会議の司会は、流れをスムーズに進めるために重要な役割を果たします。参加者全員が意見を共有でき、目的を達成するためには、司会進行の基本を理解し、実践することが必要です。この記事では、会議の司会進行の流れをわかりやすく解説し、すぐに使える例文を紹介します。これを読めば、初めての司会でも自信を持って臨むことができるでしょう。
1. 会議司会者の役割とは？
司会者は会議の流れを管理し、目的達成に導く役割を担います。具体的には以下の業務があります。
- 会議の開始・終了の宣言
- 議題の進行管理
- 発言者への指名
- 時間管理
司会者の振る舞いや言葉遣いが会議全体の雰囲気を左右するため、適切な準備と心構えが重要です。
2. 会議進行の基本的な流れ
- 開始の挨拶
「本日はお忙しい中ご出席いただき、ありがとうございます。それでは定刻になりましたので、会議を開始させていただきます。」 - 出席者の確認
「まずは本日の出席者をご確認ください。〇〇さんは本日欠席の連絡をいただいております。」 - 議題の説明
「本日の議題は、以下の3点です。1つ目は〇〇、2つ目は〇〇、3つ目はその他の報告事項となります。」 - 議論の進行
「それでは、議題1について、〇〇さんからご説明をお願いいたします。」 - 結論の確認
「議題1については、皆さまのご意見を集約した結果、〇〇という結論で進める方向でよろしいでしょうか？」 - 閉会の挨拶
「以上で本日の議題は終了となります。本日はありがとうございました。」
3. 会議中に使える例文集
- 議題への誘導
「次の議題に移らせていただきます。次は〇〇についてです。」 - 発言者の指名
「〇〇さん、こちらについて何か追加のコメントはございますか？」 - 時間管理の注意
「すみません、お時間の関係で簡潔にお願いいたします。」
4. スムーズな進行のためのコツ
- 事前準備を徹底する
議題内容、出席者の役職や意見をあらかじめ把握しておく。 - 中立的な態度を保つ
特定の意見に偏らず、全員に公平な発言機会を提供する。 - 柔軟な対応を心がける
議論が脱線した際には、「こちらは後ほど時間をとりましょう」と促す。
5. 会議終了後のフォローアップ
会議終了後、以下のフォローアップを忘れずに行いましょう。
- 議事録の送付
- 決定事項の再確認
- 次回会議の予定案内
提案する例文
- 開始時の挨拶
「皆さま、お忙しい中お集まりいただきありがとうございます。それでは会議を開始いたします。」 - 進行中の発言促進
「どなたか他にご意見はございますか？」 - 結論の確認
「この内容で決定することでよろしいでしょうか？」 - 閉会の挨拶
「本日は貴重なお時間をありがとうございました。これにて会議を終了いたします。」 - 脱線時の対応
「少々議題から外れておりますので、元の話題に戻りたいと思います。」