就職活動を続けていると、複数の企業から内定をいただくことがあります。とてもありがたいことですが、最終的には一つの企業を選ばなければなりません。その際に必要になるのが「内定を断る」という行為です。とはいえ、「どんな言葉で伝えれば失礼にならないのか」「メールと電話のどちらで伝えるべきか」と悩む方は多いでしょう。
本記事では、内定を断る際の基本マナーや注意点をわかりやすく解説します。さらに、メールや電話で使える例文を紹介し、状況に応じた断り方の参考にしていただけるようにまとめました。正しい伝え方を理解して、感謝の気持ちが伝わる丁寧な対応を心がけましょう。
内定を断るときの基本マナー
内定を断ることは決して珍しいことではありません。採用担当者も日常的に経験しているため、丁寧に伝えれば問題ありません。ただし、伝え方を間違えると「不快な印象」を与えてしまうことがあります。
マナーとして大切なのは以下の3点です。
- できるだけ早めに連絡する
内定辞退は企業の採用計画に影響します。決断したらすぐに伝えることが誠意です。 - 感謝の気持ちを必ず伝える
「選考に時間を割いていただいたこと」「内定をいただいたこと」への感謝を言葉にしましょう。 - 簡潔でわかりやすい表現にする
長々と理由を説明する必要はありません。「他社での就職を決めた」「進路を変更した」など簡潔に伝えることが大切です。
内定を断る連絡方法｜メールと電話の違い
内定辞退を伝える際には「メール」と「電話」の二つの方法があります。
- 電話：より誠意が伝わりやすく、特に小規模企業やお世話になった担当者には電話が望ましい。
- メール：大企業や人事部門が大きい場合、メールでも問題ありません。ただし、文面には最大限の丁寧さが必要です。
状況に応じて使い分けることが理想です。もし迷った場合は「まず電話で伝え、その後に確認のメールを送る」という方法もあります。
内定を断る例文（メール編）
例文1：一般的な内定辞退メール
件名：内定辞退のご連絡（○○大学 ○○）
株式会社○○
人事部 採用ご担当者様
平素より大変お世話になっております。
このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
大変恐縮ですが、慎重に検討した結果、他社での就職を決意いたしました。
そのため、内定を辞退させていただきたくご連絡申し上げます。
貴重なお時間を割いていただき、選考を進めてくださったことに心より感謝申し上げます。
末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
○○大学 ○○ ○○
メール：xxxxxx@xxxx
電話番号：090-xxxx-xxxx
例文2：既に内定承諾書を提出した後の辞退メール
件名：内定辞退のお願い（○○大学 ○○）
株式会社○○
人事部 採用ご担当者様
このたびは内定を賜り、誠にありがとうございます。
また、承諾のご返答をした後に、このようなお願いを差し上げることとなり、大変申し訳ございません。
熟慮の結果、誠に勝手ながら進路を変更することを決意し、内定を辞退させていただきたく存じます。
採用にあたり多大なご尽力をいただきましたにもかかわらず、このようなご連絡となり深くお詫び申し上げます。
ご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
○○大学 ○○ ○○
内定を断る例文（電話編）
例文1：電話で伝える場合の基本フレーズ
「このたびは内定をいただき誠にありがとうございます。大変心苦しいのですが、他社での就職を決意いたしましたので、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。」
例文2：内定承諾後に辞退する場合
「内定をいただき、さらに承諾のご返事をした後に、このようなご連絡を差し上げることになり誠に申し訳ございません。熟慮の結果、進路を変更することを決めましたため、辞退させていただきたく存じます。」
NGな断り方の例
- 「メールで一言だけ“辞退します”と送る」
- 「理由を一切言わない」
- 「連絡をせずに放置する」
これらは相手に不快感を与えるため絶対に避けましょう。
内定辞退をスムーズに行うためのポイント
- 結論を先に伝える：「辞退させていただきたい」と最初に述べる。
- 理由は簡潔に：「他社での就職を決めた」「進路変更のため」で十分。
- 感謝を必ず述べる：選考の労力に対する感謝を忘れない。
まとめ
内定を断るのは勇気のいることですが、社会人として避けて通れない行動です。大切なのは「早めに」「感謝を伝えて」「簡潔に」対応することです。電話とメールを状況によって使い分け、誠意ある言葉を選べば、企業に不快な思いをさせずに円満に辞退できます。
ぜひ本記事の例文を参考にして、あなたの状況に合わせた丁寧な対応を心がけてください。