Excelで資料を印刷しようとしたとき、
「途中でページが分かれてしまう」
「見せたい表が1ページに収まらない」
といった経験はありませんか。
Excelは自動的に改ページを設定しますが、そのままでは意図しない位置でページが切れてしまうことも多く、特にビジネス資料や会議用資料では見栄えに大きく影響します。
本記事では、
- Excelの改ページの基本
- 改ページプレビューの使い方
- 手動で改ページを調整する方法
- 印刷がズレる原因と解決策
を、初心者の方にもわかりやすく解説します。
「Excelの印刷がうまくいかない」と感じている方は、ぜひ参考にしてください。
Excelの改ページとは？まずは基本を理解しよう
Excelでは、印刷時に「どこでページを区切るか」を自動的に判断します。
この自動改ページは、次のような設定をもとに決まります。
- 印刷範囲
- 用紙サイズ
- 余白
- 拡大縮小率
- 行の高さ・列幅
表が縦や横に長くなるほど、Excelの自動判断だけでは思わぬ場所で改ページされることが増えます。
そのため、印刷結果に違和感がある場合は、まずこれらの設定を見直すことが重要です。
なお、Excelでは改ページを手動で挿入・解除・調整することもでき、操作を覚えれば印刷レイアウトを自由にコントロールできます。
改ページプレビューを使えば印刷イメージが一目でわかる
Excelで改ページを調整する際に、最も便利なのが**「改ページプレビュー」**です。
通常の表示では改ページ位置が分かりませんが、改ページプレビューを使うと、
ページの区切りが青い線で表示され、印刷イメージを視覚的に確認できます。
改ページプレビューの表示方法
- 上部メニューの「表示」タブをクリック
- 「改ページプレビュー」を選択
すると、
- 青い点線：Excelが自動で設定した改ページ
- 青い実線：手動で設定した改ページ
が表示されます。
線をドラッグするだけで位置を変更できるため、直感的に操作できるのが特徴です。
手動で改ページを挿入して印刷レイアウトを整える
「この表はここで区切りたい」といった場合は、手動で改ページを挿入するのがおすすめです。
行に改ページを挿入する方法
- 改ページを入れたい行の下の行を選択
- 「ページレイアウト」タブをクリック
- 「改ページ」→「改ページの挿入」を選択
列に改ページを挿入する方法
- 改ページを入れたい列の右側の列を選択
- 「ページレイアウト」→「改ページの挿入」
不要になった改ページは、
「ページレイアウト」→「改ページ」→「改ページの解除」
で簡単に削除できます。
余白を調整すると改ページのズレが改善されやすい
改ページは余白の設定に大きく影響されます。
- 余白が広すぎる → ページが細かく分かれる
- 余白が狭すぎる → 文字が詰まりすぎて読みにくい
余白の設定手順
- 「ページレイアウト」タブを開く
- 「余白」をクリック
- 「標準」「狭い」「広い」または「ユーザー設定の余白」を選択
印刷がうまくいかない場合は、一度「狭い」余白に設定してから改ページを調整するのがおすすめです。
印刷可能領域が広がり、不要な改ページを減らせます。
1ページに収めたいときは拡大縮小印刷を使う
「横幅を1ページに収めたい」「1枚にまとめて印刷したい」という場合は、拡大縮小印刷が便利です。
拡大縮小印刷の設定方法
- 「ページレイアウト」タブを開く
- 「拡大縮小印刷」グループで設定
- 幅：1ページ
- 高さ：自動
または - 幅：1ページ
- 高さ：1ページ
Excelが自動で縮小して指定したページ数に収めてくれます。
ただし、縮小しすぎると文字が読みにくくなるため、印刷プレビューで必ず確認しましょう。
印刷範囲を設定して不要な空白ページを防ぐ
「何もないページが印刷される」という場合、
印刷範囲が広がりすぎていることが原因のケースが多いです。
印刷範囲の設定手順
- 印刷したいセル範囲をドラッグ
- 「ページレイアウト」→「印刷範囲の設定」
これだけで、余計な空白ページが表示されなくなります。
資料作成の初期段階で設定しておくと、後のトラブル防止になります。
改ページ設定を効率化する実践テクニック
行の高さを揃えて自動改ページを安定させる
行の高さがバラバラだと、意図しない位置で改ページされやすくなります。
不要に広がっている行がないか確認しましょう。
表をテーブル化すると印刷が整いやすい
表を「テーブル」に変換すると、データ構造が整理され、印刷時のレイアウトも安定しやすくなります。
すべての改ページをリセットする
設定が複雑になった場合は、
「ページレイアウト」→「改ページ」→「すべての改ページをリセット」
で一度初期状態に戻すのも有効です。
改ページ設定でよくある注意点
- 画面表示と印刷結果は必ずしも一致しない
→ 最終確認は必ず「印刷プレビュー」で行う - 横方向のはみ出しに注意
→ 列幅・用紙サイズ・向き（縦／横）を確認 - PDF化するとレイアウトが変わることがある
→ PDF出力後も必ずチェック
まとめ｜Excelの改ページを制御すれば印刷は怖くない
Excelの改ページ設定は、
- 改ページプレビュー
- 手動改ページ
- 余白・拡大縮小設定
- 印刷範囲の指定
を組み合わせることで、誰でも思い通りに調整できます。
印刷がズレてストレスを感じている方は、ぜひ本記事の方法を実践して、読みやすく見栄えの良い資料作成に役立ててください。