取引先の担当者が退職される際には、これまでの感謝を伝える丁寧なメールを送ることが大切です。
ビジネスの関係を良好に保つためにも、形式や言葉遣いに注意しながら誠意を込めた文章を心がけましょう。
この記事では、取引先の退職者に送るメールの書き方やマナー、実際に使える例文を紹介します。
相手に好印象を与え、今後の信頼関係にもつながるメッセージを作成する参考にしてください。
取引先の退職者へのメールを送る目的
取引先の担当者が退職するという知らせを受けたとき、メールを送る目的は「これまでの感謝を伝えること」にあります。
取引関係は一方的なものではなく、相互の協力によって成り立つものです。
そのため、担当者個人へのねぎらいや感謝を表すことが、企業同士の信頼にもつながります。
また、退職後も別の会社で関わる可能性があるため、礼儀正しい対応をしておくことはビジネスパーソンとしての信頼にも関わります。
単なる形式的な挨拶ではなく、これまでの関係性を振り返りながら温かみのある一言を添えるのが理想です。
メールを送る際の基本マナー
退職者へのメールは、相手に失礼のないよう丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
ここでは、ビジネス上で守るべきポイントを紹介します。
1. できるだけ早めに返信する
退職の連絡を受けたら、なるべくその日のうち、遅くとも翌営業日までに返信するのがマナーです。
「最後まで気持ちよく仕事を終えてもらう」という姿勢が伝わります。
2. 件名は簡潔にわかりやすく
件名は「ご退職のご連絡をいただき、ありがとうございました」など、内容が一目でわかるものにします。
3. 感謝と労いの言葉を中心に
「お世話になりました」「これまでのご尽力に感謝申し上げます」といった表現を用いて、これまでの関係を大切にする気持ちを伝えましょう。
4. 個人的な話題は控えめに
親しい関係であっても、ビジネスメールでは感情的になりすぎないよう注意します。節度を保ちつつ温かさを込めるのが理想です。
感謝を伝える基本構成
退職者へのメールは、以下のような流れで構成するとスムーズです。
- 退職の知らせを受け取った旨
- これまでの感謝の言葉
- 今後の活躍を祈る言葉
- 結びの挨拶
この4点を意識すれば、形式的になりすぎず、気持ちのこもった文章を作ることができます。
取引先の退職者に送るメール例文①（一般的なビジネス関係）
件名：ご退職のご連絡をいただき、ありがとうございました
〇〇株式会社
〇〇様
平素より大変お世話になっております。〇〇株式会社の△△でございます。
このたびはご退職のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
長年にわたり、貴社とのお取引において〇〇様には多大なご尽力を賜り、心より感謝申し上げます。
常に迅速かつ丁寧にご対応いただき、数々の案件を円滑に進めることができましたのも、ひとえに〇〇様のお力添えによるものと感じております。
新たな環境でのご活躍を心よりお祈り申し上げます。
今後とも変わらぬお付き合いを賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
――――――――――
〇〇株式会社
△△ △△
取引先の退職者に送るメール例文②（親しく交流があった場合）
件名：ご退職のご連絡を拝見し、心より感謝申し上げます
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。△△株式会社の□□です。
ご退職のご連絡を拝見し、驚くとともに、これまでのご支援に深く感謝申し上げます。
〇〇様には、業務の面だけでなく、日々のやり取りの中で多くの学びと刺激をいただきました。
本当にありがとうございました。
新たな環境でのご活躍を心よりお祈りしております。
またどこかでお仕事をご一緒できる機会がありましたら幸いです。
今後ともどうぞお元気でお過ごしください。
敬具
――――――――――
△△株式会社
□□□□
取引先の退職者に送るメール例文③（長年お世話になった方へ）
件名：これまでのご厚意に心より御礼申し上げます
〇〇株式会社
〇〇様
いつも大変お世話になっております。△△株式会社の××でございます。
ご退職されるとのご連絡を拝見し、これまでのご指導とお力添えに深く感謝申し上げます。
〇〇様には、長年にわたり多大なるご支援を賜り、当社の事業発展において欠かせない存在でございました。
お忙しい中、細やかなご対応をいただきましたことを、心より御礼申し上げます。
新しいステージでのさらなるご活躍をお祈り申し上げます。
本当に長い間ありがとうございました。
敬具
――――――――――
△△株式会社
×× ××
メールのトーンを調整するポイント
同じ「退職メール」でも、相手との関係性によって言葉選びは変わります。
- 親しい相手には「またお会いできる日を楽しみにしています」といった柔らかい表現を。
- フォーマルな関係では「ご健勝とご多幸をお祈り申し上げます」といった定型的な言葉が無難です。
- 上司や年上の方には、「ご指導賜り、誠にありがとうございました」と敬意を込めた言い回しを用います。
一律のテンプレートではなく、相手との距離感に応じて少しだけ言葉を変えることが印象を良くするコツです。
退職者への返信メールを書くときの注意点
退職メールに対して返信する場合、次の点に注意しましょう。
- 社内事情やプライベートな話題は避ける
退職理由などに触れるのは避け、前向きな言葉で締めるようにします。 - 今後の取引担当者への引き継ぎにも触れる
業務上必要な場合は、「今後は〇〇様にお世話になります」と添えるとスムーズです。 - メールを短くまとめすぎない
事務的すぎると冷たい印象を与えるため、最低でも3〜4文程度で感謝と労いをしっかり伝えましょう。
まとめ
取引先の退職者へのメールは、感謝と敬意を込めた文章で送ることが大切です。
形式を守りつつも、これまでの関係を思い出しながら温かみのある言葉を選びましょう。
退職のタイミングは、相手との信頼関係を改めて深めるチャンスでもあります。
丁寧なメールで「あなたとのお取引は貴重でした」という気持ちを伝えることで、今後の良好なビジネス関係にもつながるはずです。