録に残る方法で：後々のトラブル防止のため、メールやチャットで確認を残す。
まとめ
振替連絡は、相手への配慮が最も大切です。
「早めに」「具体的に」「丁寧に」という3つを意識するだけで、相手からの信頼を損なわずに予定変更をスムーズに進められます。
この記事で紹介した例文を活用すれば、ビジネスでも学校でも習い事でも、安心して振替のお願いができるでしょう。
日常の中で予定変更が必要になった際に、ぜひ参考にしてみてください。