取引先へのリマインドメールは、業務を円滑に進めるうえで欠かせない連絡手段です。
しかし、「催促しているようで失礼ではないか」「相手に不快感を与えないか」と悩む方も多いのではないでしょうか。
本記事では、取引先に対して失礼にならないリマインドメールの基本的な考え方から、シーン別に使える具体的な例文までをわかりやすく解説します。
ビジネスシーンですぐに使える実践的な内容をまとめていますので、ぜひ参考にしてください。
リマインドメールとは何か
リマインドメールとは、相手が対応を忘れている可能性がある案件について、やさしく思い出してもらうためのメールです。
納期の確認、書類の提出依頼、返信のお願いなど、業務上さまざまな場面で使用されます。
重要なのは「催促」ではなく「確認」であるという姿勢です。
相手を責める印象を与えず、あくまで状況確認として伝えることが、良好な取引関係を保つポイントになります。
取引先にリマインドメールを送る際の基本マナー
取引先へのリマインドメールでは、通常の社内メール以上に配慮が必要です。
まず、件名は簡潔かつ内容が伝わるものにします。
本文では、いきなり本題に入るのではなく、日頃の感謝や簡単なあいさつを添えると印象が和らぎます。
また、「まだですか」「至急対応してください」といった強い表現は避け、
「ご確認いただけましたでしょうか」「お手数をおかけしますが」といったクッション言葉を使うことが大切です。
リマインドメールを送る適切なタイミング
リマインドメールは、早すぎても遅すぎても逆効果になります。
一般的には、約束していた期限の翌日から数日以内が適切とされています。
期限当日に送る場合は、「念のためのご確認」として軽めの表現にするとよいでしょう。
一方、期限を大きく過ぎてしまった場合でも、感情的にならず、冷静で丁寧な文面を心がけることが重要です。
取引先へのリマインドメール例文（基本形）
最も汎用的に使える、丁寧で無難なリマインドメールの例文です。
件名：〇〇の件につきましてのご確認
株式会社〇〇
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。
先日ご連絡差し上げました〇〇の件につきまして、
その後のご状況はいかがでしょうか。
お忙しいところ恐れ入りますが、
ご確認のうえ、ご一報いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
納期・期限が近い場合のリマインドメール例文
期限が迫っている場合でも、相手を急かしすぎない表現が重要です。
件名：〇〇ご提出期限のご確認
株式会社〇〇
〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。
〇月〇日を期限としておりました〇〇につきまして、
念のためご連絡させていただきました。
ご不明点等がございましたら、
お気軽にお知らせください。
引き続きよろしくお願いいたします。
返信がない場合のリマインドメール例文
一度送ったメールに返信がない場合は、より一層やわらかい表現を用います。
件名：【再送】〇〇の件につきまして
株式会社〇〇
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。
先日お送りいたしました下記の件につきまして、
念のため再度ご連絡差し上げました。
ご多忙のところ恐縮ではございますが、
ご確認いただけましたら幸いです。
強く言えない場合のやさしいリマインドメール例文
相手との関係性を重視したい場合に使える、非常に柔らかい表現です。
件名：〇〇の件につきまして
株式会社〇〇
〇〇様
平素より大変お世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。
こちらの認識違いがございましたら申し訳ございませんが、
〇〇の件につきましてご確認をお願いできればと存じます。
お時間のある際で結構ですので、
ご一報いただけましたら幸いです。
リマインドメールで避けるべきNG表現
リマインドメールでは、相手を責めるような表現は避けなければなりません。
たとえば、「まだ対応されていませんが」「何度も連絡していますが」といった言い回しは、
相手にプレッシャーや不快感を与える可能性があります。
また、感情的な言葉や強い命令口調は、取引関係を悪化させる原因になります。
あくまで冷静で丁寧な文面を意識しましょう。
リマインドメールの件名の付け方のコツ
件名は、開封してもらうための重要な要素です。
「ご確認のお願い」「〇〇の件につきまして」など、内容が一目で分かる件名が理想です。
必要に応じて【ご確認】【再送】などの記号を使うと、相手に重要度が伝わりやすくなります。
ただし、【至急】の多用は避けるようにしましょう。
まとめ
取引先へのリマインドメールは、言葉選びひとつで印象が大きく変わります。
大切なのは、相手を思いやる姿勢と、丁寧で分かりやすい文章です。
本記事で紹介した考え方や例文を参考に、
状況や相手との関係性に応じたリマインドメールを作成してみてください。
適切なリマインドは、信頼関係を保ちながら業務を円滑に進める大きな助けとなるでしょう。