Microsoft Teamsは、リモートワークやチームコミュニケーションに欠かせないツールです。しかし、基本的な使い方だけではなく、便利な小技を知っていると、より効率的に活用することができます。
本記事では、Teamsをもっと便利に使うための小技を10個紹介します。日々の業務で活用できるテクニックを身につけ、作業効率を向上させましょう！
目次
1. メッセージの書式設定で伝えやすくする
Teamsでは、メッセージの書式を簡単にカスタマイズできます。太字、斜体、箇条書きなどを活用すれば、情報をよりわかりやすく伝えられます。
方法
- メッセージ入力欄の下にある「A（書式設定）」アイコンをクリック
- 太字（Ctrl + B）、斜体（Ctrl + I）、下線（Ctrl + U）などを活用
- 箇条書きやハイライトを追加
2. メッセージのピン留めで重要情報を見失わない
チャット内で重要なメッセージをピン留めすると、後から素早くアクセスできます。
方法
- メッセージにカーソルを合わせて「…（その他のオプション）」をクリック
- 「ピン留め」を選択
- 右上の「ピン留め済みメッセージ」からいつでも確認可能
3. チャットメッセージの翻訳機能を活用する
多国籍チームでは、言語の壁が問題になることがあります。Teamsには、メッセージを自動翻訳する機能があります。
方法
- 翻訳したいメッセージにカーソルを合わせ、「…（その他のオプション）」をクリック
- 「翻訳」を選択すると、自分の言語に変換される
4. 通知設定をカスタマイズして重要な情報を見逃さない
通知が多すぎると作業の妨げになりますが、適切にカスタマイズすれば、必要な情報だけを受け取ることができます。
方法
- 画面右上のプロフィールアイコンをクリックし、「設定」→「通知」へ移動
- チャット、メンション、会議通知などの種類ごとに設定を変更
5. 会議の背景を変更して印象をアップ
オンライン会議では背景をカスタマイズすることで、プロフェッショナルな印象を与えられます。
方法
- 会議参加前の「背景フィルター」から画像を選択
- 既存の背景のほか、自分の画像をアップロードすることも可能
6. ファイルを素早く共有するショートカット
Teamsでは、ドラッグ＆ドロップで簡単にファイルを共有できます。
方法
- メッセージ入力欄にファイルをドラッグ&ドロップ
- 「クリップ」アイコンからOneDriveやローカルファイルを選択して共有
7. タスク管理機能でチームの進捗を把握する
「Microsoft Planner」や「To Do」と連携することで、タスク管理がスムーズになります。
方法
- チャネルに「Planner」タブを追加
- タスクを作成し、担当者を設定
- 期限や進捗を管理し、チームで共有
8. キーボードショートカットで操作を効率化
Teamsには便利なキーボードショートカットが用意されています。
便利なショートカット一覧
- Ctrl + Shift + M：マイクのオン/オフ
- Ctrl + E：検索ボックスに移動
- Ctrl + Shift + K：カメラのオン/オフ
9. メッセージの保存機能で後から確認しやすくする
後で見返したいメッセージは「保存」機能を使うと便利です。
方法
- メッセージにカーソルを合わせて「…（その他のオプション）」をクリック
- 「このメッセージを保存」を選択
- プロフィールアイコンをクリックし、「保存済み」から確認
10. 外部アプリを統合して作業をスムーズにする
Teamsでは「Trello」や「Asana」などの外部アプリを統合し、ワークフローを向上させられます。
方法
- 「アプリ」タブを開き、追加したいアプリを検索
- 「追加」をクリックし、チャネルや個人で活用
まとめ
Microsoft Teamsは、基本機能だけでなく、小技を活用することでさらに便利になります。本記事で紹介した10個の小技を使いこなせば、業務の効率化が図れるでしょう。
ぜひ、試してみてください！