仕事やプライベートで「誰がどのタスクを担当しているのか」がすぐにわかると、スケジュール管理がとてもスムーズになります。Googleカレンダーは、予定だけでなく「タスク」機能も使える便利なツールですが、「共有できない」と思われがちです。しかし実は、工夫次第でタスクの共有も可能です。本記事では、Googleカレンダーでタスクを共有する方法や代替手段、チームで使う際の注意点まで詳しく解説します。
Googleカレンダーの「タスク」とは？
Googleカレンダーには、「予定」とは別に「タスク」という項目があります。タスクは、自分のToDoリストとして使用できる簡易的な管理機能で、チェックボックス付きで完了・未完了を管理できるのが特徴です。以下のような場面でよく使われます。
- 自分のToDoリストを整理したいとき
- 「やるべきこと」をカレンダー上で視覚的に管理したいとき
- 完了したタスクを消さずに記録しておきたいとき
しかし、タスクは原則として「自分専用」であり、Googleカレンダー上で他人と直接共有する機能は用意されていません。ここに少し工夫が必要となります。
Googleカレンダーのタスクは共有できない？制限を理解しよう
Googleカレンダーの標準機能では、「タスク」は他の人と共有することができません。タスクはGoogle ToDoという個人用リストと連携しており、カレンダーに表示はされるものの、他ユーザーとの共有対象にはなりません。
そのため、「他の人とタスクを共有したい」「チームでタスク管理したい」といった場合は、他の方法をとる必要があります。
タスクの共有に代わる3つの方法
Googleカレンダーの「予定」を使ってタスクを共有する
Googleカレンダーの「予定」機能を使えば、他のユーザーと共有が可能です。
操作手順
- Googleカレンダーを開く
- 「作成」ボタンから新しい予定を作成
- タイトルを「タスク名」にする
- 時間や日付を設定
- 「ゲストを追加」で共有したい相手のGmailアドレスを入力
- 「保存」→「送信」で共有完了
この方法の利点は、共有相手にメール通知が届き、タスクを予定として認識してもらえる点です。また、コメントを入れることも可能で、進捗の共有にも便利です。
Google Keepでタスクを共有する
Google Keepはメモアプリですが、チェックリスト形式でタスクを作成し、他ユーザーと共有する機能があります。
操作手順
- Google Keep（https://keep.google.com）を開く
- 「新しいメモを作成」からチェックリストを作成
- 右下の「共同編集者」アイコンをクリック
- 共有したい相手のメールアドレスを入力
- 「保存」を押して共有完了
Keepでは、チェック済み・未完了の管理もでき、共同編集者がタスクを完了させるとその状態も同期されます。
Google Workspaceを使って「Googleタスクの共有」ができる外部サービスを使う
Googleタスクを共有したい場合、外部ツールとの連携も選択肢になります。代表的なのは以下のようなツールです。
- GQueues：Googleタスクと連携できる高機能なタスク管理ツール
- Trello（Google Calendar連携可能）：チームでのボード型管理に最適
こうした外部サービスを使えば、Googleカレンダーと同期しつつ、より詳細なタスク共有が可能になります。
タスク共有に向いている状況と注意点
Googleカレンダーを使ったタスク共有には以下のような適したシーンがあります。
- 少人数のチームで、1日の行動計画を共有したいとき
- 家族とのスケジュール調整（例：ゴミ出し、買い物当番）
- 短期間のプロジェクトでお互いの進捗を確認したいとき
ただし、注意点もあります。
- 「予定」として登録したタスクは、完了のチェックはできない
- Googleタスクそのものの共有はできないため、代替策に慣れる必要がある
- 「他人が編集できるカレンダー」に注意して権限管理を行う
Googleカレンダーの共有機能を活用してタスクのように使う方法
共有カレンダーを使えば、よりスムーズなタスク共有が可能になります。
操作手順
- Googleカレンダーの左メニュー「他のカレンダー」から「＋」をクリック
- 「新しいカレンダーを作成」を選択し、名前と説明を入力
- 作成後、「設定と共有」から共有相手を追加
- そのカレンダー上で予定を作成して「タスク」として扱う
この方法なら、特定のカレンダーを「チームタスク管理用」として使うことができ、視認性も高まります。
スマートフォンアプリでのタスク管理と共有の違い
スマホでもGoogleカレンダーアプリは使えますが、タスクの管理は「Google ToDo」アプリに分かれています。アプリでも共有はできませんが、Keepや共有カレンダーを活用することで代替可能です。
タスクを「予定化」して通知をONにすれば、スマホでもリマインドが届き、対応漏れを防ぐことができます。
まとめ：Googleカレンダーでのタスク共有は工夫次第で可能！
Googleカレンダーの「タスク」自体は共有できませんが、以下のような工夫を使えば実質的なタスク共有は十分に実現できます。
- 「予定」としてタスクを登録・共有する
- Google Keepを活用してリスト共有する
- 共有カレンダーを作成してチームのタスクボードにする
- TrelloやGQueuesといった外部サービスと連携する
チームでの作業や家庭内の分担をスムーズにするためにも、これらの方法を使って、Googleカレンダーでのタスク共有をぜひ取り入れてみてください。