給与は従業員にとって生活の基盤となる大切なものです。
そのため、会社側が給与計算を誤ることは、従業員の信頼を大きく損なう可能性があります。
しかし、どんなに注意していても、計算ミスや振込手続きの不備などで給与の誤りが発生することはゼロではありません。
この記事では、給与間違いが発生した際のお詫びの仕方や注意点を解説し、実際に使えるお詫びメールや文書の例文をご紹介します。
誠意をもって謝罪し、従業員の不安を最小限に抑える対応を心がけましょう。
目次
給与間違いが起こる主な原因
給与計算のミスは、多くの会社で共通して起こり得るものです。
よくある原因を整理すると以下のようになります。
- 勤怠データの入力ミス
出勤日数や残業時間を入力する際の人為的な誤り。 - 社会保険料・税金の計算間違い
法改正に伴う控除額の変更を反映できていないケース。 - システム設定の不具合
給与ソフトの設定ミスやバージョン更新の不備。 - 振込手続きのミス
振込金額や口座情報を誤って登録してしまうケース。
こうした原因を従業員に説明する際は、必要以上に専門的な言葉を使わず、できるだけ簡潔に伝えることが大切です。
給与間違い時のお詫びの基本姿勢
給与に関するミスは、会社と従業員の信頼関係に直結します。
謝罪を行う際には以下のポイントを押さえましょう。
- 迅速に対応する
発覚したら即座に謝罪と訂正の連絡を行う。 - 責任を明確にする
言い訳ではなく、会社の責任であることを明確に伝える。 - 訂正方法と時期を伝える
正しい金額をいつ、どのように支払うのかを具体的に示す。 - 再発防止策を添える
同じミスを繰り返さないための取り組みを簡潔に説明する。
この4点を押さえることで、従業員の不安を和らげ、信頼回復につなげることができます。
給与間違いのお詫び文例（メール・書面）
ここからは実際に使える例文を紹介します。状況に応じて言い回しを調整してください。
例文1：一般的なお詫びメール
件名：給与計算の誤りについてのお詫び
〇〇様
平素よりご尽力いただき、誠にありがとうございます。
このたび、〇月分の給与計算において誤りがあり、支給額が正しく反映されていないことが判明いたしました。
深くお詫び申し上げます。
不足分につきましては、〇月〇日に追加で振込を行わせていただきます。
また、今後このようなことが再発しないよう、チェック体制を強化してまいります。
このたびはご迷惑をおかけしましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
株式会社〇〇
人事部 〇〇
例文2：振込金額を少なく支給してしまった場合
件名：給与振込に関するお詫びとご案内
〇〇様
このたび、〇月分給与の振込において本来の金額より少なくお支払いしてしまいました。
誤差額〇〇円につきましては、〇月〇日に追加でお振込いたします。
従業員の皆様の生活に直結する給与において、このような不手際を生じさせましたこと、心よりお詫び申し上げます。
再発防止に向け、振込手続きの確認プロセスを強化してまいります。
何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。
例文3：税金控除の計算ミスの場合
件名：給与計算の訂正について
〇〇様
〇月分の給与において、所得税の控除額に誤りがあり、本来よりも多く天引きしてしまいました。
大変申し訳ございません。
過剰に控除された金額につきましては、〇月給与にて差し引き調整を行います。
ご不明な点がございましたら、人事部までお問い合わせください。
従業員の皆様にご迷惑をおかけしたことを、心よりお詫び申し上げます。
例文4：多く支給してしまった場合
件名：給与の過払いに関するお詫びとお願い
〇〇様
〇月分の給与計算に誤りがあり、本来より多くのお支払いをしてしまいました。
誠に申し訳ございません。
過払い分につきましては、今後の給与にて分割で精算させていただきたく存じます。
詳細につきましては個別にご相談させていただきますので、ご理解賜りますようお願い申し上げます。
このたびは多大なご迷惑をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。
例文5：役員や管理職向けのフォーマルなお詫び文
件名：給与計算誤りのお詫び
取締役各位
平素より格別のご指導を賜り、厚く御礼申し上げます。
このたび、〇月分の給与計算におきまして誤りがあり、誤った金額を振込いたしました。
関係各位に多大なるご迷惑をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。
至急訂正を行い、〇月〇日までに不足分をお支払いいたします。
また、再発防止策を速やかに講じ、信頼回復に努めてまいります。
何卒ご容赦賜りますようお願い申し上げます。
給与間違いを伝える際の注意点
- 誤りを隠さない
小さなミスでも正直に伝えることが信頼回復につながる。 - 感情的な表現は避ける
「本当に申し訳ないです」など過度な感情表現より、冷静で誠実な文面を心がける。 - 従業員の不安を軽減する工夫
「不足分は〇月〇日に振込済みです」と具体的な対応を添える。 - 同時に再発防止策を示す
「チェック体制を見直しました」と伝えることで安心感を与える。
再発防止のための取り組み
給与計算のミスを防ぐためには、以下の取り組みが有効です。
- ダブルチェック体制を導入する
- 給与ソフトのバージョン更新を定期的に行う
- 法改正の情報を人事・総務部門で共有する
- 給与計算業務を属人化させず、複数人で対応できるようにする
まとめ
給与の間違いは、従業員に大きな不安や不信感を与える可能性があります。
だからこそ、発覚した際には迅速かつ誠意を持った謝罪が重要です。
- 原因を説明する
- 具体的な訂正方法を提示する
- 再発防止策を明示する
これらを踏まえた上で、例文を参考に、自社の状況に応じたお詫び文を作成してください。
誠実な対応こそが、従業員との信頼関係を守る最大のポイントです。