体調不良で急な欠勤や予定変更を取引先に伝えなければならない場面は、誰にでも起こり得ます。
しかし、伝え方を誤ると「急に連絡が来て困った」「ビジネス上の信頼を損ねた」といった印象を与えてしまうこともあります。
本記事では、体調不良を理由に取引先へ連絡する際の正しいメールマナーや、状況別の例文を紹介します。
急な体調不良でも誠実に対応し、信頼を保つためのポイントをわかりやすく解説します。
体調不良を取引先に伝えるときの基本マナー
体調不良による連絡は、まず「迅速」「簡潔」「誠実さ」が基本です。
取引先はスケジュール調整や対応の見直しが必要になるため、できるだけ早く連絡を入れることが大切です。
- 連絡は早めに
朝から体調が優れない場合は、勤務開始前に連絡するのが理想です。
特に打ち合わせや納品など相手の予定に関わる場合は、開始時間の2〜3時間前には連絡を入れましょう。 - 理由は簡潔に
詳細な病名や症状を伝える必要はありません。
「体調不良のため」「発熱があり」など、支障が出る程度の説明で十分です。 - お詫びと再対応の姿勢を示す
「ご迷惑をおかけし申し訳ありません」「回復次第、対応いたします」といった文を添えることで、誠実な印象を与えます。
件名のつけ方で印象が変わる
ビジネスメールでは、件名も重要な要素です。
受信者が内容をひと目で理解できるようにすることがポイントです。
件名の例
- 【ご連絡】本日の打ち合わせ欠席について（体調不良のため）
- 【お詫び】納期対応のご相談（体調不良により）
- 【ご報告】体調不良によるスケジュール変更のお願い
件名の冒頭に「【ご連絡】」「【お詫び】」などの括弧を使うと、ビジネス上でわかりやすく整理された印象になります。
体調不良を理由に打ち合わせを延期する場合の例文
例文①：打ち合わせ前日の場合
件名：【ご連絡】明日の打ち合わせ延期のお願い（体調不良のため）
本文：
○○株式会社
○○様
いつもお世話になっております。△△株式会社の□□です。
誠に申し訳ございませんが、体調不良により明日の打ち合わせに出席が難しい状況です。
大変恐縮ですが、日程を改めさせていただけますと幸いです。
ご迷惑をおかけいたしますが、回復次第、こちらから改めてご連絡申し上げます。
何卒ご理解賜りますようお願いいたします。
――――――
△△株式会社 □□
メール：xxxx@xxxx.co.jp
電話：000-0000-0000
――――――
当日朝に欠席を伝える場合の例文
例文②：当日朝の打ち合わせを欠席する場合
件名：【お詫び】本日の打ち合わせ欠席のご連絡（体調不良のため）
本文：
○○株式会社
○○様
お世話になっております。△△株式会社の□□です。
本日予定しておりました○○の打ち合わせについてですが、
朝より体調不良のため、出席が難しい状況となっております。
急なご連絡となり誠に申し訳ございません。
回復次第、別日で調整させていただけますと幸いです。
ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。
納期や提出期限に影響が出る場合の例文
例文③：納期の遅れを相談する場合
件名：【ご相談】納品期日について（体調不良による遅延のお願い）
本文：
○○株式会社
○○様
お世話になっております。△△株式会社の□□です。
このたび、体調不良により作業を一時中断せざるを得ない状況となっております。
誠に申し訳ございませんが、当初予定していた納期○月○日から1〜2日延長のご相談をさせていただければと存じます。
ご迷惑をおかけしますことを深くお詫び申し上げます。
回復次第、最優先で対応させていただきますので、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
長引く体調不良で担当変更が必要な場合の例文
例文④：担当者変更を伝える場合
件名：【ご連絡】担当者変更のご案内（体調不良のため）
本文：
○○株式会社
○○様
いつもお世話になっております。△△株式会社の□□です。
私事で恐縮ですが、体調不良により当面の間業務をお休みさせていただくことになりました。
つきましては、後任の△△が今後の対応を担当させていただきます。
ご不便をおかけいたしますが、引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
――――――
後任担当：△△ △△（メール：xxxx@xxxx.co.jp）
――――――
クライアントとの信頼を損ねないためのポイント
体調不良は避けられないものですが、対応次第で信頼関係を維持することができます。
以下の点を意識してメールを作成しましょう。
- 謝罪よりも「誠実な対応」を重視
繰り返し謝るよりも、次の対応策を示す方が信頼されます。
たとえば「○日には復帰予定です」「代替担当が引き継ぎます」といった具体的な言葉を添えましょう。 - 相手の都合を尊重する表現を入れる
「ご都合のよい日程で再調整いただけますと幸いです」と添えると、相手を気遣う印象になります。 - 早めの報告・こまめな連絡
長引く場合は放置せず、「体調が回復し、○日から復帰予定です」と再度連絡することが望ましいです。
避けるべきNG表現
体調不良の連絡で使うと印象を悪くする言葉もあります。
以下のような表現は避けましょう。
- 「寝込んで動けません」など、必要以上に詳細な体調説明
- 「とりあえず休みます」など、曖昧で無責任な言い方
- 「また連絡します」だけで終わる、次のアクションが不明な文
ビジネスメールでは、誠実かつ簡潔な伝え方が最も信頼を得ます。
まとめ
体調不良で取引先に連絡する際は、早め・簡潔・誠実が基本です。
急な体調変化は誰にでもありますが、適切な言葉選びと丁寧な対応によって信頼関係を保つことができます。
今回紹介した例文を参考に、自分の状況に合わせてアレンジすれば、急な休みや延期の連絡でも相手に好印象を与えられるでしょう。
体調を整えることも仕事の一部です。無理をせず、回復に専念しながら誠意ある対応を心がけましょう。