今回は、web会議の招待メールの文例・文言についてです。
Web会議の招待メールは、参加者にスムーズに会議に参加していただくために、必要な情報をわかりやすく伝えることが大切です
ポイント
件名は、 簡潔かつ内容が伝わるようにしましょう。
例：「【Web会議】〇〇プロジェクト進捗報告会のご案内」
・日時、時間、タイムゾーンを明記し、誤解のないようにしましょう。
・Web会議システムのURLを必ず貼り付け、クリックするだけで参加できるようにしましょう。
・Web会議システムの使い方、必要なソフトやアプリ、接続方法などを簡単に説明しましょう。
・会議の目的や議題を明確に伝え、参加者が事前に準備できるようにしましょう。
・事前に配布する資料がある場合は、その旨を伝え、ダウンロード方法を案内しましょう。
・参加者全員の氏名を記載し、確認できるようにしましょう。
・何か質問がある場合の連絡先を明記しましょう。
・出席確認の締め切り日と連絡方法を明記しましょう。
web会議の招待メールの文例・文言1
件名 【Web会議招待】XXプロジェクト進捗確認会議のご案内
お世話になっております。株式会社○○の[あなたの名前]です。
この度、XXプロジェクトの進捗確認を目的としたWeb会議を下記の通り開催いたします。お忙しいところ恐縮ですが、ご参加いただけますようお願い申し上げます。
日時: 2024年11月10日（水） 14:00～15:00
場所: Zoom（参加リンク: [リンクをここに挿入]）
参加者: ○○部 [参加者名]、△△部 [参加者名]、あなた（役職）
議題:
プロジェクト進捗報告
課題の共有
次ステップの確認
ご出席の可否を11月8日までにご返信いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
web会議の招待メールの文例・文言2
件名：【Web会議】〇〇プロジェクト進捗報告会のご案内
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇と申します。
さて、下記の通り、〇〇プロジェクトの進捗報告会をWeb会議にて開催いたします。
日時: 2024年11月15日（木）10:00～11:00
URL: https://[Web会議システムのURL]
議題: 〇〇プロジェクトの現状と今後のスケジュールについて
その他: 事前に配布する資料は、上記URLからダウンロードしてください。
ご多忙の折とは存じますが、ご参加いただけますようお願い申し上げます。
web会議の招待メールの文例・文言3
件名：【Web会議】新製品発表会のご案内
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇と申します。
この度、弊社の新製品発表会をWeb会議にて開催いたします。
日時: 2024年11月20日（火）14:00～15:30
URL: https://[Web会議システムのURL]
参加方法:
上記URLをクリックしてください。
ブラウザ上で会議に参加できます。（事前にブラウザのアップデートをお願いします。）
マイクとカメラの設定をお願いします。
ご多忙の折とは存じますが、ぜひご参加ください。
web会議の招待メールの文例・文言4
件名：【Web会議】営業戦略会議のご案内
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇と申します。
下記の通り、営業戦略会議をWeb会議にて開催いたします。
日時: 2024年11月25日（日）13:00～15:00
URL: https://[Web会議システムのURL]
出席確認: 11月22日（木）までに、こちらにご返信をお願いいたします。
ご多忙の折とは存じますが、ご参加いただけますようお願い申し上げます。