取引先への一斉メールは、年始の挨拶やお知らせ、方針変更の連絡など、ビジネスの場面で頻繁に使われます。
しかし、複数の企業や担当者に同じ内容を送る場合、表現や言葉遣いを間違えると「失礼」と感じられてしまうこともあります。
本記事では、取引先への一斉メールを送る際のマナーや注意点、そしてすぐに使える例文を紹介します。
誰にでも好印象を与えるメール文を作るためのコツを、初心者にもわかりやすく解説します。
一斉メールとは？ビジネスでの基本的な使い方
一斉メールとは、同じ内容を複数の宛先に同時送信するメールのことです。
社内向けだけでなく、取引先への挨拶や連絡事項にも活用されます。
たとえば「年始のご挨拶」「担当変更のお知らせ」「システムメンテナンスの案内」などが代表的です。
一斉メールの利点は、同時に多くの相手へ迅速に情報を伝えられる点です。
一方で、相手に合わせた文面の調整が難しく、冷たい印象を与えやすいというデメリットもあります。
そのため、全体に共通する文面でも、できるだけ丁寧な言葉遣いを意識することが大切です。
取引先への一斉メールで注意すべきマナー
取引先への一斉送信は、スピードと効率性を求められる一方で、慎重さも必要です。
以下の3つのポイントを意識しましょう。
- 宛先設定に注意する
TO・CC・BCCの使い方を誤ると、他社のメールアドレスが流出してしまう恐れがあります。
複数の企業に同時送信する場合は、必ず「BCC」に設定するのが基本です。 - 宛名や会社名を省略しない
一斉メールだからといって「各位」だけで済ませるのは避けましょう。
冒頭に「取引先各位」と明記し、本文では「平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます」といった定型挨拶を入れることで丁寧さを保てます。 - 署名と差出人を明確にする
どの会社・どの担当者からのメールなのか一目でわかるようにします。
会社名、部署名、氏名、連絡先を明記し、信頼感のある文面を心がけましょう。
一斉メールの書き方の基本構成
ビジネスメールは、どのような内容でも「挨拶 → 本文 → 結び → 署名」の流れが基本です。
以下のように構成すると、どんな相手にも通用します。
- 件名：内容がすぐに伝わるものにする（例：「【重要】システムメンテナンスのお知らせ」）
- 宛名：「取引先各位」や「お取引先様各位」など、敬意を込めた表現を使う
- 挨拶文：日ごろの感謝を述べる（例：「平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。」）
- 本文：用件を簡潔に説明する
- 結び：今後の協力をお願いする一文で締める
- 署名：会社名、部署、担当者名、連絡先
この型を守れば、どんな場面でも失礼のない文面になります。
一斉メールの例文①：年始の挨拶
件名：【ご挨拶】新年のご挨拶申し上げます
お取引先各位
平素より格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。
謹んで新年のご挨拶を申し上げます。
旧年中は格別のご支援を賜り、心より御礼申し上げます。
本年も変わらぬご厚誼のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
貴社のますますのご発展と、皆様のご健勝をお祈り申し上げます。
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株式会社〇〇〇〇
営業部 山田太郎
TEL：03-1234-5678
E-mail：t.yamada@xxxx.co.jp
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一斉メールの例文②：担当者変更のお知らせ
件名：【重要】担当者変更のお知らせ
お取引先各位
平素より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
このたび弊社では、下記の通り担当者が変更となりましたのでご案内申し上げます。
【新担当者】
営業部 佐藤花子（s.sato@xxxx.co.jp）
これまで担当しておりました山田は、社内異動により他部署へ異動となりました。
今後のお取引につきましては、佐藤が引き続き責任をもって対応させていただきます。
今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、お願い申し上げます。
――――――――――
株式会社〇〇〇〇
営業部 佐藤花子
TEL：03-1234-5678
E-mail：s.sato@xxxx.co.jp
――――――――――
一斉メールの例文③：システムメンテナンスのお知らせ
件名：【お知らせ】システムメンテナンス実施のご案内
お取引先各位
平素より弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。
下記の通り、システムメンテナンスを実施いたします。
【日時】
2026年1月15日（木）23:00～翌6:00
上記時間帯は、一部サービスがご利用いただけない場合がございます。
ご不便をおかけしますが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
――――――――――
株式会社〇〇〇〇
サポートセンター
TEL：0120-123-456
E-mail：support@xxxx.co.jp
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一斉メールの例文④：価格改定のお知らせ
件名：【重要】価格改定のご案内
お取引先各位
平素より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
このたび、原材料費の高騰に伴い、製品価格を下記の通り改定させていただく運びとなりました。
【改定日】2026年2月1日より
【対象商品】〇〇シリーズ全般
お取引先の皆様にはご負担をおかけいたしますが、今後もより良い品質とサービスの提供に努めてまいります。
何卒ご理解のほどお願い申し上げます。
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株式会社〇〇〇〇
営業部 田中一郎
TEL：03-1234-5678
E-mail：tanaka@xxxx.co.jp
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一斉メールの例文⑤：お知らせ・イベント案内
件名：【ご案内】〇〇展示会開催のお知らせ
お取引先各位
平素より弊社製品をご愛顧いただき、誠にありがとうございます。
このたび、弊社では新製品展示会を下記の通り開催いたします。
【日時】2026年3月5日（木）10:00～17:00
【会場】東京ビッグサイト 展示ホールC
当日は新製品のデモンストレーションを予定しております。
ご多忙のところ恐縮ですが、ぜひご来場賜りますようお願い申し上げます。
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株式会社〇〇〇〇
イベント事務局
TEL：03-9876-5432
E-mail：event@xxxx.co.jp
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一斉メールをより丁寧に見せるコツ
一斉送信であっても、文面に“人の温かみ”を感じさせることができます。
以下の工夫を取り入れてみましょう。
- 定型文の中にも「お世話になっております」を入れる
- 段落を分けて読みやすくする
- 箇条書きや日付を整えて、見た目の整ったメールにする
- 結びの一文で今後の関係を示す（例：「今後ともご支援のほどお願い申し上げます。」）
これらを意識するだけで、無機質なメールから一歩抜け出せます。
まとめ
取引先への一斉メールは、効率よく情報を伝える便利な手段ですが、文面次第で印象が大きく変わります。
宛先の扱い、丁寧な言葉遣い、署名の明確化を意識することで、信頼されるメールになります。
今回紹介した例文は、年始挨拶・担当変更・お知らせ・価格改定など幅広い用途で使える内容です。
少しの工夫で、取引先との良好な関係を維持できるので、ぜひ参考にしてみてください。