営業活動において、新規顧客や見込み客との接点を作る方法の一つが「アポイントを取るための手紙」です。メールや電話と比べて、手紙は受け取った相手の印象に残りやすく、温かみや信頼感を伝えられるというメリットがあります。しかし、書き方を間違えると読まれずに終わってしまうことも。そこで今回は、営業アポを取るための手紙の基本構成、書き方のコツ、そしてすぐに使える例文を紹介します。営業担当者はもちろん、顧客との関係を深めたい方にも役立つ内容です。
目次
営業アポ手紙の効果とメリット
営業手紙は、相手に直接会う前にこちらの存在や意図を知ってもらえる有効な手段です。特に以下のようなメリットがあります。
- 印象に残る：紙の手紙はデジタル全盛の今だからこそ希少性があり、記憶に残りやすい。
- 信頼感を与える：丁寧に書かれた文章は誠実さを感じさせ、好印象を持たれやすい。
- 時間を確保してもらいやすい：事前にアポの目的や内容が伝わるため、相手が準備できる。
特に法人営業や高額商品を扱う業種では、アポ取得の第一歩として活用する企業が増えています。
営業アポ手紙の基本構成
営業手紙は、以下の順序で書くと効果的です。
- 宛名・日付・差出人情報
相手の役職や会社名を正しく記載し、信頼性を確保します。 - 挨拶と自己紹介
初めての相手であれば簡潔な自己紹介を。共通点や紹介者がいる場合はここで触れます。 - 手紙の目的
「ご挨拶を兼ねてご提案の機会をいただきたく存じます」など、アポ希望であることを明確にします。 - 提案内容やメリット
相手にとっての利点を簡潔に提示します。 - アポ候補日や連絡方法
「○月○日か○月○日はいかがでしょうか」と具体的に提示。 - 結びの挨拶
感謝の気持ちと返事を促す一文で締めます。
営業アポ手紙を書くときのポイント
効果的な営業アポ手紙にするための注意点は以下です。
- 相手目線で書く：自社の売り込みではなく、相手にとってのメリットを強調する。
- 短く簡潔に：長文は読まれにくいのでA4用紙1枚に収める。
- 丁寧な言葉遣い：敬語を正しく使い、失礼のない文章にする。
- 手書き要素を加える：一部でも直筆にすることで温かみが増す。
- 具体的なアポ日程を提案する：相手が返信しやすくなる。
営業アポ手紙の例文集
例文1：初回訪問依頼（法人向け）
株式会社〇〇
営業部長 〇〇様
突然のお手紙にて失礼いたします。
私、株式会社△△の営業担当、山田太郎と申します。
このたび、貴社の〇〇事業について興味深く拝見し、ぜひ当社の商品「□□」をご紹介させていただきたく、ご連絡差し上げました。
弊社は〇〇業界において20年以上の実績があり、御社の業務効率化に貢献できると確信しております。
つきましては、〇月〇日（火）または〇月〇日（木）のいずれかで30分ほどお時間をいただけませんでしょうか。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご都合の良い日程をお知らせいただければ幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
令和〇年〇月〇日
株式会社△△
営業部 山田太郎
〒123-4567 東京都〇〇区〇〇1-2-3
TEL：03-1234-5678
E-mail：yamada@example.com
例文2：紹介者経由の訪問依頼
株式会社〇〇
代表取締役 〇〇様
突然のお手紙を差し上げる失礼をお許しください。
私、株式会社△△の営業担当、山田太郎と申します。
このたび、貴社のご取引先である□□株式会社の佐藤様より、御社の〇〇事業についてご紹介をいただきました。
弊社の「□□」は、既に同業他社様にも導入いただき、売上向上とコスト削減の両面で高い評価をいただいております。
つきましては、ぜひ直接お会いし、詳細をご説明させていただければ幸いです。
〇月〇日（火）または〇月〇日（木）のいずれかで30分ほどお時間を頂戴できますでしょうか。
ご多忙の折とは存じますが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
令和〇年〇月〇日
株式会社△△
営業部 山田太郎
例文3：過去の接点がある相手への再アプローチ
株式会社〇〇
営業部 〇〇様
平素より大変お世話になっております。
株式会社△△の山田太郎でございます。
以前、〇月〇日に弊社製品「□□」をご案内させていただきましたが、その後の状況はいかがでしょうか。
最近、新たな機能を追加し、御社の〇〇業務にさらにお役立ていただけるようになりました。
もしご興味をお持ちいただけましたら、〇月〇日（火）または〇月〇日（木）にお時間を頂戴できれば幸いです。
短時間で結構ですので、ぜひご検討くださいませ。
令和〇年〇月〇日
株式会社△△
営業部 山田太郎
手紙送付後のフォロー方法
手紙を送っただけでは、相手が忘れてしまうこともあります。効果を高めるためには以下のフォローが有効です。
- 到着確認の電話をする：送付後3日〜1週間で連絡し、届いたか確認。
- 日程調整の再提案：相手の都合に合わせた柔軟な日程提示。
- 資料添付：手紙だけでなく、提案資料や実績データを送付すると説得力が増す。
まとめ
営業アポの手紙は、相手に好印象を与えつつ、具体的な行動（返信・面談設定）を促すツールです。重要なのは「自社のメリット」ではなく「相手にとってのメリット」を中心に書くこと。そして、短く、わかりやすく、丁寧に。今回紹介した例文を活用すれば、アポ獲得率を高める一歩となるでしょう。