日々の業務で、あるExcelファイルから別のExcelファイルにデータを転記する作業をしていませんか？
手作業で行うには時間がかかり、ミスも起こりがちです。
そんな悩みを解決してくれるのが「Power Automate（旧Microsoft Flow）」です。
Power Automateは、Microsoftが提供する自動化ツールで、Excelをはじめとするさまざまなアプリやサービスと連携できます。
この記事では、Power Automateを使って、特定のExcelファイルから別のExcelファイルへデータを転記する方法をわかりやすく解説します。
初心者の方でも再現できるように、画面操作とフローの構成手順を丁寧にご紹介します。
Power Automateとは？Excelとの連携の魅力
Power Automateは、クラウドベースで業務の自動化を実現するMicrosoftのサービスです。
Excelと連携することで、次のような作業が自動化できます。
- 入力フォームのデータを集計表に自動転記
- 複数ファイルから指定シートにまとめて転記
- 定期的なレポート作成の補助
従来、VBAやマクロで行っていた処理も、Power Automateを使えば、コードを書かずにGUI操作だけで構築可能です。
特にクラウドストレージの「OneDrive」や「SharePoint」と組み合わせることで、ブラウザからの完全自動化も可能になります。
事前準備：必要なファイルと環境
Power Automateを使うためには、以下の準備が必要です。
- Microsoft 365 アカウント（Business Basic以上推奨）
- OneDriveまたはSharePointに保存されたExcelファイル
- Excelファイルに「テーブル形式」でデータを整備
テーブル形式とは、Excelの「挿入」タブ →「テーブル」を使って範囲を指定する方法です。
Power Automateはこのテーブルを基準にデータを読み書きします。
例：
| ID | 氏名 | 部署 |
|---|---|---|
| 1 | 山田 | 営業 |
| 2 | 佐藤 | 総務 |
このような形式に整えておきましょう。
フローの作成ステップ（1）トリガーを設定する
Power Automateでは、「フロー」と呼ばれる処理の流れを作成します。
まずは、「いつ動かすか（トリガー）」を決めます。
主なトリガー例：
- 「手動でフローを起動」（テスト時に便利）
- 「スケジュール」（毎日9時など）
- 「ファイル作成時」や「ファイル変更時」（OneDriveやSharePointと連携）
この記事では、「手動でフローを起動」を選択します。
手順：
- Power Automateのポータルにアクセス
- 「新しいフロー」→「インスタントクラウドフロー」→任意の名前を入力
- トリガーとして「手動でフローをトリガーする」を選択し、作成
フローの作成ステップ（2）Excelデータの取得
続いて、元データとなるExcelファイルから情報を取得します。
- 「新しいステップ」→「Excel Online (Business)」
- 「表内にある行を一覧表示」アクションを選択
- 「場所」→OneDriveまたはSharePoint
- 「ドキュメントライブラリ」→「ファイル」→「テーブル」を順に指定
このアクションで、指定されたExcelテーブルのすべての行が取得されます。
フローの作成ステップ（3）データを転記する
次に、取得したデータを別のExcelファイルへ書き込みます。
- 「Apply to each（各要素に対して繰り返し）」アクションを追加
- 入力値には、先ほど取得した「行の一覧表示」の出力を選択
- ループ内に「Excel Online (Business)」→「行をテーブルに追加」アクションを追加
- 書き込み先のExcelファイルを選択し、テーブル名を指定
- 各列に対応する値を指定（例：「氏名」には items(‘Apply_to_each’)?[‘氏名’]）
よくあるトラブルと対処法
1. テーブルが表示されない
→ Excelファイルを開いて、テーブルとして定義されているか確認してください。
2. データが転記されない
→ 入力する列名と、転記先テーブルの列名が完全一致しているか確認を。
3. 複数回データが追加される
→ フローが複数回実行されていないか、トリガー条件を見直してください。
応用：複数ファイルの自動マージやフィルター転記
Power Automateを使えば、さらに高度な自動処理も可能です。
- SharePointフォルダ内の複数Excelファイルから同じ列を一括抽出
- 条件に応じたフィルター（例：部署＝「営業」だけ）で転記
- Teamsへの通知や、Outlookでの完了メール送信
こうした処理も、テンプレートや「条件」アクション、「フィルター配列」などを活用することで構築できます。
まとめ｜Excel作業の自動化で業務効率UP
Power Automateを活用することで、面倒なExcel転記作業をボタン1つで実行できるようになります。
業務の時短だけでなく、人的ミスの削減や働き方改革にもつながる有効なツールです。
まずは、手動トリガー＋Excel転記から始めてみて、徐々に他の処理と組み合わせて活用の幅を広げてみてください。