Excelで電子印鑑を使う方法｜無料で簡単にできるビジネス活用術

紙の書類からデジタル化が進む中で、「電子印鑑（デジタル印鑑）」のニーズが高まっています。
特にExcelで日報や申請書を管理している場合、わざわざ印刷してハンコを押すのは非効率。そんなときに便利なのが、Excelに直接「印鑑画像」を挿入して使う方法です。

本記事では、電子印鑑の作り方からExcelへの挿入方法、注意点までをわかりやすく解説します。無料ツールを使った印鑑作成方法や、社内承認フローに活かすアイデアも紹介しますので、業務効率化にお役立てください。

電子印鑑とは？紙の印鑑との違い

電子印鑑とは、印鑑をデジタルデータ化したものです。
通常は画像ファイル（PNGやJPEG）として作成され、書類の承認や確認の印として使われます。

紙の印鑑との違い

物理的な押印が不要：印刷→捺印→スキャンという手間を削減できます。
共有やコピーが容易：同じ印影を複数の書類で使える。
セキュリティに注意が必要：誰でも貼り付け可能なため、管理は慎重に。

Excelに電子印鑑を挿入する基本手順

電子印鑑は「画像」としてExcelに挿入します。以下が基本の流れです。

手順

あらかじめ電子印鑑（画像ファイル）を準備する
Excelを開き、押印したい場所をクリック
「挿入」タブ →「画像」→「このデバイス」から印鑑画像を選択
画像の大きさ・位置を調整して完成

ポイント

背景を透過にしたPNG形式がおすすめ（白背景のセルに馴染みやすい）
セルに印鑑を「固定」するには、画像の右クリック→「サイズとプロパティ」で「セルに合わせて移動やサイズ変更をする」にチェック

電子印鑑の無料作成方法【おすすめ3選】

印鑑を持っていない人でも、ネット上の無料サービスで作成可能です。代表的なツールを紹介します。

① 印鑑透過くん（Webツール）

サイト上で「名前」「フォント」「印影サイズ」などを入力するだけ
背景が透過されたPNG画像をダウンロード可能
https://www.hanko-maker.com

② Excelマクロで作成

VBAを使えば簡単な円形の印鑑を自動生成できます
社内での利用に限れば十分活用可能

③ Canvaなどのデザインツール

自由度の高いデザインで作成可能
ロゴや肩書き入りの印鑑も作れる

Excelで電子印鑑を使う際の注意点

便利な電子印鑑ですが、以下の点には注意が必要です。

① 不正利用への対策

画像をコピーして別文書に貼り付けられる危険性あり
社内ルールで「印鑑画像の取り扱い」ガイドラインを整備しましょう

② バージョン管理

複数人で使うと、誰が押したか曖昧になる可能性あり
ファイルの最終更新者や「変更履歴」を残す工夫が必要

③ 見た目の信頼性

「印鑑画像だと信頼性に欠ける」と感じる人もいるため、外部提出用には注意が必要です

複数の印鑑を使い分けるテクニック

部署ごと、用途ごとに異なる印鑑を使いたい場合は以下の方法が便利です。

パターン別の作り方

「承認印」「確認印」「受領印」など、印影に文字を追加
色分け（赤・青・緑）で視認性をアップ
Excelシートに「印鑑画像の一覧」を作成してコピー＆ペーストで使いまわす

社内の承認フローに電子印鑑を取り入れる方法

Excelは「申請→確認→承認」などの業務フローにも活用できます。

導入の例

項目	担当者	部長	管理部
日報	○○印	××印	△△印

シート上に承認欄を設け、関係者が順番に印鑑を押していく
承認完了のタイミングでPDF化して保存・提出

ワンポイント

「デジタル印鑑だけでは不安」という場合は、ファイルにパスワードをかけるなどの補足対策を行いましょう

電子印鑑の活用で業務はここまで変わる！

電子印鑑の活用によって、紙の削減や業務スピードの向上が期待できます。

効果

書類の作成から提出まで、すべてPC上で完結
テレワークでもスムーズに承認業務ができる
保管スペースの削減（印刷不要）

成果例

月30件の申請書に印刷・押印していたA社：電子印鑑化で年間で約4,000枚の紙を削減
テレワーク移行後のB社：ファイルをメール送付してExcel上で承認完結、郵送の手間がゼロに

まとめ｜まずは小さく導入してみよう

Excelでの電子印鑑の活用は、特別なソフトを使わずに無料で始められる業務改善の第一歩です。
最初は個人の日報や申請書から試し、慣れてきたら社内全体への導入を検討してみてください。

ポイントは以下の3点です：

電子印鑑は画像挿入で簡単に使える
無料ツールで誰でも作成可能
不正利用対策やルール整備が重要

デジタル時代にふさわしい「スマートな承認文化」をExcelから始めてみませんか？