Outlookでメールを作成する際、「文章の途中に画像を直接埋め込みたい」「ファイルを添付するのではなく、本文に写真を表示したい」という場面は多くあります。
特に、業務上の手順説明、スクリーンショットの共有、商品画像の掲載、依頼メールの補足など、画像がそのまま表示されるだけで相手に伝わりやすくなります。
しかし、「画像がうまく挿入できない」「添付になってしまう」「サイズが大きすぎてレイアウトが崩れる」など、困るケースが少なくありません。
この記事では Outlookで画像を本文に埋め込む方法を、初心者でも確実に理解できるようにやさしく解説 します。
あわせて、画像が埋め込めない場合の対処法や、メールで画像を送るときの注意点も紹介します。
Outlookで画像を埋め込む3つの方法
Outlookには、画像をメール本文へ挿入する定番の方法が3つあります。
どれも簡単にできるので、目的に合わせて使い分けましょう。
①「挿入」メニューから画像を選ぶ
最も確実で初心者向けの方法です。
手順：
- Outlookで新規メールを作成する
- 上部メニューから ［挿入］ をクリック
- ［画像］ を選ぶ
- パソコン内の画像を選択して挿入
文章中の好きな位置に、画像がそのまま表示されます。
②ドラッグ＆ドロップで挿入する
直感的で素早い操作です。
手順：
- パソコンのフォルダから画像ファイルをメール本文へドラッグ＆ドロップするだけ
多くの場合、自動で本文に埋め込みされます。
③スクリーンショットを直接貼り付ける
説明メールでよく使われる方法です。
手順：
- Windowsの PrintScreen（PrtSc）キー で画面をコピー
- メール本文で Ctrl + V を押す
Outlook側で画像として貼り付けられます。
手順書や画面説明メールで非常に便利です。
画像が埋め込めないときの原因と対処法
うまく本文に画像が入らず、「添付ファイルになる」「表示されない」というトラブルはよくあります。
代表的な原因と対処法をまとめました。
①メッセージ形式が「テキスト形式」になっている
テキスト形式は画像を埋め込めません。
対処法：
- メール作成画面で ［書式設定］→［HTML］ を選択する
HTML形式なら、画像を埋め込みできます。
②ファイルサイズが大きすぎる
大きな画像は本文が崩れたり、送れない原因になります。
対処法：
- Outlookの画像クリック → 「サイズ変更」で縮小
- 事前に画像を圧縮しておく
③ネットワーク制限で画像が自動取得されない
会社のセキュリティ設定で画像がブロックされることがあります。
対処法：
- 受信側のOutlookで「画像をダウンロードする」をクリック
- 大量送信メールではURL画像の使用を避ける
④Outlookの一時フォルダが破損している
稀に発生するトラブルです。
対処法：
- Outlookを再起動
- PC自体の再起動
- Office修復を実行
ほとんどはこれで改善します。
Outlookで画像をきれいに配置するコツ
ただ挿入するだけでなく、読みやすく配置することでメールの印象が大きく変わります。
①文章の直後にすぐ画像を置く
説明文 → 画像 → 補足文
という構成が最も伝わりやすい配置です。
②サイズを適度に調整する
大きすぎると相手がスクロールしづらくなります。
おすすめサイズ：
- 横幅500〜700px程度
- スマホ閲覧が多い場合はさらに小さめ
③複数画像は「順序」を分かりやすく
番号をつけると読み手が迷わなくなります。
例：
（1）設定画面を開く → （2）アカウントを選択 →（3）保存をクリック
④背景がある画像はトリミングする
不要な部分が多いと読みにくいので、Outlookの「トリミング」機能を使うと便利です。
画像を埋め込んだメールを送るときの注意点
送受信のトラブルを避けるため、以下のポイントを押さえておきましょう。
①相手のメール環境で画像が正しく表示されない可能性
特に、以下のケースでは画像がブロックされることがあります。
- 企業のセキュリティが強い
- 古いメールソフトを使用している
- モバイル回線で通信量制限がある
対策：
「画像が表示されない場合はご連絡ください」とひと言添えると親切。
②添付ファイルと誤認されないようにする
本文に埋め込むと添付欄に出ないため、画像一覧を確認しにくいことがあります。
必要であれば本文下に画像説明を追加しましょう。
③大量の画像を埋め込むとメールサイズが大きくなる
社内ネットワークでは送信できなくなることも。
目安：
メール総容量 5MB以内
HTMLメールで画像を埋め込むメリット
なぜ添付ではなく、本文に画像を埋め込む人が多いのでしょうか？
①視覚的にわかりやすい
文章だけでは伝わらない内容も、一目で理解できます。
②相手が画像を探す手間がない
添付ファイルを開く必要がなく、メールを読みながら確認できます。
③手順説明や商品紹介に最適
マニュアル、提案書、操作説明など
ビジネス用途のほとんどで圧倒的に便利です。
まとめ
Outlookで画像を本文に埋め込むと、メールが格段に読みやすくなり、情報が正確に伝わります。
今回解説したように、方法はとてもシンプルです。
- 挿入メニューから画像を挿入
- ドラッグ＆ドロップで手早く挿入
- PrintScreenでスクショを貼り付け
- HTML形式で作成する
- 画像サイズを調整して読みやすく
- 相手の環境を考えて送信する
これらを押さえておけば、どんな場面でも使える「わかりやすいメール」を作成できます。
画像を効果的に活用し、伝わるメール作成にぜひ役立ててください。