取引先に対して「催促メール」を送る場面は、ビジネスでは避けて通れません。
請求書の未払い、資料の未提出、返信の遅れなど、相手に行動を促したいものの、強い言い方をすると関係悪化につながるのではないかと不安に感じる方も多いでしょう。
催促メールは、内容そのものよりも「伝え方」が非常に重要です。丁寧さや配慮を欠くと、相手に不快感を与え、今後の取引に影響する可能性もあります。
本記事では、取引先に失礼にならない催促メールの基本的な考え方から、状況別の具体的な例文までを詳しく解説します。すぐに使える文面を多数紹介していますので、ぜひ実務に役立ててください。
取引先に催促メールを送る際の基本マナー
取引先への催促メールでは、まず「相手を責めない姿勢」を意識することが大切です。
催促という行為は、相手の対応が遅れていることを指摘する内容になりますが、直接的な表現は避け、あくまで確認やお願いの形で伝えます。
また、件名は内容が一目で分かるように簡潔に書きます。「【ご確認のお願い】」「【ご対応のお願い】」など、柔らかい表現を使うことで、相手の心理的負担を軽減できます。
本文では、感謝の言葉や相手を気遣う一文を冒頭に入れ、その後で要件を伝えるのが基本的な流れです。
最後には「お手数をおかけしますが」「ご多忙のところ恐れ入りますが」といったクッション言葉を添え、丁寧な印象で締めくくります。
催促メールで避けるべき表現
催促メールでは、使わないほうがよい表現もあります。
たとえば「まだですか」「いつになったら」「早急に対応してください」といった言い回しは、相手を追い詰める印象を与えがちです。
また、相手の事情を考慮しない断定的な表現も避けましょう。
「忘れているのではないでしょうか」「対応が遅れています」といった言葉は、相手のミスを強調するため、関係性に悪影響を及ぼす可能性があります。
あくまで「念のための確認」「行き違いの可能性」を前提に書くことが、円滑なコミュニケーションにつながります。
初回の催促メール例文（やわらかく確認する場合）
初めて催促する場合は、相手の都合や行き違いを想定した、非常に柔らかい表現が適しています。
例文：
「いつも大変お世話になっております。
先日お送りしました〇〇の件につきまして、その後のご状況はいかがでしょうか。
すでにご対応いただいておりましたら、行き違いとなり申し訳ございません。
ご多忙のところ恐れ入りますが、ご確認いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。」
このように「行き違いでしたら申し訳ない」という一文を入れることで、相手に配慮した印象を与えられます。
期限がある場合の催促メール例文
締切や期限が設定されている場合は、その期日を明確に伝えつつ、丁寧な言い回しを心がけます。
例文：
「いつもお世話になっております。
〇月〇日を期限としてご依頼しております〇〇につきまして、念のためご連絡いたしました。
現在のご状況をお知らせいただけましたら幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。」
期限を示しながらも、強制的な印象にならないよう配慮しています。
請求書未払いに関する催促メール例文
金銭が関わる催促は、特に慎重な表現が求められます。
例文：
「平素より大変お世話になっております。
先日お送りしました請求書につきまして、入金状況の確認のためご連絡いたしました。
すでにお手続きがお済みでしたら、行き違いとなり申し訳ございません。
恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。」
入金の有無を断定せず、「確認のため」という言葉を使うのがポイントです。
返信がない場合の再催促メール例文
一度催促メールを送ったものの、返事がない場合は、さらに丁寧さを意識します。
例文：
「いつもお世話になっております。
先日ご連絡いたしました〇〇の件につきまして、その後ご確認いただけましたでしょうか。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご都合のよいタイミングでご一報いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。」
「再度のご連絡となり恐れ入ります」といった一文を加えても良いでしょう。
急ぎの場合の催促メール例文
急を要する場合でも、強い表現は避け、事情を簡潔に伝えます。
例文：
「いつもお世話になっております。
誠に恐れ入りますが、〇〇の件につきまして至急確認が必要な状況となっております。
お手数をおかけしますが、本日中にご確認いただけましたら幸いです。
何卒ご理解のほどよろしくお願いいたします。」
「至急」という言葉を使う場合は、理由を添えることで納得感が高まります。
相手の都合を尊重する催促メール例文
相手の業務状況を気遣う文面も、良好な関係を保つために有効です。
例文：
「いつも大変お世話になっております。
ご多忙のところ恐縮ですが、〇〇の件につきまして進捗をお伺いできればと存じます。
ご都合のよいタイミングでご対応いただけましたら幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。」
配慮ある表現は、相手の印象を大きく左右します。
催促メールの件名の付け方
件名は短く、要件が分かる表現が望ましいです。
「〇〇の件についてのご確認」「〇〇に関するお願い」など、催促と分かりつつも柔らかい表現を選びます。
過度に強い言葉を使わないことが、メールを開いてもらうためのポイントです。
催促メールを送るタイミングの考え方
催促メールは、早すぎても遅すぎても問題になります。
一般的には、期限の数日後、または連絡から一週間程度を目安に送るとよいでしょう。
相手の業種や繁忙期も考慮し、無理のないタイミングを選ぶことが大切です。
まとめ
取引先への催促メールは、ビジネスにおいて避けられないコミュニケーションの一つです。
重要なのは、相手を責めるのではなく、配慮と丁寧さを持って状況を確認する姿勢です。
本記事で紹介した考え方や例文を参考に、状況に応じた適切な表現を選ぶことで、相手との信頼関係を損なわずに円滑なやり取りができます。
催促メールを上手に活用し、スムーズな業務進行につなげていきましょう。