仕事で電話をかけた際、相手が不在で留守番電話に切り替わることは珍しくありません。しかし、留守電に適切なメッセージを残さないと、相手に正確な情報が伝わらず、スムーズなコミュニケーションが難しくなることもあります。
本記事では、ビジネスシーンで役立つ留守電メッセージの例文を紹介し、状況に応じた適切なメッセージの残し方を解説します。簡潔で伝わりやすい言い方を身につけ、相手に好印象を与えましょう。
留守電メッセージを残す際の基本ポイント
留守電にメッセージを残す際には、以下のポイントを意識することが重要です。
- 名乗る（会社名・自分の名前）
- 誰からの電話なのか明確に伝える。
- 要件を簡潔に伝える
- できるだけ短く、必要な情報を整理して話す。
- 折り返しの依頼（必要なら）
- いつ・どこに折り返してほしいか明確にする。
- 電話番号や連絡手段を伝える（必要なら）
- 折り返しが必要な場合、連絡先を残す。
- 聞き取りやすいスピードで話す
- 早口にならず、ゆっくりとはっきり話す。
【状況別】仕事で使える留守電メッセージ例文
1. 基本的なビジネス留守電メッセージ
「お世話になっております。○○株式会社の△△です。○○の件でご連絡いたしました。お手すきの際に折り返しご連絡いただければ幸いです。
私の連絡先は、○○-○○○○-○○○○です。よろしくお願いいたします。」
2. 急ぎの用件を伝える場合
「お世話になっております。○○株式会社の△△です。大変恐縮ですが、○○の件で急ぎご確認いただきたいことがあり、ご連絡いたしました。
恐れ入りますが、お時間のある際にお電話いただけますでしょうか。
本日○時頃まででしたら対応可能ですので、ご都合よろしければお電話いただけますと助かります。」
3. 折り返しが不要な場合（伝言のみ）
「お世話になっております。○○株式会社の△△です。○○の件について、ご連絡いたしました。詳細はメールにてお送りしておりますので、ご確認いただけますと幸いです。
何かご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。」
4. 営業の電話をかけた場合
「○○株式会社の△△と申します。以前ご提案させていただいた○○について、ご状況をお伺いしたく、ご連絡いたしました。
ご都合のよいタイミングで折り返しいただければと思います。引き続きよろしくお願いいたします。」
5. アポイントメントの確認・変更を伝える場合
「○○株式会社の△△です。○月○日○時からのご面談について確認のご連絡です。
当日、予定どおりお伺いさせていただきますので、よろしくお願いいたします。万が一、ご都合に変更がある場合は、お手数ですがご連絡いただけますと幸いです。」
6. 取引先へのフォローアップの電話
「お世話になっております。○○株式会社の△△です。
先日お話しした○○について、その後のご状況をお伺いしたく、ご連絡いたしました。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。」
7. クレーム対応・謝罪の留守電メッセージ
「○○株式会社の△△です。この度は○○の件でご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
本件につきまして、改めて詳細をご説明させていただきたく、ご連絡いたしました。
お時間のある際に、折り返しご連絡いただけますと幸いです。」
8. 内部の関係者へメッセージを残す場合（上司・同僚向け）
「△△さん、お疲れ様です。○○の件でご連絡しました。
詳細をメールでお送りしましたので、ご確認のほどお願いいたします。何かありましたら、ご連絡ください。」
9. 求人応募者や面接者へのメッセージ
「○○株式会社の△△と申します。先日はお忙しい中、面接にご参加いただきありがとうございました。
本日、ご選考の結果についてご連絡いたしましたので、お時間のある際に折り返しお願いいたします。」
留守電メッセージのコツと注意点
- ダラダラと話さない
- 長すぎるメッセージは相手が聞くのが大変。30秒以内を目安にまとめる。
- 録音前に内容を整理する
- 伝えたいことを頭の中で整理してから録音することで、スムーズに話せる。
- 声のトーンに注意
- 明るく、落ち着いたトーンを意識すると、好印象を与えやすい。
- 相手が聞き取りやすい速度で話す
- 重要な部分（会社名、名前、連絡先）は少しゆっくりと話す。
- 「またご連絡します」よりも具体的なアクションを伝える
- 折り返しの依頼やメールでの対応を促すと、スムーズなやりとりが可能。
まとめ
ビジネスシーンにおける留守電メッセージは、相手に正確な情報を伝え、次の行動を促す重要な役割を果たします。
状況に応じて適切な言葉を選び、簡潔かつ丁寧なメッセージを心がけましょう。
今回紹介した例文を参考に、実際の業務で活用してみてください。