クレームメールを書く際、感情的にならずに冷静かつ適切な表現で相手に伝えることが重要です。しかし、「どのように書けばいいのかわからない」と悩む人も多いのではないでしょうか。本記事では、クレームメールの基本的な構成とマナーについて解説し、すぐに使える例文を10個ご紹介します。ビジネスシーンだけでなく、日常生活でも役立つ内容です。
目次
クレームメールを書く前に知っておくべきポイント
クレームメールを書く際に重要なのは、感情を抑え、事実を冷静に伝えることです。感情的な言葉や攻撃的な表現は避けましょう。また、相手に改善を促すための建設的な内容を心がけることが大切です。このセクションでは、以下のポイントについて詳しく説明します。
- 適切な敬語と丁寧な言葉遣い
- 問題の具体的な説明
- 解決策や希望する対応の明確化
- 無駄な長文を避ける工夫
クレームメールの基本構成
クレームメールには、適切な構成があります。この構成を守ることで、相手がスムーズに内容を理解しやすくなります。以下に、基本構成を示します。
- 宛名：相手の会社名や担当者名を明記する。
- 導入文：自己紹介や挨拶文でメールを始める。
- 問題提起：具体的に何が問題なのかを簡潔に述べる。
- 詳細説明：事実を詳しく説明し、証拠（写真や注文番号など）があれば添付する。
- 希望する対応：解決策や希望する対応をはっきり記載する。
- 結びの言葉：今後の連絡を待つ旨を記載し、丁寧に締める。
クレームメールを書く際のNG行動
適切なメールを書くには、避けるべき行動も知っておく必要があります。以下は、注意すべきポイントです。
- 感情的な表現を使う：「失礼極まりない」「許せない」などの強い言葉は逆効果です。
- 曖昧な表現：「なんとなく不満」「なんだか納得できない」では問題が伝わりません。
- 解決策を提示しない：問題を指摘するだけでなく、具体的な解決策を求めることが重要です。
- 誰宛かわからないメール：宛名や会社名を省略すると、メールが無視される可能性があります。
実際に使えるクレームメール例文10選
以下に、具体的なシーンに応じたクレームメールの例文を10個ご紹介します。各例文には背景、問題点、希望する対応が明確に記載されています。
商品が届かなかった場合
件名：商品未着についてのご連絡
○○株式会社 ○○様
お世話になっております。先日貴社オンラインショップにて注文いたしました商品（注文番号：12345）が、配送予定日を過ぎても届いておりません。注文時の確認メールには、○月○日配送予定と記載がありましたが、現在までに到着が確認できておりません。
大変お手数をおかけしますが、状況をご確認の上、早急に対応いただけますようお願い申し上げます。なお、注文内容の詳細は以下の通りです。
【注文内容】
商品名：○○
注文日：○月○日
何卒よろしくお願い申し上げます。
○○（氏名）
連絡先：○○
購入した商品の破損について
件名：商品の破損に関するご相談
○○株式会社 お客様相談室ご担当者様
いつもお世話になっております。○月○日に貴社より購入した商品（商品名：○○）が届いたのですが、開封したところ破損が確認されました。添付写真をご覧いただき、原因の調査と交換対応をお願いしたくご連絡差し上げました。
【問題の詳細】
・購入日：○月○日
・注文番号：12345
・破損箇所：○○
お手数をおかけしますが、迅速な対応をお願い申し上げます。必要に応じて追加情報をご提供いたしますので、お知らせください。
○○（氏名）
連絡先：○○ 購入した商品の説明と異なる場合
件名：購入商品の仕様違いについて
○○株式会社 お客様相談室ご担当者様
いつもお世話になっております。先日貴社オンラインショップにて注文しました商品（商品名：○○）が、本来記載されていた仕様と異なるものであることに気付きました。
【問題点】
注文時の仕様：○○
届いた商品の仕様：○○（具体的に記載してください）
この違いにより、当初の目的で使用することが難しい状況です。貴社の商品ページに記載されている内容をご確認いただき、返品または交換対応についての詳細をご教示いただけますと幸いです。
迅速な対応をいただけますようお願い申し上げます。
○○（氏名）
連絡先：○○
請求金額に誤りがあった場合
件名：請求金額の確認のお願い
○○株式会社 経理部ご担当者様
お世話になっております。貴社より○月○日に受領した請求書（請求書番号：○○）に、金額の誤りと思われる箇所がございます。以下に詳細を記載いたしますので、ご確認いただけますでしょうか。
【誤りの詳細】
請求金額：○○円
当初の契約金額：○○円
念のため、契約書の該当箇所を添付しております。内容をご確認の上、訂正した請求書をご送付いただけますようお願い申し上げます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
○○（氏名）
連絡先：○○
サービスの遅延に対する苦情
件名：サービス遅延に関するご連絡
○○株式会社 ○○様
平素よりお世話になっております。○月○日に依頼しましたサービス（サービス名：○○）について、納期が○○日までに完了する予定でしたが、未だに進捗が確認できておりません。
こちらの遅延により、業務に影響が生じております。ご多忙中とは存じますが、早急に状況をご確認いただき、具体的な納期をお知らせください。
引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。
○○（氏名）
連絡先：○○
カスタマーサポートの対応に不満がある場合
件名：カスタマーサポート対応に関するご意見
○○株式会社 カスタマーサポート責任者様
いつもお世話になっております。○月○日に貴社のカスタマーサポート窓口に問い合わせを行いましたが、対応内容に不満があり、この度ご連絡させていただきました。
【経緯】
・問い合わせ内容：○○
・対応担当者名：○○（わかる場合）
・問題点：○○（例：回答が不明瞭であった、対応に時間がかかりすぎたなど）
貴社のサービス向上のため、適切な対応方法についてご検討いただけますようお願い申し上げます。ご担当者様からのご回答をお待ちしております。
○○（氏名）
連絡先：○○
違約金の発生についての相談
件名：違約金についての確認と相談
○○株式会社 ご担当者様
お世話になっております。○月○日に貴社との契約に基づきサービスを利用しておりましたが、解約に伴い違約金が発生した旨のご連絡をいただきました。
しかしながら、契約書の内容を確認したところ、違約金が発生する条件に該当しないように思われます。以下の点についてご確認いただき、再度ご回答いただけますでしょうか。
【違約金に関する詳細】
請求金額：○○円
契約内容：○○
迅速なご確認をお願い申し上げます。必要に応じて契約書の該当箇所を再送いたします。
○○（氏名）
連絡先：○○
不快な接客対応に関する指摘
件名：接客態度についてのご連絡
○○株式会社 ご担当者様
平素よりお世話になっております。○月○日に貴社○○店にて対応いただきましたスタッフの接客について、非常に残念に思う出来事があり、ご連絡させていただきました。
【問題の詳細】
来店日時：○月○日○時頃
店舗名：○○店
対応スタッフ：○○（わかる場合）
内容：○○（例：無愛想な対応、質問への返答が不適切など）
貴社のサービス向上を願い、この度ご報告申し上げます。今後のご対応について、ご連絡をお待ちしております。
○○（氏名）
連絡先：○○
購入後の保証に関する問題
件名：保証期間内修理の対応について
○○株式会社 保証担当ご担当者様
お世話になっております。貴社より購入した商品（商品名：○○）の保証対応についてご相談があり、ご連絡差し上げました。現在、商品が故障しており、保証書に基づき修理または交換対応をお願いしたいと考えております。
【商品情報】
購入日：○月○日
保証書番号：○○
故障内容：○○
迅速な対応をいただけますようお願い申し上げます。必要な情報がございましたら、お知らせください。
○○（氏名）
連絡先：○○
サービス解約に伴うトラブル
件名：サービス解約に関する確認
○○株式会社 契約窓口ご担当者様
平素よりお世話になっております。○月○日に貴社サービス（サービス名：○○）を解約手続きしましたが、○月○日現在、まだ解約が完了していないようです。このままでは料金が発生する可能性があるため、状況の確認をお願いしたく存じます。
【経緯】
解約依頼日：○月○日
契約番号：○○
大変お手数をおかけしますが、至急ご確認のうえ、ご回答をお待ちしております。
○○（氏名）
連絡先：○○
他社との比較で問題を指摘する場合
件名：サービス品質に関するご相談
○○株式会社 ご担当者様
お世話になっております。貴社の○○サービスを利用させていただいておりますが、他社サービスと比較した際に、以下の点に関して改善が必要と感じました。
【問題点】
・貴社の対応：○○
・他社の対応：○○（具体例を挙げて比較）
今後の利用を検討する上で、改善策がございましたらご教示いただけますと幸いです。迅速なご対応をお願い申し上げます。
○○（氏名）
連絡先：○○ まとめ：クレームメールは冷静に、的確に
クレームメールは、適切に書けば問題解決の大きな助けとなります。本記事で紹介したポイントや例文を参考に、建設的なコミュニケーションを目指しましょう。