ジネスやプライベートで、電話に出られない場面は誰にでもあります。しかし、その後の対応次第で信頼を維持し、良好な関係を築くことが可能です。本記事では、電話に出れなかった際の適切なお詫びメールの書き方を解説し、具体例をご紹介します。大切なマナーを押さえた上で、相手に好印象を与える方法を学びましょう。
目次
電話に出れなかった際のメール対応が重要な理由
電話に出れなかった場合、迅速かつ丁寧な対応が求められます。連絡を怠ると信頼を損なう可能性がありますが、誠実な謝罪文を送ることで相手の不満を和らげるだけでなく、むしろ好印象を与えることも可能です。ここでは、その重要性と心構えを確認します。
お詫びメールを書く際のポイント
- タイミングを逃さない
- 迅速に対応することで相手の不安や苛立ちを軽減できます。
- 簡潔かつ丁寧な文章で伝える
- 長文すぎると逆効果。要点を抑え、失礼がないように心がけましょう。
- 次のアクションを提案する
- 再度の電話やメールでのフォローを約束することで、相手に安心感を与えます。
適切なお詫びメールの構成
- 件名
- 簡潔に要点をまとめる。例：「本日の不在についてお詫び申し上げます」
- 冒頭の挨拶
- 相手への感謝や日頃の御礼を述べる。
- お詫びの言葉
- 具体的な状況を簡潔に説明し、誠意を伝えます。
- 再度の連絡提案
- 具体的な日時や手段を提示。相手の都合を優先する旨を添えると良いでしょう。
- 結びの挨拶
- 再度の謝罪と、丁寧な締めの言葉で印象を良くします。
電話に出れなかった時の例文
例文1: ビジネスの取引先向け
件名: 本日の不在についてお詫び申し上げます
本文:
[取引先名] [担当者名] 様
平素より大変お世話になっております。[会社名]の[自分の名前]でございます。
本日、[具体的な時間帯]にお電話をいただいた際に、不在のため対応できず誠に申し訳ございませんでした。
急ぎのご用件であれば、[自分の電話番号]またはメールにてご連絡いただけますと幸いです。また、改めてこちらからお電話を差し上げてもよろしいでしょうか。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
[署名]
例文2: 上司に向けたお詫び
件名: お電話に出れず申し訳ございません
本文:
[上司名] [役職名]
お疲れ様です。[自分の名前]です。
本日[具体的な時間帯]にお電話をいただきましたが、不在のためご対応できず申し訳ございませんでした。お急ぎの内容でしたら、すぐにご対応いたしますので、改めてご指示いただけますと幸いです。
ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。何卒よろしくお願い申し上げます。
[署名]
例文3: プライベートでの友人へのお詫び
件名: 電話に出られなくてごめん
本文:
[友人の名前]
お疲れ様！今日は電話くれてたのに、ちょうど出られなくてごめんね。どうしたのかな？気になるから、また都合がいいときに連絡もらえたら嬉しい！
急ぎならメッセージで教えてね。今晩ならいつでも大丈夫だから、また話そう！
[自分の名前] 例文4: 顧客向けのお詫びメール
件名: 本日の不在についてお詫び申し上げます
[お客様名] 様
平素より大変お世話になっております。[会社名]の[自分の名前]でございます。
本日、[具体的な時間帯]にお電話をいただきましたが、不在により対応できず誠に申し訳ございませんでした。お急ぎのご用件でございましたら、[自分の電話番号]までご連絡いただけますと幸いです。また、明日[具体的な時間帯]に改めてこちらからご連絡させていただいてもよろしいでしょうか。
お手数をおかけして恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
[署名]
例文5: チームメンバー向けのお詫びメール
件名: 電話に出られず申し訳ありません
[チームメンバーの名前]さん
お疲れ様です。[自分の名前]です。
さきほど[具体的な時間帯]に電話をいただいたようですが、ミーティング中で対応ができず申し訳ありませんでした。内容について急ぎであれば、チャットやメールでもご共有いただけると助かります。
改めて、[具体的な時間帯]にお電話させていただいてもよろしいでしょうか？引き続きよろしくお願いします！
[署名]
例文6: プロジェクト関係者向けのお詫びメール
件名: 本日のご連絡についてのお詫び
[プロジェクト関係者の名前]様
いつもお世話になっております。[プロジェクト名]担当の[自分の名前]です。
本日[具体的な時間帯]にお電話をいただきました際、不在でご対応できず申し訳ございませんでした。内容に関して急ぎの対応が必要でしたら、[自分の連絡先]までお知らせいただけますと幸いです。また、[具体的な日時]に改めてこちらからお電話をさせていただければと思いますが、ご都合いかがでしょうか。
引き続きよろしくお願い申し上げます。
[署名]
例文7: 学生同士の連絡でのお詫びメール￥
件名: 電話に出られなくてごめん
[友人の名前]
さっき電話くれてたみたいだけど、ちょうど手が離せなくて出られなくてごめんね！何か急ぎの用だったかな？また話したいから、都合がいいときに連絡くれると嬉しい！
こちらから連絡しても大丈夫なら、明日[具体的な時間帯]に電話してもいいかな？教えてね！
[自分の名前]
例文8: イベント関係者向けのお詫びメール
件名: 電話に出られず申し訳ございません
[イベント関係者名]様
お世話になっております。[イベント名]運営担当の[自分の名前]です。
本日、[具体的な時間帯]にお電話をいただいた際、不在によりご対応できず申し訳ございませんでした。内容について急ぎの確認が必要でしたら、[自分の電話番号]に直接ご連絡ください。また、[具体的な時間帯]にこちらからお電話させていただくことも可能です。
ご不便をおかけし、大変申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。
[署名] まとめ：お詫びメールで信頼を取り戻すために
電話に出られないこと自体は避けられない場面もありますが、その後の対応こそが信頼関係を左右します。迅速かつ丁寧なメールを送ることで、相手に誠意を伝え、好印象を与えることができます。