メールを送信した直後にエラーメール（バウンスメール）が返ってきた経験はありませんか？ 大事なメールが相手に届いていないかもしれないと、不安になることもあるでしょう。 エラーメールには、送信失敗の原因が記載されており、それを正しく読み取ることで適切な対応ができます。
本記事では、エラーメールを受け取った際にまず確認すべきポイントや、エラーの種類ごとの対処方法を詳しく解説します。 メールの送信トラブルを素早く解決し、スムーズなやり取りを実現しましょう。
エラーメールとは？
エラーメール（バウンスメール）とは、送信したメールが何らかの理由で相手に届かなかった際に、送信者に返されるメールのことです。 エラーメールには、メールが届かなかった原因が記載されており、その内容を解析することで適切な対処が可能になります。
エラーメールには大きく分けて2種類あります。
- ハードバウンス：永久的なエラー（存在しないメールアドレス、ドメインの問題など）
- ソフトバウンス：一時的なエラー（受信者のメールボックスが満杯、一時的なサーバー障害など）
エラーメールが届いたら確認すべきポイント
エラーメールを受け取ったら、以下のポイントを確認しましょう。
1. エラーコードとメッセージの確認
エラーメールには、送信失敗の原因を示すエラーコードが記載されています。 代表的なエラーコードと意味は以下のとおりです。
| エラーコード | 内容 | 主な原因 |
|---|---|---|
| 550 | 受信者のアドレスが存在しない | メールアドレスの入力ミス、削除されたアカウント |
| 554 | スパム判定により拒否 | 送信元IPのブラックリスト登録、本文のスパム判定 |
| 452 | 受信者のメールボックスが満杯 | 受信側のメールボックスが一杯 |
| 421 | サーバーが一時的に利用不可 | 受信側のサーバーが過負荷状態 |
| 500 | SMTPコマンドの誤り | メールサーバーの設定ミス |
エラーメール内の「Diagnostic-Code」や「Status」フィールドに記載されている内容を確認しましょう。
2. 送信先メールアドレスの確認
受信者のメールアドレスが間違っていないか確認します。 特に以下のような点に注意しましょう。
- スペルミス（例:
example@gmil.com→example@gmail.com） - 大文字・小文字の違い（通常は無視されますが、一部のシステムでは区別される）
- 余分なスペースが入っていないか
3. 送信したメールの内容を確認
スパム判定されるような表現が含まれていないか、添付ファイルの容量が大きすぎないかをチェックしましょう。 企業のメールサーバーでは、大きすぎるファイルや特定のキーワードが含まれるメールをブロックする場合があります。
4. 受信者側の問題かどうかの確認
エラーメールの内容が「受信者のメールボックスが満杯」「サーバーの問題」などであれば、受信者側の問題の可能性があります。
エラーの種類ごとの対応方法
1. メールアドレスが間違っている（エラーコード 550）
- 送信先のメールアドレスが正しいか確認
- 受信者に別の方法で正しいアドレスを確認する
2. スパム判定されている（エラーコード 554）
- 件名や本文の表現を変更する
- メールの署名や送信者情報を見直す
- 添付ファイルを圧縮するか、クラウドリンクにする
3. 受信者のメールボックスが満杯（エラーコード 452）
- 受信者にメールボックスを整理してもらうよう依頼
- しばらく待ってから再送信する
4. サーバーが一時的に利用不可（エラーコード 421）
- しばらく時間をおいてから再送信
- 他のメールアドレスや連絡手段を試す
5. メールサーバーの設定ミス（エラーコード 500）
- 送信サーバーの設定を見直す
- メール管理者に問い合わせる
エラーを未然に防ぐための対策
エラーメールを受け取らないようにするためには、以下の対策を講じることが重要です。
1. メールアドレスの確認を徹底する
送信前にアドレスのスペルミスがないか確認し、アドレス帳を活用しましょう。
2. メールの内容を見直す
スパム判定されにくい表現を心がけ、HTMLメールではなくテキストメールを使用するのも有効です。
3. 送信メールの容量を抑える
添付ファイルの容量を小さくするか、クラウドストレージのリンクを送る方法も検討しましょう。
4. 送信サーバーの設定を確認する
自社やプロバイダのメールサーバー設定を確認し、適切なSMTPサーバーを利用することが大切です。
まとめ
エラーメールが届いた際は、焦らずにエラーの内容を確認し、適切に対処することが重要です。 エラーコードやメッセージをしっかり読み取り、原因に応じた対策を講じることで、メールの送信トラブルを防ぐことができます。
今後のメール送信トラブルを減らすためにも、送信前のチェックを徹底し、適切なメール運用を心がけましょう。