Excelで資料を印刷したとき、「コメント」まで一緒に印刷されてしまって困ったことはありませんか。
普段は便利なコメント機能ですが、印刷時には見づらくなったり、不要な情報が含まれてしまうこともあります。
この記事では、Excelで印刷時にコメントを非表示にする方法をわかりやすく解説します。
初心者の方でもすぐに実践できるよう、設定手順や注意点、トラブル解決方法もあわせて紹介します。
Excelのコメントとは？
Excelのコメントとは、セルに補足説明やメモを残すための機能です。
たとえば、チームで共有している表に「ここを確認してください」「この値は仮です」などの注意書きをつけることができます。
Excelではコメントの種類が2つ存在します。
- コメント（スレッドコメント）：Office 365などの新しいバージョンで使える「会話形式」のコメント。
- メモ（従来のコメント）：古いタイプのコメントで、セルの右上に赤い三角マークが表示されるもの。
印刷時に表示・非表示を設定できるのは、主に後者の「メモ」です。
コメントやメモを区別して理解しておくと、設定の際に混乱せずに済みます。
印刷時にコメントを非表示にする基本手順
Excelの印刷設定から、コメントを非表示にする方法を順を追って解説します。
手順1：ページレイアウトタブを開く
Excelの上部メニューから「ページレイアウト」タブをクリックします。
手順2：「ページ設定」ダイアログを開く
「ページレイアウト」タブの右下にある小さな矢印（ダイアログボックス起動ツール）をクリックします。
これで「ページ設定」ウィンドウが開きます。
手順3：「シート」タブを選択する
開いたウィンドウの中で、「シート」タブを選びます。
手順4：「コメント」欄の設定を変更する
「コメント」項目のプルダウンメニューから「表示しない」を選択します。
手順5：「OK」をクリックして完了
設定を保存し、「印刷プレビュー」で確認すると、コメントが印刷されない状態になっています。
この設定は一度行えば、同じブック内で維持されます。印刷前には必ず確認しておくと安心です。
コメントが印刷される設定になっている場合
コメントが印刷に出てしまう原因は、主に設定ミスやExcelの初期設定です。
以下のような設定になっていると、コメントが印刷に反映されます。
- 「コメントをシートの末尾に印刷する」になっている
- コメントを常に表示する設定がONになっている
- 印刷プレビューで確認していない
もし印刷時にコメントが出てしまった場合は、上記の設定を見直して「非表示」に戻しましょう。
コメントを一時的に非表示にする方法
印刷設定を変えなくても、一時的にコメントを非表示にすることも可能です。
以下の方法を使えば、普段はコメントを見ながら作業し、印刷時だけ消すことができます。
方法1：すべてのコメントを非表示にする
- 「校閲」タブを開く。
- 「コメントの表示/非表示」グループから「すべてのコメントを表示/非表示」をクリック。
- 非表示にすると、印刷時にも表示されません。
方法2：特定のコメントだけ非表示にする
- 対象のセルを右クリック。
- 「コメントの表示/非表示」を選択。
- 再度クリックすると、個別に表示・非表示を切り替え可能です。
印刷前に必要なコメントだけ表示することで、資料の見栄えを整えられます。
コメントを完全に削除したい場合
もし印刷どころか、データ上からコメントを完全に削除したい場合は、以下の手順で行います。
- コメント付きセルを右クリック
- 「コメントを削除」を選択
複数のコメントを一括削除したい場合は、Ctrlキーを押しながら複数セルを選択してから同じ操作を行うと便利です。
また、全シートのコメントをまとめて削除したい場合は、「検索と選択」→「ジャンプ」→「コメント」を活用する方法もあります。
印刷プレビューで確認する重要性
コメントを非表示に設定したつもりでも、実際の印刷結果と違うことがあります。
そのため、「印刷プレビュー」機能で必ず確認することが大切です。
印刷プレビューでは、余白・ページ区切り・コメントの表示有無などを一目で確認できます。
確認するには、
- 「ファイル」→「印刷」
- またはショートカットキー「Ctrl + P」
でプレビューを表示します。
ここでコメントが表示されていなければ、印刷も安全です。
注意点：Excelのバージョンによる違い
Excelのバージョンによっては、「コメント」ではなく「メモ」という表記に変わっている場合があります。
- Excel 2016以前：コメント機能（右上に赤い三角マーク）
- Excel 2019以降・Microsoft 365：コメント（スレッド形式）とメモが分離
印刷設定で「コメントを表示しない」と指定できるのは「メモ」に限られます。
スレッド形式のコメントは印刷対象外で、通常は印刷されません。
もし設定が見つからない場合は、「メモ」に変換して操作してみるとよいでしょう。
トラブルシューティング：設定が反映されないとき
設定を変更してもコメントが印刷される場合は、以下の点を確認してください。
- 印刷対象が「選択したシート」ではなく「選択範囲」になっている
- コメントが図形やテキストボックス扱いで挿入されている
- 他のシートの設定を変更していない
特に、複数シートを同時に印刷する場合は、それぞれのシートごとに設定を変更する必要があります。
一括設定はできないため、印刷前の確認を習慣づけると安心です。
まとめ
Excelで印刷時にコメントを非表示にする方法は、次の手順で簡単に設定できます。
- 「ページレイアウト」タブを開く
- 「ページ設定」→「シート」タブを選択
- 「コメント」欄を「表示しない」に設定
また、一時的な非表示や削除も状況に応じて使い分けると便利です。
印刷前に「Ctrl + P」でプレビューを確認することで、トラブルを未然に防げます。