診断書の作成を依頼する際には、相手に対して丁寧に依頼内容を伝えることが大切です。特に、依頼する診断書の目的や必要な期限を明確に伝えることで、スムーズに対応してもらいやすくなります。この記事では、診断書作成を依頼する際に使えるメールの文例を10個ご紹介します。わかりやすく丁寧な表現で、医療機関や担当者とのコミュニケーションを円滑にしましょう。
診断書作成依頼メールを書く際のポイント
診断書の作成依頼メールを書く際には、相手に対する敬意を忘れず、具体的な依頼内容を明確に伝えることが重要です。以下のポイントに注意して、理解しやすいメールを作成しましょう。
- 診断書の目的を明確に伝える：何のために診断書が必要なのか、その目的を具体的に述べます。
- 提出期限や必要事項を明示する：診断書の提出期限や必要な情報を伝え、相手が対応しやすいようにします。
- 感謝の気持ちを述べる：依頼に対して協力をお願いする際には、感謝の気持ちを必ず伝えましょう。
一般的な診断書作成依頼メールの文例
ここからは、診断書作成を依頼する際に使える文例を10個ご紹介します。状況に応じて、適切な表現を選んでください。
文例1：一般的な診断書作成の依頼
「○○クリニック ○○先生
お世話になっております。△△です。
このたび、保険会社への申請手続きのため、診断書の作成をお願いしたくご連絡いたしました。診断書には○○の治療状況や予後についてご記載いただけますと幸いです。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。」
文例2：提出期限を明示した診断書作成依頼
「○○クリニック ○○先生
お世話になっております。△△です。
保険手続きのため、診断書をお願いしたくご連絡いたしました。提出期限が○月○日と決まっておりますので、それまでにご対応いただけますと大変助かります。
ご多忙の中恐縮ですが、どうぞよろしくお願い申し上げます。」
診断書の目的を伝えて依頼する文例
診断書の目的を明確に伝えることで、依頼の内容を相手が理解しやすくなります。
文例3：診断書の目的を説明した依頼
「○○クリニック ○○先生
お世話になっております。△△です。
現在、会社での休職手続きに必要な診断書の作成をお願いしたくご連絡いたしました。診断書には○○の治療状況および今後の見通しについて記載をお願いできればと考えております。
お忙しいところ恐縮ですが、ご対応のほどよろしくお願い申し上げます。」
文例4：診断書の使用目的を具体的に伝える依頼
「○○クリニック ○○先生
いつもお世話になっております。△△です。
このたび、保険請求のために診断書が必要となり、作成をお願い申し上げます。保険会社からは、診断書に治療開始日および現在の状況について詳細な記載が求められております。
ご多忙中とは存じますが、何卒よろしくお願い申し上げます。」
提出期限や必要事項を明確にして依頼する文例
提出期限や診断書に必要な情報を具体的に伝えることで、相手がスムーズに対応できるようにしましょう。
文例5：提出期限を明示した依頼
「○○クリニック ○○先生
お世話になっております。△△です。
このたび、○○に関する診断書をお願いしたくご連絡いたしました。診断書は○月○日までに必要となっており、記載内容としては、治療経過および現状についてご記載いただければと思います。
お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。」
文例6：必要事項を具体的に伝えた依頼
「○○クリニック ○○先生
いつもお世話になっております。△△です。
保険申請のために診断書の作成をお願い申し上げます。診断書には、初診日、治療内容、現在の症状の程度、および今後の治療計画について記載をお願いできますでしょうか。
ご多忙の中恐縮ですが、ご協力のほどよろしくお願い申し上げます。」
相手の負担を考慮した診断書作成依頼の文例
相手の負担を考慮し、無理のない範囲で協力をお願いする文例をご紹介します。
文例7：相手の負担を考慮した依頼
「○○クリニック ○○先生
お世話になっております。△△です。
このたび、診断書の作成をお願いしたくご連絡いたしましたが、ご多忙のことと存じますので、可能な範囲で結構ですので、ご対応いただけると大変助かります。
どうぞよろしくお願い申し上げます。」
文例8：柔軟な対応を提案する依頼
「○○クリニック ○○先生
いつもお世話になっております。△△です。
○○に関する診断書の作成をお願いしたく存じますが、診断書の受け取り方法や記載内容については先生のご都合に合わせて調整させていただきます。ご負担をおかけしないよう対応いたしますので、どうぞよろしくお願いいたします。」
特定の目的に関連する診断書作成依頼の文例
特定の目的に関連する診断書作成依頼を行う際には、その目的や背景を伝えることが効果的です。
文例9：保険申請に関連した診断書作成依頼
「○○クリニック ○○先生
お世話になっております。△△です。
このたび、保険申請に伴い診断書が必要となり、作成をお願い申し上げます。保険会社からは、具体的な治療期間および予後についての詳細な記載が求められております。
お忙しい中恐縮ですが、ご協力いただけますようお願い申し上げます。」
文例10：労災申請に関連した診断書作成依頼
「○○クリニック ○○先生
お世話になっております。△△です。
現在、労災申請に必要な診断書の作成をお願いしたくご連絡いたしました。診断書には、負傷の原因および治療経過についての記載をお願いしたいと考えております。
何卒よろしくお願い申し上げます。」
診断書作成依頼メールを書く際の注意点
診断書作成依頼メールを書く際には、相手に対する敬意を忘れず、診断書の目的や提出期限、必要な情報を明確に伝えることが重要です。また、相手の負担を考慮し、無理のない範囲で協力をお願いすることで、相手にとっても対応しやすくなります。感謝の気持ちを丁寧に伝えることで、依頼をスムーズに進めることができるでしょう。
まとめ
診断書を依頼する際には、具体的な目的や必要事項をしっかりと伝え、相手に配慮した柔軟な対応を示すことが大切です。今回ご紹介した文例を参考に、相手に対して丁寧かつ分かりやすく依頼を伝えることで、円滑なコミュニケーションを図りましょう。