Excel×VBA×MySQLで作る「備品管理システム」ガイド｜ユーザマスタ・備品マスタ・利用履歴を連携する方法

社内の備品管理がExcelだけでは限界を感じていませんか。
「誰が」「いつ」「どの備品を使ったか」を正確に把握し、履歴を残すためには、データベースを活用した管理が効果的です。特に、Excelでの操作に慣れている現場では、VBA（マクロ）とMySQLを組み合わせた備品管理システムが現実的でコストも低く、導入しやすい方法になります。

この記事では、

ユーザマスタ
備品マスタ
利用履歴テーブル

の3つを中心に、データベース構成やVBA連携の仕組み、実践的な運用方法まで、初心者でも構築できるレベルで丁寧に解説します。

システム設計の考え方から実際のサンプルコードまでまとめました。
Excelだけでは管理が複雑になっている担当者の方、新しくシステムを構築したい方におすすめの内容です。

なぜ備品管理にMySQLを使うのか｜Excelだけでは限界が来る理由
備品管理システムの基本構成｜3つのテーブル設計がすべての軸になる
MySQLにテーブルを作成するSQL例（コピペでOK）
Excel VBAからMySQLへ接続するための準備
1. 手順
2. ▼ VBA：MySQL接続サンプル
VBAで行う主要な業務処理｜登録・更新・貸出・返却
Excel画面を使った運用例｜担当者が迷わないUIの作り方
実運用に向けたTips｜エラー防止・履歴管理・マスタ整備
まとめ｜Excel＋VBA＋MySQLは「最強の社内備品管理システム」になる

なぜ備品管理にMySQLを使うのか｜Excelだけでは限界が来る理由

備品管理は「数量の把握」だけではなく、「利用履歴の追跡」が重要です。
Excelのみで管理すると、以下の課題が発生しやすくなります。

1. 履歴が増えるほど速度が落ちる

履歴が1000件、5000件と増えていくと、Excelは動作が重くなります。
フィルタや検索に時間がかかり、運用がストレスになります。

2. 同時編集できない問題

Excelは基本的に1人しか編集できないため、複数担当者がいる環境では業務が滞ります。
特に備品管理は現場と事務の両方が閲覧・更新するため、同時編集は必須です。

3. データの信頼性が下がる

Excelはコピー、貼り付け、入力ミスで破損しやすいという弱点があります。
紐づけを間違えたり、勝手に改変されてしまうこともあります。

一方、MySQL を使うと以下のメリットが生まれます。

データ量が増えても高速
同時接続に強い
データの整合性を保てる
他のシステムやアプリへ発展させやすい

さらに、VBAから直接MySQLへ接続し、
“Excelの操作感のまま、データはMySQLで安全に管理する”
というハイブリッド型の運用が可能になります。

備品管理システムの基本構成｜3つのテーブル設計がすべての軸になる

備品管理システムを作る上で必要なテーブルは主に3つです。

① ユーザマスタ（users）

項目名	内容
user_id	主キー（自動採番）
user_name	氏名
department	所属部署
email	メールアドレス（任意）
status	有効 / 無効

「誰が利用したか」を管理する基本テーブルです。

② 備品マスタ（items）

項目名	内容
item_id	主キー（自動採番）
item_name	備品名
category	カテゴリ（PC・工具・文具など）
quantity	総在庫数
available	利用可能数
remarks	備考

貸出用品、共用PC、会議室アイテムなどもまとめて管理できます。

③ 利用履歴（histories）

項目名	内容
history_id	主キー（自動採番）
user_id	ユーザーID
item_id	備品ID
use_datetime	使用日時
return_datetime	返却日時（NULL可）
memo	メモ

利用履歴テーブルは「事実の記録」であり、最も重要です。
貸出中の判定・返却までの流れはすべてここから計算できます。

MySQLにテーブルを作成するSQL例（コピペでOK）

実際のMySQL構築時に使えるSQLを紹介します。

▼ users テーブル

CREATE TABLE users (
  user_id INT AUTO_INCREMENT PRIMARY KEY,
  user_name VARCHAR(100),
  department VARCHAR(100),
  email VARCHAR(200),
  status TINYINT DEFAULT 1
);

▼ items テーブル

CREATE TABLE items (
  item_id INT AUTO_INCREMENT PRIMARY KEY,
  item_name VARCHAR(200),
  category VARCHAR(100),
  quantity INT,
  available INT,
  remarks TEXT
);

▼ histories テーブル

CREATE TABLE histories (
  history_id INT AUTO_INCREMENT PRIMARY KEY,
  user_id INT,
  item_id INT,
  use_datetime DATETIME,
  return_datetime DATETIME,
  memo TEXT,
  FOREIGN KEY (user_id) REFERENCES users(user_id),
  FOREIGN KEY (item_id) REFERENCES items(item_id)
);

これだけで基本的な備品管理システムのデータ構造は完成します。

Excel VBAからMySQLへ接続するための準備

Excel から MySQL に接続するためには ODBC ドライバが必要です。

手順

MySQL ODBC Connector をインストール（公式サイトからDL）
Windows の「ODBCデータソース」で接続設定を作成
Excel VBA で ADODB を使って接続

VBAでよく使う接続コードは以下です。

▼ VBA：MySQL接続サンプル

Dim conn As Object
Set conn = CreateObject("ADODB.Connection")

conn.ConnectionString = _
    "Driver={MySQL ODBC 8.0 ANSI Driver};" & _
    "Server=localhost;" & _
    "Database=equipment;" & _
    "User=root;" & _
    "Password=xxxx;" & _
    "Option=3;"

conn.Open

この方法で、Excel から直接 SQL が実行できるようになります。

VBAで行う主要な業務処理｜登録・更新・貸出・返却

次に、実際の備品管理の要となる処理を VBA でどう操作するか見ていきます。

① 備品一覧の取得（SELECT文）

sql = "SELECT item_id, item_name, category, available FROM items"
Set rs = conn.Execute(sql)

これを Excel シートに貼り付けると、
「最新の備品リスト」を一発で取得できます。

② 貸出処理（INSERT + UPDATE）

histories に貸出履歴を登録
items の available を減らす

sql = "INSERT INTO histories(user_id, item_id, use_datetime) " & _
      "VALUES(" & userId & "," & itemId & ", NOW());"
conn.Execute sql

sql = "UPDATE items SET available = available - 1 WHERE item_id = " & itemId
conn.Execute sql

③ 返却処理（UPDATE）

histories の返却日時を更新
items の available を増やす

sql = "UPDATE histories SET return_datetime = NOW() " & _
      "WHERE history_id = " & historyId

conn.Execute sql

sql = "UPDATE items SET available = available + 1 WHERE item_id = " & itemId
conn.Execute sql