Exchange Onlineで人事異動対応！階層型アドレス帳（HAB）を一括修正する方法

人事異動のたびにメールアドレスや部署名、表示順の見直しが必要になるMicrosoft 365のExchange Online。特に、階層型アドレス帳（HAB）を導入している環境では、その更新作業が手間になることもあります。
本記事では、PowerShellを使ってExchange OnlineのHABを一括修正する方法について、実務で使える手順とコマンドを詳しく解説します。日々の運用業務を効率化したいIT担当者の方に向けて、ポイントを押さえた内容でお届けします。

階層型アドレス帳（HAB）とは？

階層型アドレス帳（Hierarchical Address Book）は、Exchange Onlineのアドレス帳を組織の階層構造に基づいて表示できる機能です。これにより、ユーザーは「営業部 > 第一営業課 > 田中 太郎」のような階層で相手を探すことが可能になります。

HABを使用すると、OutlookやWebメールのアドレス帳で組織構造を視覚的に把握できるため、連絡先を探しやすくなるメリットがあります。

ただし、人事異動や組織変更の際には、以下の情報の更新が必要です：

  • 部署名（表示名）
  • 組織内での階層順（PhoneticDisplayName や SeniorityIndex）
  • 配置部署（Manager 属性や所属グループ）

人事異動時に必要な修正内容

人事異動が発生すると、Exchange Onlineに登録された以下の情報を更新する必要があります。

  1. 部署の表示名（Display Name）の変更
  2. メンバーの配置先OU/グループの変更
  3. HABの階層順の見直し（SeniorityIndex）
  4. 上位部署との関連付け（Manager属性）
  5. 必要に応じてアドレス帳ポリシー（Address Book Policy: ABP）の変更

これらの修正はGUIでは非常に手間がかかるため、PowerShellでの一括対応がおすすめです。

Exchange Online PowerShell への接続方法

まずはPowerShellを使用してExchange Onlineへ接続しましょう。

# モジュールが未インストールの場合（初回のみ）
Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement

# Exchange Online へ接続
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName 管理者アカウント@ドメイン

接続後、ユーザーやグループの属性情報を確認・変更できる状態になります。

一括修正の準備：CSVファイルの作成

一括修正を行う前に、変更対象ユーザーの情報をまとめたCSVファイルを準備します。以下はCSVのサンプルです。

UserPrincipalName,DisplayName,Department,SeniorityIndex,Manager
t.tanaka@example.com,田中 太郎,第一営業課,10,manager1@example.com
y.suzuki@example.com,鈴木 優子,第二営業課,15,manager2@example.com
  • UserPrincipalName：対象ユーザーのログインID
  • DisplayName：新しい表示名
  • Department：所属部署名（表示目的）
  • SeniorityIndex：アドレス帳での並び順
  • Manager：直属の上司のメールアドレス

PowerShellで一括修正を実行するスクリプト

以下のスクリプトを用いて、一括で修正を実行できます。

# CSVファイルの読み込み
$users = Import-Csv -Path "C:\scripts\HAB_update.csv"

foreach ($user in $users) {
    Set-Mailbox $user.UserPrincipalName `
        -DisplayName $user.DisplayName `
        -CustomAttribute1 $user.Department `
        -SeniorityIndex $user.SeniorityIndex

    # Manager を設定
    Set-User $user.UserPrincipalName -Manager $user.Manager

    Write-Host "更新完了: $($user.UserPrincipalName)"
}

※ CustomAttribute1 を部署名の表示用に利用する場合もあります。組織のポリシーに合わせて使用してください。

修正内容の確認方法

PowerShellで修正が正しく反映されたかを確認するには、以下のコマンドを使います。

Get-Mailbox t.tanaka@example.com | Format-List DisplayName,CustomAttribute1,SeniorityIndex
Get-User t.tanaka@example.com | Select-Object Name,Manager

また、Outlookクライアント側のアドレス帳に反映されるまでには、一定の時間がかかる点に注意しましょう（最大24時間程度）。

注意点と運用のコツ

  • 反映タイミング：HABは即時反映されないため、ユーザーからの問合せがある前に周知しておくとスムーズです。
  • 構成ミスのリスク回避：事前に対象ユーザーの情報をエクスポートし、変更前後で差分を比較するのがおすすめです。
  • 定期運用：四半期や半期ごとにHAB更新用のテンプレートを準備しておくと効率的です。

まとめ

人事異動時の階層型アドレス帳（HAB）の更新作業は、Exchange OnlineのPowerShellを使えば一括で効率的に対応できます。

CSVを活用したスクリプトによって、部署変更・表示順・上司設定をミスなく行えるため、手動でのGUI操作よりはるかに正確かつ迅速です。

定期的なメンテナンスや運用設計をあらかじめ行っておくことで、異動シーズンの業務負担を大幅に軽減できます。ぜひ今回ご紹介した方法を活用して、Exchange管理をさらにスマートに進めてください。

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