地域のつながりを大切にする自治会では、年に一度の総会が重要な役割を果たします。総会では年間の活動報告や今後の計画、会計報告などが行われ、住民同士の意見交換の場にもなります。この大切な総会を円滑に実施するには、参加者にわかりやすく丁寧な案内文を出すことが欠かせません。
この記事では、自治会の総会案内文の基本構成、書き方のポイント、そして例文を交えながら、分かりやすく解説します。総会の運営担当になった方、案内文を作成することになった方にとって役立つ内容になっています。
総会案内文の基本構成とは？
総会案内文には、参加者が迷わずに理解できるような明確な情報が必要です。以下の要素は必ず押さえましょう。
- 宛名（自治会員 各位 など）
- 挨拶文（季節の挨拶や簡単な自治会活動への感謝）
- 開催日時
- 開催場所
- 議題（あらかじめわかっている内容）
- 出欠の確認について（返信用紙がある場合はその旨も）
- 締めの挨拶
- 発行者名（自治会名・会長名）
形式はシンプルでかまいませんが、読みやすく丁寧な文面を心がけましょう。
宛名や時候の挨拶の例
案内文の冒頭では、相手への敬意と季節感を込めた挨拶が重要です。以下はその一例です。
自治会員 各位
新緑の候、皆さまにはますますご健勝のこととお喜び申し上げます。
日頃より自治会活動へのご理解とご協力を賜り、厚く御礼申し上げます。
このように、季節の言葉＋感謝の気持ちをセットにして書くと、印象の良い案内文になります。
開催日時・場所・議題の明記
もっとも大切なのは、日時・場所・議題を明確に記載することです。
例：
つきましては、令和○年度の自治会総会を下記のとおり開催いたします。
記
日時：令和○年○月○日（日） 午後2時～
場所：○○公民館 2階 集会室議題（予定）：
- 前年度の活動報告
- 前年度会計報告
- 新年度役員の選出
- 新年度の活動計画
- その他
この「記」からはじまる書き方は、ビジネスでもよく使われる正式な案内スタイルです。簡潔に情報を伝えられます。
出欠確認のお願いについて
総会の出席人数を把握するため、出欠の返答を求めることがあります。
例：
お手数をおかけいたしますが、出欠確認のため、同封の返信用紙に必要事項をご記入のうえ、○月○日までにご提出くださいますようお願いいたします。
返信期限を設けておくと、準備がスムーズに進みます。返信方法が複数ある場合（メール、LINEなど）もその旨を明記しておきましょう。
締めの言葉と発行者名
最後には、ご多忙の中でもご出席いただきたい旨を丁寧に伝え、自治会名や担当者名で締めましょう。
例：
ご多用のところ恐縮ではございますが、万障お繰り合わせの上、ご出席賜りますようお願い申し上げます。
令和○年○月○日
○○町自治会 会長 ○○ ○○
【例文】自治会総会案内文のひな型
以下に、すぐに使える総会案内文の例文を紹介します。
自治会員 各位
初夏の候、皆さまにおかれましては、益々ご健勝のこととお慶び申し上げます。
平素より自治会活動にご理解とご協力をいただき、心より御礼申し上げます。さて、令和○年度の自治会総会を下記のとおり開催いたします。
つきましては、ご多忙のところ誠に恐縮ではございますが、ご出席くださいますようお願い申し上げます。記
■日時：令和○年○月○日（日） 午後1時30分～
■場所：○○町民会館 2階 第1会議室
■議題（予定）：
- 前年度活動報告
- 会計報告
- 新年度役員の選出
- 新年度活動計画の説明
- その他
※当日は資料を配布いたしますので、筆記具をご持参ください。
出欠につきましては、同封の出欠確認用紙にご記入のうえ、○月○日（○）までに自治会役員までご提出ください。
何卒よろしくお願い申し上げます。
令和○年○月○日
○○町自治会
会長 ○○ ○○
案内文作成時の注意点
- 文面は丁寧語で統一しましょう。
- 印刷前に誤字脱字チェックを必ず行う。
- 返信用紙がある場合は同封漏れがないよう注意。
- 高齢の会員にも配慮し、フォントサイズは読みやすく。
案内文の配布方法は、ポスト投函、掲示板、LINE配信など自治会の実情に合わせて工夫しましょう。
まとめ
自治会総会は、地域の連携や今後の運営を左右する大切な行事です。案内文はその第一歩となるため、わかりやすく丁寧な文面が求められます。この記事で紹介したポイントや例文を活用すれば、初めてでもスムーズに案内文が作成できるはずです。
自治会の運営が円滑に進むよう、ぜひこの記事を参考にしてみてください。