ビジネスの現場では、取引先や顧客からの電話に出られなかっただけで、相手に不安や不信感を与えてしまうことがあります。たとえやむを得ない事情があったとしても、その後の対応次第で印象は大きく変わります。
本記事では、ビジネスで電話に出られなかった際のお詫びの考え方から、すぐに使える例文までを、状況別にわかりやすく解説します。電話折り返し時やメール対応、社内外それぞれのケースに応じた表現を身につけることで、信頼を損なわないスマートな対応ができるようになります。
ビジネスで「電話に出られなかった」ことが与える印象
電話は即時性の高い連絡手段であるため、出られなかった場合、相手は次のように感じることがあります。
・急ぎの用件だったのではないか
・軽く扱われているのではないか
・連絡が取りづらい会社なのではないか
こうした不安を払拭するためには、理由の説明よりも先にお詫びを伝えることが重要です。言い訳がましくならず、相手の時間を奪ったことへの配慮を示す姿勢が、ビジネスマナーとして求められます。
電話に出られなかった際のお詫びの基本構成
お詫びの言葉は、次の流れを意識すると自然で丁寧になります。
- 電話に出られなかったことへの謝罪
- 折り返し連絡したことの説明
- 相手への配慮・確認
- 今後の対応姿勢
この順番を守ることで、相手に誠意が伝わりやすくなります。
電話で折り返すときのお詫び例文
実際に電話で折り返す際の、基本的で使いやすい例文です。
例文
「お電話ありがとうございました。先ほどはお電話に出られず、大変失礼いたしました。〇〇株式会社の△△でございます。」
例文（丁寧）
「先ほどはお電話をいただいていたにもかかわらず、すぐに対応できず誠に申し訳ございません。ただいま折り返しのお電話を差し上げました。」
ポイントは、相手が名乗る前にこちらから名乗り、謝罪を先に述べることです。
メールでお詫びをする場合の例文
電話に出られず、メールでフォローするケースも少なくありません。
件名例
電話に出られなかった件のお詫び
本文例
「〇〇株式会社
△△様
お世話になっております。〇〇株式会社の□□でございます。
本日はお電話をいただいていたにもかかわらず、対応できず誠に申し訳ございません。
先ほどお電話を差し上げましたが、ご不在のようでしたので、メールにて失礼いたします。
ご都合のよろしいお時間がございましたら、お知らせいただけますと幸いです。」
メールでは、簡潔かつ丁寧を意識することが大切です。
外出中・会議中で出られなかった場合の例文
理由を伝える場合は、簡潔に補足する程度に留めます。
例文
「先ほどは会議中のためお電話に出ることができず、申し訳ございませんでした。」
注意点
詳細な事情説明は不要です。
「会議中」「外出中」など、簡単な理由で十分です。
緊急性が高そうな電話だった場合の対応例
相手が急ぎだった可能性がある場合は、特に配慮が必要です。
例文
「お電話にすぐ出られず、大変失礼いたしました。急ぎのご用件ではなかったでしょうか。」
この一言を添えるだけで、相手は「気にかけてくれている」と感じやすくなります。
社内向けの電話に出られなかった場合のお詫び例文
社内であっても、最低限のマナーは重要です。
例文
「先ほどは電話に出られず、すみませんでした。今、お時間よろしいでしょうか。」
社内では過度にかしこまる必要はありませんが、一言のお詫びは必須です。
電話に出られなかった際に避けたいNG表現
以下のような言い方は、相手に悪印象を与えやすいため注意が必要です。
・「忙しかったので出られませんでした」
・「気づきませんでした」
・「何度も電話があって…」
これらは言い訳や責任転嫁に聞こえやすいため、避けるのが無難です。
電話に出られなかった後の印象を良くするコツ
お詫びの言葉に加えて、次の点を意識すると好印象につながります。
・できるだけ早く折り返す
・相手の都合を確認する
・落ち着いた声で話す
・要件を簡潔に確認する
「出られなかった」事実よりも、その後の対応が評価されると考えることが大切です。
まとめ
ビジネスにおいて電話に出られなかったこと自体は、誰にでも起こり得ます。重要なのは、その後の対応で信頼を回復し、むしろ好印象につなげられるかどうかです。
お詫びは「素早く・簡潔に・相手目線で」を意識し、状況に合った言葉を選びましょう。本記事で紹介した例文を活用すれば、電話に出られなかった場面でも、落ち着いて丁寧な対応ができるはずです。