今回は、在庫確認に回答する時のメールの文例・文言についてです。
ポイント
お客様からの問い合わせには、できるだけ早く返信しましょう。
丁寧な言葉遣いを心がけ、お客様への配慮を示しましょう。
どの商品について、どのくらいの数量があるのかを具体的に伝えましょう。
納期が確定している場合は、明確に伝えましょう。
未確定の場合は、いつまでに回答できるかをお知らせしましょう。
問い合わせの商品が在庫切れの場合、代替品をご提案することも検討しましょう。
今後の連絡方法や、注文手続きについて言及しましょう
(在庫がある場合)在庫確認に回答する時のメールの文例・文言
【例1】
〇〇様
この度は、弊社製品へのお問い合わせ誠にありがとうございます。
お問い合わせいただきました「〇〇」の在庫を確認いたしましたところ、ご希望の数量を確保できております。
納期は、ご入金確認後、約〇営業日での発送となります。
ご注文手続きにつきましては、改めてご連絡させていただきます。
何卒よろしくお願いいたします。
【例2】
〇〇様
いつもお世話になっております。
この度はお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。
お問い合わせの「〇〇」につきまして、現在在庫がございます。
ご希望の納期でのお届けが可能です。
ご注文の際は、お手数ですが、弊社ウェブサイトまたはお電話にてご連絡ください。
よろしくお願いいたします。
【例3】
件名: 在庫確認のご回答
[お客様名] 様
お世話になっております。[自社名]の[あなたの名前]です。
ご依頼いただきました在庫確認の件について、以下の通りお知らせいたします。
現在、[商品名]は[数量]個在庫がございます。ご希望の際はお早めにご連絡いただければ、スムーズに手配させていただきます。
何かご不明点や他にお知りになりたいことがございましたら、お気軽にお知らせください。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
(在庫がない場合)在庫確認に回答する時のメールの文例・文言
【例1】
〇〇様
この度は、弊社製品へのお問い合わせ誠にありがとうございます。
お問い合わせいただきました「〇〇」につきまして、誠に申し訳ございませんが、現在在庫切れとなっております。
次回入荷予定は、〇月〇日頃を予定しております。
ご希望の商品がございましたら、入荷次第、ご連絡させていただきます。
また、類似の商品として「〇〇」がございます。
ご興味がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
【例2】
〇〇様
いつもご利用いただきありがとうございます。
この度はお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。
お問い合わせの「〇〇」につきまして、大変申し訳ございませんが、現在在庫がございません。
ご希望の商品がございましたら、入荷状況を確認し、改めてご連絡させていただきます。
何かご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇
【例3】
〇〇様
この度は、弊社製品へのお問い合わせ誠にありがとうございます。
お問い合わせいただきました「〇〇」につきまして、誠に申し訳ございませんが、現在在庫切れとなっております。
次回入荷予定は、〇月〇日頃を予定しております。
ご希望の商品がございましたら、入荷次第、ご連絡させていただきます。
また、類似の商品として「〇〇」がございます。
ご興味がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
株式会社〇〇
担当：〇〇
連絡先：〇〇