Outlookで受信メールが文字化けする原因と対処法

Outlookでメールを開いたときに、文字が「□」や「�」のように表示されて読めないことはありませんか。
これは「文字化け」と呼ばれる現象で、文字コードやエンコード設定が原因で起こることが多いです。
特に、海外からのメールや古いシステムを利用した送信元からのメールでは頻発します。
この記事では、Outlookで受信メールが文字化けする主な原因と、初心者でも簡単にできる解決方法を詳しく解説します。

Outlookで文字化けが起こる主な原因
Outlookでの文字化けを一時的に修正する方法
根本的な解決策：Outlookの文字コード設定を変更する
1. 設定変更手順（Outlook 2021 / Microsoft 365の場合）
HTML形式メールの文字化け対策
送信時の文字化けを防ぐポイント
メールサーバーや転送設定が原因のケース
エンコード変更でも直らないときの主な原因と対応策
それでもダメな場合の「最終救済方法」
1. 手順：

Outlookで文字化けが起こる主な原因

文字化けの多くは「文字コード（エンコード）」の不一致によって起こります。
文字コードとは、コンピューターが文字を認識するための規則のようなもので、日本語では主に「UTF-8」「ISO-2022-JP」「Shift_JIS」などが使われています。

Outlookで文字化けが発生する原因には次のようなものがあります。

送信者が異なる文字コードでメールを送っている
メールサーバーがエンコードを正しく処理できていない
Outlook側の文字コード設定が自動認識できていない
古いOutlookや他のメールソフトとの互換性の問題
HTML形式やリッチテキスト形式で送られたメールが正しく解釈されていない

特に企業内でシステムを通して送られる自動メールや、海外の取引先から届くメールで起こりやすい現象です。

Outlookでの文字化けを一時的に修正する方法

もし受信したメールが文字化けして読めない場合は、まず以下の手順を試してみましょう。

Outlookを開き、文字化けしたメールを選択
上部メニューから「表示」→「エンコード」→「その他のエンコード」をクリック
「日本語（自動選択）」または「日本語（JIS）」を選びます
それでも直らない場合は、「UTF-8」や「Shift_JIS」などを順に試してみましょう

この方法はメールの表示方法を一時的に変更するもので、メール内容自体を変えるものではありません。
一時的に正しく表示されるようになりますが、次に同様のメールを受け取る際には再度設定が必要な場合があります。

根本的な解決策：Outlookの文字コード設定を変更する

毎回手動で設定を変えるのが面倒な場合は、Outlookのデフォルト設定を変更しておくと便利です。

設定変更手順（Outlook 2021 / Microsoft 365の場合）

Outlookを起動し、「ファイル」→「オプション」を開きます。
左メニューから「詳細設定」を選択します。
「国際オプション」セクションを探します。
「送信メッセージのエンコード方式」を「日本語（JIS）」または「UTF-8」に変更します。
「受信メッセージのエンコード方式」も同様に設定します。
設定後、「OK」をクリックして保存します。

これで今後受信するメールの文字コードを自動的に正しく認識できる可能性が高くなります。

HTML形式メールの文字化け対策

HTML形式のメールは、テキスト形式よりも装飾が多く、画像やフォント情報を含んでいます。
そのため、HTMLメールが文字化けする場合は以下のような追加対処を試しましょう。

「表示」メニューで「メッセージのソース」を開き、charset=の設定を確認
例えば「charset=iso-2022-jp」と書かれていれば、Outlook側でも同じエンコードを指定する
HTMLメールの受信を「テキスト形式に変換」する設定に変更する

また、Outlookの「信頼できる送信元リスト」や「セキュリティ設定」が原因でHTMLの一部がブロックされていることもあります。
その場合は、該当メールの送信者を信頼できる差出人として登録しておきましょう。

送信時の文字化けを防ぐポイント

自分が送信するメールが相手側で文字化けしないようにするための設定も重要です。

メール作成画面で「形式」を「テキスト形式」または「HTML形式（UTF-8）」にする
「オプション」→「メッセージの形式」で文字コードを「UTF-8」に指定
署名やテンプレートに全角特殊文字（例：「①」「㈱」「～」など）を使わない
添付ファイルのファイル名も半角英数字で統一

特に企業メールでは、受信側のシステムが古い場合にUTF-8で送信すると文字化けが起こるケースがあります。
相手先が国内企業なら「ISO-2022-JP」にしておくと安全です。

メールサーバーや転送設定が原因のケース

文字化けはOutlookだけでなく、途中経路にあるメールサーバーや転送設定でも発生します。
例えば以下のようなケースです。

GmailやYahoo!メールを経由してOutlookに転送している
会社のメールサーバーで文字コードが変換されている
メールゲートウェイで添付ファイルの処理時に本文が書き換えられている

この場合は、他の端末（スマホやWebメール）でも同じように文字化けしていないか確認してください。
もしOutlookだけで発生しているなら、Outlookの設定が原因。
他の端末でも同じであれば、サーバー側に原因があると考えられます。

エンコード変更でも直らないときの主な原因と対応策

① メールの形式が破損している

受信したメールの本文データ自体が破損しているケースがあります。
これは、途中のサーバーでデータ変換がうまくいかなかった場合などに起こります。

対応策：

同じメールをWebメール（Outlook.com や Gmail経由など）で開いてみてください。
→ Web上では正しく表示されることがあります。
他の端末（スマホや別のPC）で同じメールを確認してみるのも有効です。
→ 他では読める場合、Outlookのローカルキャッシュが破損している可能性があります。

② Outlookのデータファイル（PST/OST）の破損

長年Outlookを使用している場合、メールを保存しているPSTやOSTファイルが破損していることがあります。
この破損によってメール本文の一部が正常に解釈されず、エンコード変更でも改善されないことがあります。

対応策：

Outlookを終了する。
Windowsの「検索」で scanpst.exe を探す。
該当ファイルを起動し、PSTファイル（またはOST）を指定して修復。
修復完了後、Outlookを再起動して文字化けメールを再確認。

※scanpst.exeはOutlookに標準で付属する「受信トレイ修復ツール」です。

③ HTMLメールのタグが壊れている

HTML形式のメールで、タグ構造やcharset指定が途中で欠落していると、Outlookが文字コードを正しく判断できません。
この場合、Outlookのエンコード設定を変えても意味がないことがあります。

対応策：

メールを右クリック → 「メッセージのソースを表示」を選択。
HTMLソース内に <meta charset="UTF-8"> または Content-Type: text/html; charset=iso-2022-jp のような行があるか確認。
もし欠落している・異なる指定がある場合は、ソースをコピーしてメモ帳やNotepad++に貼り付け、手動でエンコードを変換して確認します。