「経費」という言葉は、ビジネスの現場や日常生活の中でもよく耳にする言葉ですが、正しく理解していますか？
経費は、企業活動に必要な支出であり、利益計算や税務申告にも大きな影響を与えます。
しかし、どの支出が経費として認められるのか、どのように管理するのが良いのかを理解していないと、思わぬトラブルに発展することも。
本記事では、経費の基本的な意味から、具体的な例、経費計上のルール、そして効果的な活用ポイントまで、初心者にもわかりやすく解説します。
経費とは？基本的な意味を理解しよう
経費とは、企業や個人事業主が事業活動を行うために必要な支出を指します。
会計上、経費は収益を得るために必要不可欠なコストであり、利益計算の際に収益から差し引かれる項目です。
例えば、商品を販売するための仕入れ費用や、業務を遂行するための通信費、従業員の給与などが経費に該当します。
＜ポイント＞
- 経費は利益計算に必要なコスト
- 経費に該当するためには、業務に直接関連していることが条件
経費の種類と具体例を知ろう
経費には、企業活動の内容に応じてさまざまな種類があります。
ここでは、代表的な経費を具体例とともに紹介します。
1. 販売費および一般管理費（販管費）
商品やサービスを販売するために必要なコスト、および会社の管理業務にかかる費用です。
＜具体例＞
- 広告宣伝費（チラシ作成、SNS広告費など）
- 交通費・出張費（営業訪問、出張時の移動費）
- 通信費（インターネットや電話の使用料金）
- 接待交際費（取引先との会食など）
2. 製造原価（製造業の場合）
製品を製造するために必要な費用です。
＜具体例＞
- 原材料費（製品を作るための材料費）
- 労務費（製造現場で働く従業員の給与）
- 工場の光熱費や機械の減価償却費
3. 人件費
従業員の労働に対する報酬や福利厚生にかかる費用です。
＜具体例＞
- 給与・賞与
- 社会保険料の企業負担分
- 福利厚生費（健康診断費用、社員旅行など）
4. その他の経費
上記に該当しないが、業務遂行に必要な支出が該当します。
＜具体例＞
- 消耗品費（事務用品や備品の購入費）
- 支払手数料（銀行振込手数料など）
- 会議費（会議にかかる飲食代や会場費）
経費が認められるための3つのポイント
経費として認められるためには、次の3つのポイントを満たす必要があります。
- 事業に関連する支出であること
個人的な支出は経費にできません。業務に必要な出費であることが重要です。 - 支出の事実が証明できること
領収書や請求書など、支出の証拠となる書類が必要です。 - 税法上のルールに従っていること
税法で定められた範囲やルールを守る必要があります。
経費計上の方法：いつ・どのように計上する？
経費を適切に計上するためには、会計ルールに従う必要があります。
1. 発生主義と現金主義の違い
- 発生主義：取引が発生した時点で経費を計上する方法（法人は原則として発生主義）
- 現金主義：現金を支払った時点で経費を計上する方法（個人事業主は選択可能）
2. 領収書・請求書の保管ルール
経費計上には、領収書や請求書など支出を証明する書類の保存が必要です。
法人税法では、7年間の保管義務が定められています。
3. 減価償却資産の経費計上
パソコンや機械設備など、一定額を超える資産は一括で経費計上せず、耐用年数に応じて分割して計上します。
これを「減価償却」と呼びます。
＜例＞
30万円のパソコンを耐用年数4年で減価償却する場合、年間7万5,000円ずつ4年間で経費計上します。
個人事業主と法人で経費の考え方はどう違う？
経費の考え方は、個人事業主と法人で若干異なります。
1. 個人事業主の場合
- 家事按分（自宅で仕事をしている場合、家賃や光熱費の一部を経費計上可能）
- 青色申告特別控除を活用することで、経費計上の幅が広がる
2. 法人の場合
- 役員報酬や交際費に一定の制限がある
- 減価償却の計算方法や耐用年数の設定は法令に従う必要がある
経費を活用して節税するためのポイント
経費は税務上、利益を計算する際に収益から差し引かれるため、節税効果があります。
ただし、ルールを守らないと税務調査で指摘を受ける可能性もあります。
1. 適切な経費計上を徹底する
業務に必要な支出であれば、漏れなく経費計上することが重要です。
特に、領収書やレシートは必ず保管しておきましょう。
2. 節税につながる経費を活用する
- 小規模企業共済掛金：個人事業主が将来に備えて積み立てる資金。全額経費計上可能。
- 倒産防止共済（経営セーフティ共済）：取引先の倒産に備えて加入する制度。掛金は全額経費に。
3. 接待交際費の上限を把握する
法人の場合、接待交際費には上限が定められています。
特に中小企業の場合は、800万円までは全額損金算入が認められる制度もあります。
経費に関するよくある誤解と注意点
経費に関しては、誤解されがちなポイントがいくつかあります。
ここでは、代表的な例を紹介します。
1. 私的な支出を経費に計上しても良い？
→ NG！ 個人の飲食代や旅行費を経費にすると、税務調査で否認される可能性があります。
2. 家族に支払った給与は経費になる？
→ 条件付きでOK。 家族に支払う給与も、実際に労働の対価として適正額を支払っていれば経費として認められます。
3. 領収書がない場合はどうする？
→ 出金伝票で記録可能。 ただし、税務調査での説明責任が伴います。
まとめ：経費を正しく理解し、賢く活用しよう
経費は、企業の利益計算や税務申告に欠かせない重要な要素です。
事業に必要な支出を正しく把握し、適切に計上することで、健全な経営と節税対策が可能となります。
日常的な経費管理を徹底し、会計の知識を深めることで、ビジネスの成長につなげていきましょう。