内定をいただくことは非常にありがたいことですが、すべての企業に入社できるわけではありません。状況や気持ちが変わったり、より自分に合う企業を見つけたりした場合には、内定辞退の決断をしなければならないこともあります。
とはいえ、企業に失礼のないよう、できるだけ丁寧に、誠意を持ってお断りしたいものです。
この記事では、内定辞退の適切なタイミングや連絡手段、実際の例文まで、わかりやすく解説します。社会人としてのマナーを守りつつ、自分の意志をきちんと伝える方法を知っておきましょう。
内定辞退は「早めに伝える」が鉄則
内定辞退の連絡は、できるだけ早く行うことが基本です。企業はあなたが入社する前提でスケジュールを調整しており、連絡が遅れると他の採用活動や社内の準備にも影響を及ぼす可能性があります。
「決まってからすぐに連絡するのは気まずい」と感じるかもしれませんが、曖昧なまま放置する方が、相手に対して不誠実な印象を与えます。
内定辞退が確定した段階で、1日も早く連絡しましょう。
辞退の理由は「簡潔に・正直に・前向きに」
辞退の理由を伝える際は、できる限り簡潔かつ丁寧にまとめることが大切です。細かく説明しすぎると言い訳がましく聞こえることもありますし、逆に曖昧すぎても誠意が伝わりません。
たとえば、以下のような表現が適しています：
- 他社の内定を受ける決断をした
- 家庭や健康など個人的な事情により就職を見送ることになった
- 自分のキャリアプランを見直し、別の道に進むことを決めた
正直さを保ちつつ、相手企業への感謝の言葉を添えることで、関係を悪くせずに辞退することが可能です。
内定辞退は電話が基本、メールは補足的に
本来、内定辞退は電話で伝えるのがマナーです。メールだけで済ませると「誠意が足りない」と受け取られる場合があるため、まずは電話をかけることをおすすめします。
ただし、企業側が忙しい場合もあるため、事前にメールで「お電話でお伝えしたいことがございます」と伝えておくと、スムーズです。
電話で伝えるべきポイント：
- 感謝の言葉から始める
- 結論を先に伝える（内定を辞退したい）
- 理由を簡潔に述べる
- 迷惑をかけたことへのお詫び
電話連絡時の例文
「お忙しいところ恐れ入ります。○○大学の□□と申します。
この度は内定をいただき、誠にありがとうございました。
大変ありがたいお話でしたが、熟慮の末、他社の内定を受けることを決断いたしました。
ご期待に添えず、誠に申し訳ございません。
本来であれば直接お詫びすべきところですが、電話にて失礼いたします。
短い間ではありましたが、大変お世話になりありがとうございました。」
メール連絡時の例文
件名：内定辞退のご連絡（氏名）
株式会社○○
人事部 ○○様
お世話になっております。○○大学の□□です。
この度は、内定のご通知をいただき、誠にありがとうございました。
慎重に検討を重ねました結果、誠に勝手ながら御社の内定を辞退させていただくことを決断いたしました。
御社には選考過程において大変丁寧に対応していただき、心より感謝申し上げます。
何かとご迷惑をおかけしますことを深くお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
○○大学 ○○学部 ○○学科
氏名：□□□
電話番号：090-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXX@example.com
辞退連絡後に注意すべきこと
内定辞退の連絡をしたからといって、それで終わりではありません。以下の点に注意して、社会人としての信頼を損なわないようにしましょう。
- 必要があれば書面での辞退を求められることがある
- 今後の業界内の関係性を考慮し、最後まで丁寧に対応する
- 誤解や行き違いがないよう、記録を残す（メールなど）
企業とのやりとりは、将来どこで繋がるかわかりません。一つひとつの対応が、今後の評価にもつながる可能性があります。
内定辞退は悪いことではない。大切なのは誠意ある対応
「内定を辞退するのは申し訳ない」「失礼ではないか」と悩む方も多いですが、就職は人生に関わる重要な決断です。自分にとって最善の選択をすることは当然の権利であり、悪いことではありません。
重要なのは、企業への感謝と敬意を忘れず、誠実に意思を伝えることです。その姿勢が伝われば、相手もきちんと受け止めてくれるでしょう。
まとめ：丁寧な辞退は、あなたの評価を高める
内定辞退は、誰にでも起こり得ることです。だからこそ、どのように伝えるかがとても重要です。丁寧な言葉と態度で、感謝とお詫びをきちんと伝えることが、社会人としての信頼につながります。
今回ご紹介した方法や例文を参考に、相手に配慮した内定辞退を行いましょう。未来の自分のためにも、「礼儀ある別れ方」を心がけたいですね。