Microsoft Teams（以下、Teams）は、ビジネスや教育の現場で広く活用されているコミュニケーションツールです。チャットやビデオ会議、ファイル共有など、業務効率を向上させる多くの機能が備わっています。しかし、Teamsを使いこなすには、特有の用語を理解しておくことが不可欠です。本記事では、Teamsを活用するうえで知っておきたい基本用語を詳しく解説します。初心者の方でもすぐに理解し、スムーズに利用できるようになるでしょう。
1. Teamsの基本概念と主要機能
まずは、Teamsの基本的な構造と、よく使う機能を押さえておきましょう。
1-1. チーム（Team）
Teamsの基本単位で、プロジェクトや部門ごとにグループを作成するための仕組みです。チーム内では、チャネルを作成し、メンバー間で情報共有やタスク管理を行います。
1-2. チャネル（Channel）
チーム内で会話やファイル共有を行うためのスペースです。チャネルには「標準」と「プライベート」の2種類があります。
- 標準チャネル：チームの全メンバーが参加できるオープンなスペース。
- プライベートチャネル：特定のメンバーのみアクセス可能なチャネル。
1-3. 投稿（Post）とスレッド（Thread）
- 投稿：チャネル内で発信するメッセージ。
- スレッド：投稿に対する返信をまとめたもの。これにより、議論が整理され、見やすくなります。
2. コミュニケーション関連の用語
Teamsでは、チャットや会議を通じて、円滑なコミュニケーションが可能です。
2-1. チャット（Chat）
チャネル内の「投稿」とは別に、個人またはグループで直接メッセージのやり取りができる機能。ファイルの送信や音声通話、ビデオ通話も可能です。
2-2. メンション（@Mention）
特定のメンバーに通知を送るための機能。「@ユーザー名」を入力すると、そのユーザーに通知が届きます。
2-3. ステータス（Presence）
自分や他のメンバーのオンライン状況を示す指標。以下のようなステータスがあります。
- オンライン（Available）：使用可能
- 取り込み中（Busy）：作業中で対応不可
- 退席中（Away）：PCの前にいない
- 会議中（In a meeting）：通話や会議に参加中
- 退社済み（Offline）：ログアウトしている
3. 会議・通話に関する用語
Teamsの強力な機能のひとつに、オンライン会議や通話機能があります。
3-1. 会議（Meeting）
Teams上で開催できるオンライン会議のこと。予定を作成し、複数の参加者とリアルタイムで会話や画面共有を行えます。
3-2. 会議リンク（Meeting Link）
参加者を招待するためのURL。リンクをクリックすることで、簡単に会議に参加できます。
3-3. 画面共有（Screen Sharing）
自分のPC画面を他の参加者と共有できる機能。プレゼンテーションや資料共有の際に活用されます。
3-4. ブレイクアウトルーム（Breakout Rooms）
会議中に小グループに分かれて議論するための機能。ワークショップやグループディスカッションに最適です。
4. ファイル共有とコラボレーションの用語
Teamsは、Microsoft 365と連携して、ファイルの共有や編集をスムーズに行えます。
4-1. OneDrive
Teamsに統合されているクラウドストレージサービス。個人用のファイルを保存・管理し、チームメンバーと共有できます。
4-2. SharePoint
チームでファイルを管理・共有するためのオンラインストレージ。チームのすべてのメンバーがアクセス可能です。
4-3. タブ（Tabs）
チャネルやチャットに追加できるカスタマイズ機能。ExcelやPlanner、Webページなどを表示できます。
4-4. Power Automate（旧：Microsoft Flow）
Teamsの操作を自動化するためのツール。例えば、新しいメッセージが投稿されたら通知を送るなどの自動処理が可能です。
5. その他の便利な用語
Teamsをさらに使いこなすために知っておくと便利な用語を紹介します。
5-1. ポリシー（Policy）
管理者がTeamsの使用ルールを設定するための仕組み。例えば、外部ユーザーとのチャットを制限したり、特定の機能を無効化できます。
5-2. ボット（Bot）
Teams内で利用できる自動応答プログラム。質問に答えたり、タスクを自動化するために活用されます。
5-3. コネクタ（Connectors）
外部サービス（Twitter、Trello、GitHubなど）とTeamsを連携させるための機能。リアルタイムで情報を取得できます。
5-4. アプリ（Apps）
Teamsの機能を拡張するための追加ツール。タスク管理やカレンダー連携、アンケート作成など、多彩なアプリが利用可能です。
まとめ
Teamsは多機能で便利なツールですが、独自の用語が多いため、最初は戸惑うこともあるかもしれません。本記事で紹介した基本用語を理解し、適切に活用することで、業務効率を向上させることができます。ぜひ、Teamsを活用して、快適なオンラインコミュニケーションを実現してください。