Excelで作るデータベース入門：リレーションの仕組みと活用事例を徹底解説

Excelは表計算ソフトとして有名ですが、実は「簡易データベース」としても優れた機能を持っています。
例えば、顧客リスト・商品管理・売上データなどを一元管理し、必要な情報を素早く抽出することが可能です。
さらに、AccessやSQLなどの本格的なデータベースほど複雑ではないものの、「リレーション」を利用することで、複数の表をつなげて効率的に管理できます。
本記事では、Excelを使ったデータベースの基礎から、リレーションの仕組み、具体的な作り方、実践的な活用事例までを詳しく解説します。
初心者から業務効率化を目指す方まで、今日から役立つ知識を身につけられる内容です。

Excelでデータベースを作るメリット

Excelでデータベースを作る最大のメリットは「手軽さ」です。
新しいソフトを導入する必要がなく、多くの企業や個人がすでにExcelを使っているため、すぐに運用を始められます。

具体的なメリットとしては以下の通りです。

  • 導入コストが不要：Office製品に含まれているため追加費用がかからない。
  • 学習コストが低い：既にExcelの基本操作を知っていれば応用しやすい。
  • 柔軟なデータ構造：必要に応じて列やシートを追加できる。
  • 分析機能が豊富：ピボットテーブルや関数を使って集計や分析が可能。

例えば、小売店で「顧客名簿」「商品リスト」「売上記録」を別シートで管理し、それらを組み合わせて販売状況を分析することができます。

Excelで作るデータベースの基本構造

Excelでのデータベースは「表形式」で管理するのが基本です。
1行が1件のデータ（レコード）、1列が項目（フィールド）になります。

データベースの基本例：顧客リスト

顧客ID氏名電話番号メールアドレス登録日
C001山田太郎090-1111-2222taro@example.com2024/04/01
C002佐藤花子090-3333-4444hanako@example.com2024/04/03
C003鈴木一郎090-5555-6666ichiro@example.com2024/04/05

このように、ID列を必ず作ることが重要です。IDはデータの重複を防ぎ、リレーションで表同士を結びつける際のキーになります。

リレーションとは何か？

リレーション（関係）とは、異なる表（テーブル）同士を共通のキーで結びつける仕組みです。
これにより、複数の表に分散している情報を関連付けて活用できます。

例えば、「顧客リスト」と「売上記録」をリレーションで結びつけることで、顧客ごとの購入履歴を簡単に集計できます。

リレーションの種類

  1. 1対1（One to One）
    　1つの顧客が1つの会員情報を持つ場合など。
  2. 1対多（One to Many）
    　1人の顧客が複数回の注文をする場合など。
  3. 多対多（Many to Many）
    　複数の顧客が複数の商品を購入する場合。中間テーブルを使って管理します。

Excelの場合、Accessのように正式なリレーション設定機能はありませんが、VLOOKUPやXLOOKUP、INDEX/MATCH関数を使うことで実質的なリレーションを作ることができます。

Excelでのリレーション構築例

ここでは「顧客リスト」と「売上記録」を結びつける例を紹介します。

顧客リスト（Customers）

顧客ID氏名電話番号
C001山田太郎090-1111-2222
C002佐藤花子090-3333-4444
C003鈴木一郎090-5555-6666

売上記録（Orders）

注文ID顧客ID商品名金額日付
O001C002ノートPC1200002024/04/10
O002C001マウス20002024/04/12
O003C002プリンタ150002024/04/15

VLOOKUPで氏名を結びつける

売上記録に「顧客名」を追加するには以下の関数を使用します。

=VLOOKUP(B2, Customers!A:C, 2, FALSE)
  • B2 … 売上記録の顧客ID
  • Customers!A:C … 顧客リストの範囲
  • 2 … 顧客名がある列の番号
  • FALSE … 完全一致で検索

これにより、売上記録表に顧客名が自動的に表示され、分析が容易になります。

リレーション活用のメリット

Excelでリレーションを活用することで以下のメリットがあります。

  • データの重複を減らせる
    　顧客情報を1つの表にまとめ、売上記録には顧客IDだけを記録すればよい。
  • 修正が簡単
    　顧客の電話番号を変更する場合、顧客リストだけを修正すればすべてに反映できる。
  • 分析が強化できる
    　ピボットテーブルや集計関数で顧客別・商品別の売上分析が容易になる。

実務での活用例

  1. 在庫管理システム
    　- 商品マスタ表（商品ID・商品名・仕入先）
    　- 入出庫記録表（商品ID・数量・日付）
    　- 商品IDをキーに在庫数を自動計算。
  2. 人事データ管理
    　- 社員マスタ表（社員ID・氏名・部署）
    　- 勤怠記録表（社員ID・出勤日・勤務時間）
    　- 部署別労働時間の集計。
  3. 販売管理
    　- 顧客マスタ表（顧客ID・住所）
    　- 注文履歴表（顧客ID・商品ID・数量）
    　- 顧客別購入傾向の分析。

Excelデータベース運用の注意点

  • セル結合を使わない：データベースでは整列が崩れるため。
  • 見出し行は1行にする：関数やピボットで認識しやすくするため。
  • 不要な空白行・空白列を作らない：データ範囲が正しく認識されない原因になる。
  • 必ずID列を持たせる：重複や誤認識を防ぐ。
  • 入力規則を使う：ドロップダウンリストなどで入力ミスを減らす。

まとめ

Excelは単なる表計算ソフトではなく、軽量で柔軟なデータベースとして活用できます。
特に「リレーション」の概念を理解し、VLOOKUPやXLOOKUPで表同士を結びつけることで、業務効率は飛躍的に向上します。
IDを活用し、データの重複を避け、修正や分析が容易な仕組みを作ることがポイントです。

日々の業務で複数の表を扱っている方は、ぜひ今回紹介した方法を取り入れてみてください。

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